論新時期機關事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新性思考

陳匯

摘 要：隨著信息技術的不斷發(fā)展以及互聯網大數據時代的來臨，給新時期機關事業(yè)單位檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。面對新形勢的發(fā)展，檔案管理工作必須要做好相應的創(chuàng)新，才能夠滿足市場與時代發(fā)展的需求。傳統(tǒng)的檔案管理模式工作效率低，準確率低，不利于檔案信息的發(fā)展與使用。機關事業(yè)單位必須要重視檔案管理工作的重要性，結合實際情況對檔案管理工作進行創(chuàng)新性思考。

關鍵詞：新時期；機關事業(yè)單位；檔案管理工作；創(chuàng)新

1 檔案實施創(chuàng)新管理的重要性

1.1 檔案信息化能夠加強信息的安全與真實性

傳統(tǒng)的檔案管理主要采用紙質檔案管理模式，紙質檔案不容易保存，對濕度、溫度等各方面要求較高，在天氣干燥、溫度過高的環(huán)境中容易失火，在濕度過高的環(huán)境中容易發(fā)生霉變，紙質檔案一旦損毀便難以修復。除此之外，紙質檔案對保存空間具有較高的要求，尤其對于檔案較多的單位，需要大量的空間進行保存，這就會浪費一定的人力與物力，紙質檔案存在的這些弊端制約著檔案管理工作的發(fā)展。而檔案信息化的發(fā)展，能夠節(jié)省一定的人力、物力以及空間，能夠有效地提高檔案的安全性。

1.2 有利于工作人員查閱

不斷完善檔案信息化的管理，有利于管理工作人員通過專門的計算機管理系統(tǒng)，及時查閱與利用檔案信息。同時事業(yè)單位也可以將檔案信息進行共享，通過檔案管理平臺，能夠快速地獲取檔案信息。

1.3 能夠提高檔案的傳輸速度

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，單位領導手中掌握著審閱權限，而做具體工作的普通工作人員則很難查閱檔案管理信息。不斷實現檔案信息化的發(fā)展，能夠保證工作人員可以利用互聯網對檔案信息進行檢索，保證可以及時地發(fā)現錯誤并能夠及時糾正，從而提高檔案信息的準確性。與此同時，檔案的檢索與利用只需要獲得相應的權限，不再需要領導的逐層授權，這樣能夠有效地提高檔案傳輸的速度，提高檔案管理的效率。

2 新時期機關事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新策略

2.1 推動檔案管理方式數字化發(fā)展

科學技術的進步為檔案管理方式進行創(chuàng)新提供了必要的條件，檔案歸檔與整理工作隨著電子政務的推行發(fā)生了根本性的變革，傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式受到了極大沖擊。為了能夠適應時代發(fā)展需求，國家檔案局也相繼頒布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等一系列法律法規(guī)，逐漸幫助機關事業(yè)單位檔案管理工作進行運時俱進的變革。管理人員必須要結合電子文檔的實際特點，采取具體對策加強電子文檔管理工作。機關事業(yè)單位首先要不斷完善數字化平臺，結合數字信息技術，使檔案資料朝著數字化、信息傳遞朝著網絡化、信息資源朝著共享化的方向不斷發(fā)展，以不斷推進機關事業(yè)單位工作的規(guī)范性與科學化的發(fā)展。

