論數字化檔案館在高校建設與發展中的重要作用

海廣璐

摘 要：隨著我國數字化水平不斷提升，實現了各個行業領域的創新與發展，在現階段，高校建設與發展過程中，數字化檔案館的建立受到更多的重視與關注。在社會信息資源中高校檔案資源占據著重要的地位，建立數字化檔案館在高校建設時期已然成為新時代社會發展的必然趨勢。這就要求高校應該充分意識到數字化、信息化的重要性，利用現代信息技術、互聯網技術等，實現數字化檔案館的建立，才能使高校數字化檔案館為廣大師生、社會提供更加快捷的優質服務。由此可見，探究數字化檔案館在高校建設與發展中的重要作用具有十分重要的現實意義。

關鍵詞：數字化檔案館；高校；重要作用

數字化檔案館是建立在數字信息資源的基礎上，使數字化的檔案管具有保存、管理、維護、搜檢、傳輸等現代化功能，進而形成一個完整的體制體系，使檔案館的組成部分更加完善。數字化檔案館是傳統檔案館的技術延伸，具有傳統檔案館的基本屬性，同時借助現代信息技術、互聯網技術等，實現檔案館的創新與發展。在高校建設與發展中積極建立數字化檔案管，彌補傳統檔案館的不足，便于提高高校檔案信息管理的工作效率，進而順應時代進步，滿足高校發展的根本要求，進一步促進高校和諧、穩定發展。故此，本文主要以數字化檔案館在高校建設中的重要作用進行論述，并提出高校建設數字化檔案館的具體措施，以期促進高校的可持續發展。

一、數字化檔案館在高校建設中的重要作用

在高校傳統的檔案館建設中，主要的工作內容是信息數據的采集、管理、分類、總結與保護等，而數字化檔案館在同樣具備這些工作內容的基礎上，實現工作內容的優化與整合，改變了傳統的檔案工作方式與服務方式，提高了高校檔案館工作的有效性與時效性。

（一）有利于節約高校檔案經濟成本

在高校發展中，數字化檔案館屬于現代化辦公的衍生品，都是利用信息技術、互聯網技術通過電子文檔、數據庫的建立，形成更加完整、科學系統的檔案管理體系。所以，數字化檔案管相比于傳統的檔案館，具有占用空間小、使用率與利用率較高的優勢特點。當下，在高校建設發展中，數字化檔案館的建立都是以信息技術與計算機的應用為主，其建立過程相對簡便，只需通過檔案信息的錄入、文件內容的存儲等，可以在一定程度上節約高校的人力、物力、財力的經濟成本，提高高校檔案館的有效性與時效性[1]，從而發揮出數字化的積極作用，加快高校的建設發展進程。

（二）豐富高校檔案信息內容

在高校建設發展中，數字化檔案館主要收藏以數字化形式為主的數據信息，除去紙質檔案信息資源以外，還可以增添大量的視頻信息、圖片資源、音頻信息等內容，進而滿足不同的學生與教師的實際需求。高校數字化檔案館的信息數據存儲已經不再需要紙張，打破傳統檔案館的壁壘，高校所建設的數字化檔案館集圖像、影像、文本信息等于一體，檔案信息數據的儲存形式也逐漸豐富，即電子信息文檔、光盤、錄音數據等形式，通過信息技術、多媒體技術等，為高校數字化檔案館提供信息化現代化的信息搜索功能，使高校檔案信息內容更加形象化、具體化、系統化[2]。與此同時，高校創建數字化檔案信息可以借助現代化電子信息手段，將檔案信息內容進行拷貝、備份，同時可以其傳送至高校相關部門，實現檔案信息的資源共享，加大高校檔案信息的服務范圍，使高校檔案館的地位進一步提升。

（三）有利于延長傳統檔案的使用周期

在高校建設發展中，實現數字化檔案館的創建，不僅打破傳統檔案館的壁壘，還將傳統檔案信息進行有效錄入、掃描處理等，不再以紙質檔案信息方式為主，對高校原件檔案信息的儲存起到保護作用，進而延長傳統檔案的使用周期。

