研究所合同管理內部控制策略分析

譚荔 肖劍欽 黃曉云

【摘 要】隨著及現代經濟生活的發展，合同在單位內部控制管理中的作用日益明顯，但是很多單位對合同管理仍然沒有引起經辦部門及管理部門的足夠重視，這樣在合同的履行過程中會給單位帶來巨大的損失，本文通過所在單位合同管理存在問題，分析合同管理各環節的主要風險點，提出加強單位合同管理重要性及策略。

【關鍵詞】合同管理；內部控制；風險

隨著現代經濟的發展，任何企業想要不斷茁壯成長必須依靠完善的內部控制管理制度，企業內部控制是以管理制度為基礎，以防范風險、有效監管為目的，通過建立過程控制體系、描述關鍵控制點和以流程形式直觀表達由生產經營業務過程而形成的管理規范。合同作為內部控制制度中的環節之一，對于規范、約束市場主體交易行為，維護市場秩序，優化企業資源配置，防范單位經濟行為風險，實現內部控制目標具有重要作用。

一、合同管理控制的目標

1、優化合同管理流程

合同管理從洽談—簽訂—履行—變更—終結—歸檔是一個動態的過程，合同履行依靠研究所各個經辦部門和相關職能部門互相配合來完成的，經辦部門負責合同的策劃、調查、談判，擬定合同文本；審計部門負責合同文本的審核，辦公室負責合同簽署是否經過內部流程審核及合同歸檔，財務部負責合同履行的監督職責，合同管理有利于明確各部門職責分工，形成合同管理的考核與責任追究制度，完善研究所內部控制制度。

2、降低經營風險

合同管理的風險主要在合同的履行階段，在合同管理流程過程中，合同準備階段也尤為重要，合同管理的目標就是“未雨綢繆”，做到事前控制，通過合同條款的明確保證研究所的利益，降低經營的風險。

3、推動研究所規范管理，提高工作效率

合同管理作為研究所日常管理的重要內容，規范的合同管理可以促進相關管理水平的持續提高，為研究所的事業發展創造良好的運營環境。

二、日常合同管理中存在的主要風險點

1、合同簽訂前期存在的風險點

（1）忽略合同主體資格、信用狀況審查：經辦部門應該對合同主體的民事行為能力等進行摸底調查，防止無效合同的簽訂或引發其他潛在的風險；（2）初步確定合同主體進入合同談判階段后，需要技術、法律知識的支撐才能保證研究所的利益，研究所由于科研需要采購進口專業設備，單價高、技術參數要求超過普通設備，在合同談判階段需要經驗豐富的科研人員參與磋商合同條款，明確雙方的權利、義務及違約責任。（3）在合同擬定環節容易存在合同內容不完整，表述不準確、存在重大疏漏，有意存在拆分合同，規避合同管理規定的行為，另外需要上報國家有關主管部門備案的合同需要及時履行相應程序。

2、合同簽署環節存在的風險

（1）合同文本擬定后在審核過程中存在由于審核人員專業素質等原因未能及時發現合同文本中的不當條款；合同經辦人員未按照審核人員提出的改進意見修改合同條款，導致合同條款中的不當條款沒有被糾正。（2）合同簽訂時應注意合同的印章、有無超越權限簽訂合同、手續是否齊全，相關部門簽訂合同后是否妥善保存，防止合同泄露的風險。

3、合同履行環節存在的風險

合同簽訂后，合同當事人雙方需按照合同的目的和交易習慣履行通知、保密等義務。在履行環節存在不按合同條款履行約定的義務、由于合同條款中存在未明確事項并沒有及時作補充協議導致合同無法正常繼續履行；在履行過程中未能及時發現導致研究所利益受損的情況，并采取有效措施降低風險。

4、合同結算環節存在的風險

財務部門作為合同結算環節的監督部門，既要對合同的簽訂進行審查，也要對合同的執行進行監督。在該環節存在違反合同條款，為按照約定的付款方式進行支付，經辦部門疏于管理，不能技術催收到期的合同款項等情況。

5、合同的歸檔管理

辦公室作為合同歸檔管理部門，負責合同審核蓋章、編號、整理及歸檔工作，應建立與研究所相適應的合同登記管理制度，平時合同的借閱嚴格按照檔案管理制度執行，對合同簽署、登記、履行、結算及變更都要進行合同登記，避免合同檔案不全、合同泄密的情況發生。