2.2 重視檔案管理工作，加強檔案管理宣傳

在機關事業(yè)單位中，檔案信息是重要的信息資源，能夠保證相關部門作出正確的決策。所以機關事業(yè)單位必須要認識到檔案管理工作的重要性，要加強對相關內容進行宣傳普及，不僅使工作人員能夠明確檔案工作的重要性，同時還應該是公眾了解檔案工作的意義、性質、特征等各方面內容，要引導人們明確檔案工作的價值，使公眾能夠關心并支持檔案管理工作。單位領導要切實發(fā)現檔案管理工作存在的問題，并能夠采取相應的措施及時解決，同時要能夠不斷選拔出業(yè)務能力優(yōu)秀的工作人員，通過機制創(chuàng)新與績效獎勵，使工作人員能夠積極地投身于檔案管理工作中。除此之外，還應該加強檔案管理工作上的資金投入，不斷加強信息化與現代化的建設與發(fā)展。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理工作人員必須要不斷提高自身的工作素養(yǎng)，才能提高檔案管理工作的效率與科學性。檔案管理人員具備較好的綜合素養(yǎng)，能夠直接推動檔案管理工作更有效運行。機關事業(yè)單位必須要著重錄用并培養(yǎng)擁有網絡技術、計算機技術的專業(yè)人才。從實際出發(fā)，開展有關方面的講座與培訓活動，以此來提高檔案管理工作人員的專業(yè)知識以及理論實踐，使檔案管理工作人員具備信息化意識，不斷更新自己的觀念與知識，這樣才能夠有效地促進信息化的發(fā)展。同時還需要結合部門中管理人員的具體建議與意見，對現有的管理制度進行相應調整與不斷完善，保證檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技能都符合部門的標準。單位領導也要發(fā)揮好自身的作用，要積極鼓勵檔案人員多多參與學習活動與技術培訓，還應該建立相應的激勵制度，對于表現較為優(yōu)秀、專業(yè)能力較高的檔案管理人員，應該給予適當的物質獎勵或精神獎勵，從而充分調動檔案管理工作人員的積極性，使檔案工作人員明確自身的權利與義務，明確自身的職責所在，能夠將熱情投身于工作中，在檔案管理工作中有效的發(fā)揮自身的作用。單位管理者還需要樹立榜樣帶頭作用，從而有效地帶動其他員工工作的熱情與積極性，可以適當舉辦一些內容比較豐富的文體活動，不斷減輕檔案工作人員的工作壓力，為檔案工作人員提供輕松愉悅的工作環(huán)境，從而提高檔案工作人員的工作效率與工作質量，更有效促進事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展。

2.4 不斷規(guī)范著錄工作

檔案管理信息化具備較強的可靠性與真實性，在實踐過程中，檔案管理信息化的重要性不斷凸顯出來，機關事業(yè)單位檔案管理工作人員必須要嚴格按照《檔案著錄規(guī)則》不斷規(guī)范著錄工作。同時機關事業(yè)單位還應該結合本部門的實際特點，不斷細化著錄原則。利用計算機開展檔案檢索工作需要利用分類號，機關事業(yè)單位要著重加強檔案管理工作的規(guī)范化與標準化發(fā)展，保證分類號的統(tǒng)一，在實際工作中要具體根據《中國檔案分類法》中的實際規(guī)定進行統(tǒng)一工作，尤其要注重加強分類審查力度，不斷進行分類糾正，最終實現統(tǒng)一的標準，使工作人員能夠達成統(tǒng)一的認識，采取有效的措施，不斷提高檔案管理工作的標準化與規(guī)范化。

2.5 加快人事檔案管理方法的創(chuàng)新速度

機關事業(yè)單位還需要結合新時代發(fā)展需求，積極改革觀念與管理上的方法，改變以往的分散式的人事管理方法，逐漸走向社會化的集中式管理，著重加強人事檔案信息資源的不斷整合，實現統(tǒng)一管理、統(tǒng)一的資源開發(fā)。除此之外，機關事業(yè)單位還需要結合自身的管理現狀，積極地對人事部門、檔案部門以及勞動部門進行恰當的調整，使相關部門能夠更好地滿足市場的需求。機關事業(yè)單位還需要聘請具有高水平的管理師到單位中實施相應的指導工作，傳遞一些先進的管理理念以及先進的管理技術，從而從根本上有效地減少檔案管理工作中出現的失誤。

3 結束語

檔案管理工作是否標準化與規(guī)范化直接影響機關事業(yè)單位的發(fā)展，所以機關事業(yè)單位要認識到檔案管理工作的重要性，并采取有效的措施，加強檔案管理信息化與數字化的發(fā)展，不斷提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，不斷規(guī)范各項檔案工作，實施創(chuàng)新化的人事檔案管理方式。同時還需要結合單位發(fā)展的實際現狀以及目前檔案單位管理工作存在的問題，不斷完善相關的制度與體系，不斷進行理論研究與實踐探索，提高檔案管理工作的效率，知行合一，實現機關事業(yè)單位檔案管理工作更好更快發(fā)展。

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