關于新時期人事檔案管理信息化建設探析

李紅紅

摘 要：不斷完善的檔案管理，改變了人們的生產和生活方式，成為了人們對日常生產和生活至關重要的一個環節。廣泛的計算機信息技術應用于人事檔案管理之中，促進人們的生產和生活，實現平衡經濟發展和社會進步的重要指標。管理工作的質量是公司和機構的生存和發展的重要指標，因此新的經濟形勢社會環境中，我們必須充分利用計算機信息技術的優點加強機關事業單位的檔案管理效率，為機關事業單位的檔案管理樹立新章程。隨著社會科學信息化的快速發展，我國公共機構的管理水平也相應提高。就人事檔案管理而言，對事業單位人事檔案管理提出了新的要求，相關行政部門有必要在一定程度上進行自我改革，發揮部門管理的作用。作者主要對事業單位人事檔案管理事務進行整體研究，分析我國事業單位檔案管理的現狀和管理程序中存在的問題。管理層提出創新發展戰略，尋求新的發展路徑，以提高我國檔案工作的管理水平和工作效率。

關鍵詞：人事檔案管理；優越性；難點；對策

隨著社會科學信息化的快速發展，我國公共機構的管理水平也相應提高。就人事檔案管理而言，對事業單位人事檔案管理提出了新的要求，相關行政部門有必要在一定程度上進行自我改革，發揮部門管理的作用。作者主要對事業單位人事檔案管理事務進行整體研究，分析我國事業單位檔案管理的現狀和管理程序中存在的問題。管理層提出創新發展戰略，尋求新的發展路徑，以提高我國檔案工作的管理水平和工作效率。

1 新時期人事檔案管理的重大意義

1.1 提升檔案管理人員專業素質

檔案管理部門是公共機構的重要組成部分，為公共機構尋求更高質量的發展并做出重要貢獻。但是，一些工作人員已經改變了方向，缺乏對案件管理的認識以及缺乏對自身工作重要性的認識導致了文件管理存在問題。由于傳統的工作理念，制度沒有現實。一套標準的工作制度適用于限制員工，沒有相關性員工開展專業團隊建設，培養專業管理人才；其次檔案管理部門的工作人員放松了他們的要求，并沒有嚴格的標準要求自己，使自己的管理能力不能滿足工作需求。新時期的人事檔案管理建設會著重改善這一不合理的現狀，提升檔案管理人員專業素質，開展專業團隊建設，培養專業管理人才。

1.2 提高工作效率

新時期人事檔案管理工作的順利開展，將提高生產效率，節省生產成本，提供決策支持管理并為風險控制提供信息支持。能夠幫助決策層在檔案管理過程中獲取信息，實現科學管理，系統化，規范化管理，提高管理水平和效率，控制管理成本和運營風險，促進人事檔案管理規范化。人事檔案管理出現了新的理論與方法，基于計算機和網絡技術的發展，為管理的信息化提供了可能。為實現人事檔案信息管理系統的建立，基于信息管理系統架構，具有開發周期短，質量高，效率高，跨平臺應用等特點。傳統的管理方式跟不上信息管理的新形勢，從而實現全過程的現代化和信息化管理是必要的。

1.3 增強人事變通流程規范性

新時期人事檔案管理包括四個階段：人事工程，人事，人事信息綜合利用和人事過程中的信息收集信息檔案存儲。分別對應業務的四個階段如下：人事工程：人事與其他人事單位簽訂合同，明確一個項目的人事任務，工程規范，質量和時間限制，使人事計劃得到了制定。同時，計算機輔助設計的人事系統設計也開始了。人事管理過程中的信息采集：人員進入班次報告通過移動終端設備（如手機），然后通過中國移動將其上傳到數據庫服務器最終，官方網站實現了人事過程中數據的集中管理。

1.4 方便公司領導層決策

新時期人事檔案管理的用戶主要是人事專員或專門從事人事的公司，包括現場作業隊，過程管理部，供應部，管理部門，檔案部門和公司領導。合成用戶和對象的需求各級，人事過程管理和決策支持的統計分析，系統應滿足基本特征如下：1）人事安排的人事合同和系統設計管理的綜合管理部門；2）人事管理的管理人員，系統設備的配置，現場中的材料和其他基本信息；3）人事變更的信息管理移動報告現場工作人員輸入，修改和查詢；4）人事記錄的檔案管理部門；5）公司領導和中層管理人員有相應的職責進行數據查詢，審查，統計分析等。此舉最重要的一點就是方便公司領導層參考系統化的人事管理文件，進行更加理性的，更符合公司實際情況的，更有前瞻性的決策。

2 新時期人事檔案管理的困難點

2.1 缺乏統一的管理標準

人事檔案管理信息化建設過程為了有一定的信息化建設標準作為參考和依據，確保人事檔案管理的函利益結構的質量和效率。但是實際上對檔案管理工作的認識，幾乎全是單打獨斗，是從自身利益出發管理的，并且管理標準沒有統一的標準，信息網絡部門無法實現文件資源共享，使文件管理工作的意義變得不可能得到充分反映。

2.2 素質較低的管理人員

人是人事檔案管理的主體，因為這種人事檔案管理的質量很大程度上是取決于檔案管理人員的專業水平和全面性質量。然而，在我國目前的人事檔案管理中，缺乏高素質的專業管理人才，尤其是經理的技術水平很低，無法滿足要求。

3 新時期人事檔案管理的優化對策

3.1 對人事檔案的管理人員進行專業培訓

人事檔案的信息管理離不開廣大基層管理人員的辦公室操作；辦公室業務網絡；電子數字化；辦公室業務。基層管理人員是主要的信息管理物質基礎是開發和利用信息資源。因此，在新形勢下開展人檔案管理信息化建設必須加大對基層檔案管理人員的專業培訓，建立完整和完善網絡信息管理系統改善人事檔案信息管理工作的效率，現在的人事檔案替代管理之路。

3.2 建立人事檔案信息相關重要資源的數據庫

新時期下，信息科學技術飛速發展，并成為推動經濟迅猛發展，社會快速發展的中堅力量。特別是廣泛的計算機信息技術應用于人事檔案管理之中，促進人們的生產和生活，實現平衡經濟發展和社會進步的重要指標。檔案管理工作的質量是公司和機構的生存和發展的重要指標，因此新的經濟形勢社會環境中，我們必須充分利用計算機信息技術的優點加強機關單位檔案管理工作效率，在檔案管理方面樹立新的突破口。目前的人事檔案管理主要是紙質材料，我們需要將材料進行系統的分門別類，重點材料，重點存儲，減少以后工作的繁瑣步驟。

3.3 建立更加健全的檔案綜合管理制度

為了有效地改善檔案管理部門的工作，使規范有效，促進檔案管理規范化，有關部門必須制定有序政策。標準化管理系統需要所有文件，管理者應嚴格遵守電子文件管理的階段，相關系統和規范，做電子文件和信息處理確保電子檔案的標準化，標準化和科學化，確保案件管理安全，科學，合理，有效。

4 結語

進行系統地總結可以發現，信息電子文件的系統化管理是文件管理發展的必然趨勢，但人事檔案管理信息化建設是一項需要很長時間，需要構建管理系統，繁復雜亂的任務。它不僅需要人事文件管理人員的積極配合與參與，而且還需要該單位內其他人員的積極配合。同時，檔案管理人員應注意檔案管理部門信息化建設過程中存在的問題，以及采取有針對性的加強措施，加快檔案管理部門的信息水平更好地適應社會，滿足經濟發展的需要。

參考文獻

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