企業公文管理信息化建設的途徑研究

黃君雷

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）4-007-01

摘 要 隨著互聯網信息技術的高速發展，當今社會已經步入信息化時代，信息的傳播不僅高速而且高效，包括政府機關、企業在內的各行各業的信息交換呈現出幾何級的增加。在這一大背景下，對各類信息、指令的有效管理、高效溝通就顯得格外重要，尤其是在現代企業管理管理中，對于信息化的要求越來越高，發展公文管理信息化建設成為現代企業發展的核心要素，本文主要基于提升公文質量和處理效率，探索研究企業公文信息化建設的途徑。

關鍵詞 公文管理 信息化 有效途徑

公文即是“公務文書”，其格式、種類、規則等都是全國統一的，按照國務院辦公廳的要求，公文的種類有15種。公文的作用不管是對于政府機關還是對于企業，都十分重大。就以目前而言，我國對于公文信息化管理起步較晚，經過近年來的不斷探索，在基礎性建設工作中取得了一定的成就，但在大多數企業中還普遍存在采用人工傳閱、管理公文的原始方法，不僅費時費力而且也無法做到及時有效。信息技術的介入使得公文管理的信息化得到了改善，而信息化的建設更成了首要任務，如何才能夠強化信息建設更是我們要探索的目標。

一、公文管理信息化的目標

公文管理信息化的首要目標是“全面網絡化”，所有的信息通過網絡傳播，不僅方便快捷，而且還能節省大量的人力資源和辦公經費。其次是要設立建設流程體系，讓各級管理層及時了解掌握信息，做出準確科學的經營決策，抓住各種商機，為企業贏得更大的效益。再次要將信息化技術在企業內部大力推廣、普及，使得該技術可以在整個管理體系中得到廣泛的應用。

二、公文管理信息化的特點

公文管理信息化的主要作用是為了提高效率和保證質量，從特點上來說，其功能的實用性很強，而且操作簡便，不管是對于信息化的處理和信息的質量都能得到充分的保證。也便于保存，不會因為一些“自然因素”而導致損毀。

三、有效途徑

（一）基礎設施建設

公文管理信息化建設的第一要點是實現設備現代化。想要脫離原本傳統的公文管理，首先需要的就是對基礎設施的建設，置辦設備，確保公文管理全流程的所有設備都是現代化的。

（二）全面數字化

在日常辦公當中，有許多的公文要整理、分類、儲存，而在企業中甚至還會將有相關的表格、數據、報告作為附件依存，難免有保管不善導致損毀、丟失的事情出現。如果能夠將公文數字化，變為系統中所存在的文檔、表格，不僅能夠便于保存，更能夠方便分類處理，對于一些多媒體的信息，更是可以方便的取用、轉換、制作，因此在企業公文的管理當中信息的數字化是必不可少的環節，能夠將所有信息數字化，更是有利于加快企業對于信息的處理能力。

（三）構建流程體系

在完成設備現代化、信息數字化的基礎上，要真正實現對公文管理的信息化建設，還必須構建出一個非常合適的流程體系。企業公文信息化的目的是為了服務我們更加高效的處理事務，而不是阻礙我們的，如果不構建體系，那么很有可能所有的信息都會堆積在一處，就如同我們要處理“垃圾郵件”一樣，成為工作的累贅，因此構建符合企業的流程體系，其作用不僅能夠方便企業，更可以完善企業事務的處理。

（四）提高深層服務

信息化的服務不應該只停留在表面，更應該有著更加深入化、多元化的發展，畢竟公文信息體系是根據企業的發展而發展的，不同的企業會有著不同的部門，而不同的部門也會有著不同的需求，根據需求做出改變，在大的分類之下，按照公文的主送部門或者直接按照部門進行分類，然后根據對內、對外、對公、內轉等公文流轉需求，構建起各個環節的流程，不僅可以實現公文信息化的縱向、高效傳播，而且還可以實現公文在部門之間的橫向對接、相互傳達。

（五）檢查維護調整

在實現快速、高效、便捷的同時，也存在公文信息傳播泛濫、機密公文失密等問題，在公文管理信息化建設過程中，要超前考慮，規避各類風險。因此，需要在一定程度上予維護，對設備維護，對數字化的文件更是需要經常檢查，尤其是整個體系建立的初期，要對流程運行情況定期總結、分析，根據不同的問題、不同的情況做出相對應的改善，及時解決好各類問題。同時，根據企業工作情況的發展變化，對于系統和流程做出適當的調整，使其更好地促進企業的發展。

四、結語

綜上所述，企業公文管理信息化是時代發展的必然趨勢，一方面便于公文的分類、傳播、保存，另一方面大大提升公文信息的時效性，從而促進企業更好地發展。在推動過程中，首先是采辦高質量設備，加強基礎設施建設；其次是對信息的全面數字化；再次是制定相應的流程，方便信息的傳播和溝通；此外，對于信息化的服務，需要根據企業自身的狀況進行跟蹤分析，在運作的過程中定期檢查維護，隨著發展做出不同程度的動態調整，充分發揮公文信息化建設助推企業高效運轉、蓬勃發展的積極作用。

參考文獻：

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