電子信息技術在檔案管理中的有效應用

黃慧宇

摘 要：近些年，我國電子信息技術發(fā)展迅速，并在各個領域之中廣泛應用和推廣，其中在檔案管理領域，信息技術的應用，促使檔案從紙質(zhì)化向電子化方向過渡發(fā)展，不僅簡化了檔案管理工作流程，同時也為檔案信息資源共享創(chuàng)造了便利，本文之中筆者結(jié)合自身的檔案管理經(jīng)驗，對電子信息技術在檔案管理中的有效應用提出相關建議。

關鍵詞：電子信息技術；檔案管理；有效應用

伴隨著近些年我國房產(chǎn)市場的迅速發(fā)展，房產(chǎn)交易檔案不斷增多，這就為檔案管理工作增加了難度，而電子信息技術作為新時期的科技產(chǎn)物，電子信息技術在檔案管理中的應用，不僅使檔案管理工作人員從人力工作之中解脫出來，同時也為檔案的儲存、利用、共享創(chuàng)造了一定的便利，為更好的推動各個部門檔案管理工作發(fā)展，有必要對信息技術的應用做出更加深入的探索研究。

1 電子信息技術在檔案管理中的應用現(xiàn)狀

不動產(chǎn)行業(yè)的迅速發(fā)展，使得相關的檔案資料不斷增多，同時近些年國土、房屋、海洋、林業(yè)檔案的合并，更是為不動產(chǎn)行業(yè)檔案管理增添了難度，在這個過程中，如何促使檔案管理工作向電子信息化方向發(fā)展已經(jīng)成為一種必然。但現(xiàn)階段我部門的檔案管理工作，還處于人機共存的狀態(tài)，如仍然沿用著傳統(tǒng)手工的方式進行檔案資料記錄，然后再進行電腦系統(tǒng)錄入，這樣的工作方式，除重復勞動外，并未體現(xiàn)出其他的優(yōu)勢，為檔案管理人員增添工作負擔的同時，還影響了不動產(chǎn)行業(yè)檔案的高效、快捷發(fā)展[1]。此外，由于當下不動產(chǎn)檔案管理工作還處于人機共存的狀態(tài)，因此工作重點還是收集、整理和保管，而在檔案查閱利用的過程中，還需要采用手工的方式，這就不可避免的會受到時間、空間的限制，從而導致檔案資料的利用率嚴重降低，抑制很多非常具有價值的檔案資料，一直處于“掩在深閨人不知”的狀態(tài)，沒有發(fā)揮出檔案本身的服務作用，因此今后還需不斷對電子信息技術檔案管理加大探索。

2 電子信息技術在檔案管理中的有效應用

2.1 更新意識，以電子文件管理為重點

在城市化進程不斷推進的過程中，國家對國土資源檔案管理越發(fā)重視，并將國土、房屋、海洋、林業(yè)不動產(chǎn)檔案歸結(jié)為一處，這從某種程度上極大的增加了檔案管理工作難度。如在2018年1月～2018年12月其間，我部門接收、審核、錄入、打印卷面60000多卷，接待查檔人數(shù)4000多人次，受理查解封房產(chǎn)檔案300多宗，在如此龐大的工作量下，傳統(tǒng)人工手工的管理方式已經(jīng)不再適用，只有以電子文件管理為重點，實現(xiàn)檔案從紙質(zhì)化向電子化方向的過渡轉(zhuǎn)變，這樣才能更好的提升不動產(chǎn)檔案管理效率[2]。為此不動產(chǎn)管理領導部門必須要認識到檔案單子管理的重要性，徹底轉(zhuǎn)變原來以紙質(zhì)檔案管理為基礎的傳統(tǒng)思維模式，樹立以電子檔案管理的新型思維模式，從思想源頭入手，在檔案搜集分類、檔案信息查閱、檔案錄入編輯、檔案提取調(diào)取、檔案信息管理、檔案處理恢復多個方面，加大電子信息技術的應用。