三、合同管理風險點的內部控制措施

1、加強相關人員對合同管理的認識，健全合同管理機構及制度

合同管理涉及研究所所有部門，相關人員要充分認識合同管理的重要性，建立專業的合同管理部門如法律部門作為合同的歸口管理部門，引進專業的合同管理人員，負責制度研究所合同管理制度，審核合同條款，管理合同標準文本及合同專用章，定期或不定期的檢查合同管理中的薄弱環節和漏洞，采取相應的控制措施，促進合同的有效履行，保證研究所的事業發展。

2、合同調查、談判環節的關鍵控制點

（1）經辦部門組織合同管理部門對合同主體的身份證明文件如資質證明、授權委托書等的真實性和合法性進行核實；對于合同金額較大的需查閱合同主體經第三方審定的財務報告分析其償債能力、營運能力及盈利能力，評估其財務風險，并在履行過程中關注合同主體的經營狀況，建立對方的商業信用檔案，及時了解商業信譽及履約能力。

（2）在合同談判環節，應充分研究國家法律、法規，同類產品的市場價格等信息，制定談判的策略；對于專業技術較強、法律關系復雜的合同，應組織技術、財務、法律部門人員或者聘請外部專家組成談判小組，充分發揮團隊優勢，總結經驗，研究下一步的策略。在談判環節還應重點關注合同的商務條款部分，涉及合同標的的數量、質量及技術標準、期限、合同價格的確定方式及付款方式、違約責任及解決爭議的方式。

3、合同文本擬定環節的關鍵控制點

合同審查需判斷合同的訂立與完成生產經營計劃有關或者有項目立項書，對于國家和行業有合同范本的可以優先選用，但可以根據研究所實際情況制定權利、義務關系的條款；通過研究所內部控制授權審批及歸口管理制度，嚴格合同的管理，防止通過拆分等方式規避招投標的做法。對于合同中的“其他約定事項”等補充填寫的項目如不存在需注明“無其他約定事項”，防止合同與簽訂時不一致。

4、合同審核及簽署環節的關鍵控制點

（1）管理部門對合同審核的重點應在文本的合法性、可行性和經濟性，合法性包括合同主體、內容、形式是否合法，合同權利、義務是否合理，違約責任和解決爭議的條款是否清晰；對于重大事項的合同應建立會審制度，組織財務、審計、業務部門及進行審核并做好參會記錄，各職能部門應認真履行職責。

（2）合同的簽署需要法定代表人或授權代理人簽名并加蓋印章，授權簽署的需要簽署授權委托書方能生效；合同專用章應由專人保管，經法定代表人簽字或授權委托人簽字后方能加蓋合同專用章及騎縫章。

5、合同履行環節的關鍵控制點

（1）強化合同履行效果分析及檢查

為保證合同管理工作的程序化，建議建立合同文檔系統，由經辦人員輸入合同的相關信息，辦公室負責審核內部審核流程并加蓋公章，財務部門在履行合同時實時更新合同履行狀態，督促各方積極配合，確保合同的有效履行。

（2）及時補充、變更甚至解除合同

在合同履行中對于原合同沒有約定或約定不明確的部分需雙反協商達成一致簽署補充協議；因國家政策或市場變化等客觀因素導致經濟利益受損的，合同雙方當事人應及時辦理合同的變更或解除。

（3）財務部門嚴格按照合同支付條款辦理款項的支付，對不符合履約條款的財務部門有權拒絕付款，并及時向負責人報告。

6、合同登記、歸檔管理

（1）充分利用信息化工具，建立合同文本統一編號和分類，防止合同文本的丟失，定期對合同進行統計和歸檔，詳細記錄合同訂立、履行及終結的手續，實行合同的全過程封閉管理。

（2）規范合同管理人員的職責，明確合同借閱和歸還的審批程序和職責權限，加強合同信息的保密工作，防止合同中涉及國家和研究所的商業機密的泄露。

合同作為研究所履行權利和義務的重要依據，是風險管理的主要載體，研究所應定期對重大合同的履行情況進行分析評估，及時發現合同履行中存在的不足并加以改正。

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