基層事業單位實現檔案管理現代化的有效途徑

甄蕊

摘 要：近幾年，隨著計算機網絡技術的逐漸發展進步，信息時代已經悄然到來。檔案管理工作作為基層事業單位各項工作開展的重要基礎，其內容在隨著時間的推移而逐步增多，傳統的檔案管理模式已經難以滿足現階段檔案管理工作開展的實際需求，需要及時進行改革。本文就針對基層事業單位實現檔案管理現代化的有效途徑進行了簡要的探討分析，希望可以為強化檔案管理工作的總體水平貢獻一份力量。

關鍵詞：基層事業單位；檔案管理現代化；有效途徑

1 引言

近幾年隨著信息化時代的不斷發展，檔案管理工作被賦予了新的生命力。新時期，不僅檔案信息的數量和種類快速增多，傳統紙質檔案已經無法滿足檔案管理工作開展的實際需求，而且計算機網絡技術的出現也使得人們對于檔案管理工作提出的要求有所增高。檔案管理工作的開展，一方面要突破原有的管理模式，另一方面也要有效強化管理效率。在下文中，我們就對于基層事業單位實現檔案管理現代化的有效途徑進行了具體的分析，通過分析現階段檔案管理工作中存在的問題，并尋求有效的應對措施，來強化事業單位檔案管理工作的總體開展水平。

2 基層事業單位檔案管理工作開展過程中存在的常見性問題

2.1 現有的管理制度不夠完善

當前情況下，事業單位檔案管理工作的開展中，仍然存在著一系列有待解決的問題。盡管目前在基層事業單位中都已經構建起了相應的檔案管理制度，但很多時候這些制度只能起到表面上的約束作用，由于缺乏完備的管理條例，很難發揮實質作用。具體來說，檔案管理不僅存在著編號缺失、標題殘缺等問題，同時也存在著文件錯裝、漏裝的問題。缺乏完備的檔案管理制度會使得檔案管理工作人員的崗位責任感難以得到有效的提升，其工作的開展也往往只是浮于表面，在很大程度上限制了檔案管理總體水平的提升。

2.2 檔案資料的檢索效率較低

在基層事業單位當中，檔案檢索的方式多種多樣，常見的檢索方式包括計算機檢索以及人工檢索兩大類別。盡管計算機檢索的精確性和效率都較人工檢索更為突出，但由于受到資金條件和場地條件等多種外界因素的限制，事業單位中仍然沿用著速率較慢的人工檢索模式，這也在一定程度上限制了檔案管理工作水平的提升。

2.3 現有檔案資料的利用率低

盡管在事業單位當中存儲著許多的檔案資料，但這并不意味著所有的檔案資料都是有效的、有利用價值的。眾所周知，在事業單位發展的過程當中，檔案管理工作是一項極為重要的工作，其既是事業單位過往工作內容的記錄，也是事業單位未來發展的依據。對于事業單位總體效益的提升有著十分積極的作用。但很多時候，現有的檔案資料未能得到合理的利用，而大量無用的資料又會占據較多的人力物力資源，檔案管理工作也因此而受到了不良影響。

2.4 管理人員的能力素質水平較差

檔案管理工作開展的主體是檔案管理人員。新時期的檔案管理工作越來越復雜，而檔案管理人員的能力素質水平也應當隨著有所提升。對于一名優秀的檔案管理人員而言，他們不僅需要掌握足夠的專業知識，同時也需要充分了解檔案管理工作的實際變動需求，充分掌握相應的計算機網絡技能。但事實上，在基層事業單位當中，往往未能將檔案管理工作擺在重要的位置之上，這也使得被派遣到檔案管理部門的工作人員提升的空間較小。久而久之，從事此類工作的工作人員往往是資歷較少或年齡較大的特殊人群，在這樣的情況下，檔案管理工作的總體水平自然難以得到提升。

3 基層事業單位實現現代化檔案管理工作的有效措施

3.1 突破傳統檔案管理模式的束縛

在傳統的檔案管理模式下，檔案管理工作始終處于次要位置之上，而從事檔案管理工作的相關人員，對于所從事的工作也未能給予足夠的重視。想要有效改善這一情況，就必須沖破傳統檔案管理模式的束縛，將檔案管理工作擺在較高的位置之上，從上層領導之下層員工都應當定期學習與檔案管理相關的知識內容，以便為檔案管理工作的順利開展提供堅實的基礎。

3.2 完善現有的檔案管理制度

在信息化飛速發展的時代背景下，原有的檔案管理模式已經在潛移默化中出現了變革，檔案管理工作也發生了較大的轉變。對于基層事業單位中的檔案管理工作而言，其開展除了要滿足本單位發展的實際需求，同時也需要跟上檔案管理工作發展的腳步，完善現有的檔案管理制度，以便更大程度上規范檔案管理工作開展的每一個細小環節，從根本上避免不良問題的出現。除此之外，還應當確保檔案管理部門中的每位工作人員都能夠各司其職，一旦出現問題，必須將責任落實到個人身上，以免造成不必要的損失，帶來不必要的糾紛。

3.3 強化檔案管理流程的規范性

對于基層事業單位中的檔案管理工作而言，其開展需要有所依據、有所限制、有所規范，為此，我們應當強化檔案管理流程的規范性，具體來說可以從以下幾個方面入手。首先，檔案管理部門應當對于檔案信息的分類、保存等多項工作進行明確的規范，更大程度上確保現有檔案信息的可靠性，切實發揮檔案管理工作的實際作用。其次，應當充分利用計算機網絡技術，積極促進檔案管理工作與信息化發展之間的融合，構建起相應的檔案管理平臺，以便有效強化檔案管理工作的效率和水平。最后，應當強化現有檔案資料的利用率。基層事業單位中現有的檔案資料不僅與其自身的發展息息相關，也記載著社會發展的歷程。為此，基層事業單位可以充分借助現有的計算機網絡技術，實現資源的交互與共享，同時也應當在利用現有資源的同時，發現資料中潛藏的價值。

3.4 定期開展與檔案管理相關的培訓

對于一名優秀的檔案管理工作人員而言，只掌握相應的專業技術是遠遠不夠的，其個人能力的提升，也要隨著時代的發展進步而有所變化。為此，事業單位應當定期組織檔案管理工作人員參與相應的管理培訓，幫助他們充分了解當前階段檔案管理工作的實際開展要求，并通過強化系統培訓和專業培訓，強化檔案管理人員的能力素質水平，使其能夠更好的帶動相應管理工作的開展。值得注意的是，在進行人員培訓的過程當中，應當將計算機網絡技術的運用作為一項重點的培訓內容，以便更大程度上促進信息化技術與檔案管理工作之間的融合發展。除此之外，還應當加大檔案管理工作重要性的宣傳，使相應的管理人員更加了解到檔案管理工作的重要意義，從而嚴格規范自身行為。

4 總結

綜上所述，就目前情況來看，基層事業單位中的檔案管理工作在實際開展的過程當中，仍然存在著一系列有待解決的問題。在這篇文章當中，我們就針對這些問題提出了幾點有效的實際應對措施，但仍然存在著不夠完善的地方。在未來的發展過程當中，我們仍然需要給予事業單位檔案管理工作足夠的重視，積極促進檔案管理工作的信息化發展，以便為檔案管理工作的開展開拓更為廣闊的發展空間。

參考文獻

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