（四）有利于提高高校檔案管理的工作效率

數字化檔案館在高校建設發展中發揮著重要的推動作用，通過檔案館數據庫的建立，便于優化檔案信息資料的查閱方式，提高高校檔案管理的工作效率，為高校檔案管理工作人員節約了大量的寶貴時間，便于進行高校數字化檔案館的信息資源整合，同時高校檔案館還可以利用電子郵件、平臺咨詢等多種方式，實現高校檔案信息的瀏覽、查詢、下載等，為高校學生與教師提供更加便捷的數字化檔案服務。

二、高校建設數字化檔案館的具體措施

（一）規范高校數字化檔案館的標準

現階段，在高校建設發展時期，大多數高校數字化檔案館都存在應用軟件較多、規范標準不統一等問題，進而限制高校數字化檔案館的長遠發展。當下，高校數字化檔案館的檔案信息管理系統并不是缺乏硬件設置，而是沒有徹底發揮數字化檔案館的功能作用。高校數字化檔案館中的檔案信息系統包含檔案管理工作的方方面面[3]，因此，高校數字化檔案館應該明確規范檔案館的業務內容與檔案標準。檔案標準與規范都歸屬于系統的范疇，故此，高校應該加強注重檔案管理自動信息化建設，使數字化檔案館更加標準、規范的同時，有利于優化檔案館工作內容，推動高校建設發展。

（二）建立完善的數字化檔案管理體系

正所謂“無規矩，不成方圓?！苯⑼晟频臄底只瘷n案管理體系，有利于促進高校數字化檔案館工作的有序開展。高校應該加強注重數字化檔案管理系統的建立，充分的了解高校中各個數字化檔案管理工作內容與工作環節，確保高校檔案信息數據的有效采集，同時對高校數字化檔案信息的各項資源進行安全備份與保存，優化數字化檔案館的外部環境，保障高校檔案館信息數據的安全、可靠[4]。此外，高校還應該創建完善的數字化檔案館使用機制，主要以信息資源共享的形式為主，提高高校內部數字化檔案信息資源的使用率，為高校的師生提供更加便捷的檔案信息管理服務，促進高校數字化檔案館可持續發展。

（三）注重數字化檔案館人才隊伍建設

在高校建設發展中，建立數字化檔案館是一項長期的工程，需要科學化、系統化的考量各個環節，但是人才隊伍的建設直接影響著高校數字化檔案館的建設質量。所以，高校應該加強注重自身的平臺優勢特色，擴寬人才的引進渠道，通過網絡招聘、實地招聘等形式，提高人才招聘的有效性，增強高校檔案館工作人員的綜合水平能力。這就需要高校要明確數字化檔案館需要的優秀人才標準，將具有數字化管理技能與檔案理論知識的高素養優秀人才引進高校數字化檔案館人才隊伍中，為高校數字化檔案館建設提高必要的人才支撐力量[5]。與此同時，高校在建設發展中還應該注重在職檔案工作人員的技能培訓環節，通過定期開展數字化檔案館相關的技能培訓，提高高校檔案管理工作人員的信息技術綜合能力，更新工作人員的管理觀念。除此之外，高校該應該注重先進數字化檔案館的借鑒，吸取國內外先進的數字化檔案館管理經驗、建設經驗，從而將其內化，才能為高校數字化檔案館的發展提供必要的數據支撐，促進高校進一步發展。

結束語：

綜上所述，在高校的建設和發展過程中，數字化檔案館發揮著不可替代的作用，這就需要引起高度的重視，意識到數字化檔案館建設的重要作用，并利用有效手段，實現高校數字化檔案館的進一步發展，才能為高校建設創造出更多的經濟效益和社會效益，為高校師生提供更加快捷的檔案信息服務。

參考文獻：

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[3] 張干榮，李建平.高校數字檔案館建設存在的問題及對策研究[J].辦公室業務，2017（10）：183-184.

[4] 夏明輝.新時期高校檔案數字化建設的探討[J].青年時代，2017：256.

[5] 熊豆豆.檔案數字化建設的前端控制——以南京郵電大學檔案館檔案數字化實踐為例[J].檔案時空，2017（06）：28-30.