2.2 強化文件檔案管理計算機系統(tǒng)建設

在新時期背景下，房產(chǎn)檔案館若是想要實現(xiàn)對檔案的規(guī)范化管理，實現(xiàn)對檔案的統(tǒng)一編號，強化文件檔案管理計算機系統(tǒng)建設是十分必要的，對此筆者提出以下幾個方面的建議。第一，不動產(chǎn)管理部門要認清自身的現(xiàn)實需求，及自身具備的技術能力水平，并結(jié)合國土檔案管理工作的實際情況，制定合理的檔案管理方案，然后在此基礎上，進行優(yōu)化全局計算機網(wǎng)絡，構(gòu)建完整的計算機管理體系[3]。其次，房產(chǎn)檔案館在進行文件檔案管理計算機系統(tǒng)建設時，還應該對原有的答案管理資料全面的整合管理，以求適應數(shù)字化媒介的使用特征，同時還應該認識到，文件檔案管理計算機系統(tǒng)建設，不能只滿足當前的需求，還應該考慮到系統(tǒng)的擴展性，畢竟現(xiàn)下國土房產(chǎn)檔案管理信息與日俱增，只有建立具有前瞻性的網(wǎng)絡系統(tǒng)才能實現(xiàn)更好的適應未來發(fā)展。

2.3 制定電子文件歸檔管理標準

國土資源檔案管理資料系統(tǒng)復雜，并與民生服務和國土安全息息相關，在應用信息技術進行國土資源檔案管理時，制定電子文件歸檔管理標準，健全電子文件歸檔管理制度是十分緊迫且必要的。具體而言，筆者認為在檔案管理工作中的每一個環(huán)節(jié)，都應該根據(jù)電子文件與電子檔案的形成規(guī)律，建立與之相對應的、統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，這樣才能使檔案管理工作變得更加放矢有度，促使國土檔案管理工作不斷的向科學化、規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展。鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案內(nèi)部的信息內(nèi)容是一致的，因此在制定電子文件歸檔管理標準制度時，可從原有的紙質(zhì)檔案管理原則出發(fā)，確保標準條款的統(tǒng)一性和可操作性，然后再此基礎上，結(jié)合電子信息檔案管理的特點，如檔案信息安全、檔案查閱級限等方面做出前瞻性的管理制度，這可更好的保證不動產(chǎn)部門電子信息檔案管理工作高效運行。

2.4 注重培養(yǎng)高素質(zhì)的電子檔案管理人才

不動產(chǎn)部門電子信息檔案管理工作發(fā)展離不開高素質(zhì)的人才作為支持，在檔案從紙質(zhì)化向電子化方向過渡的時代背景下，不動產(chǎn)檔案管理工作人員，必須要具有與時俱進的意識，掌握先進的電子檔案管理工作方法，運用檔案管理新理論知識、新技術，不斷的改進傳統(tǒng)檔案管理工作。而為了能夠?qū)崿F(xiàn)這樣的目標，不動產(chǎn)檔案管理部門，就應該樹立“引進”與“培養(yǎng)”相結(jié)合的檔案管理人才隊伍建設方式，通過組織召開內(nèi)部學習會議、內(nèi)部學習班的方式，對現(xiàn)有的檔案管理工作人員進行素質(zhì)能力方面的培養(yǎng)，從而強化檔案管理人員電子檔案管理軟件的技術操作[4]。此外還要通過科學引進的方式，從社會之中招收聘請更多具有合理知識結(jié)構(gòu)的復合型檔案管理人才，這樣才能更好的滿足當前檔案管理電子化發(fā)展的需要，為國土資源檔案管理的有效安全提供保障。

2.5 確保電子信息技術檔案管理安全

信息技術作為新時代的科技產(chǎn)物，信息技術的出現(xiàn)，在為人們生活創(chuàng)造便利的同時，也誘發(fā)了信息安全問題的困擾，尤其是對房產(chǎn)檔案管理部門，很多重要的國土資源檔案，與國家土地安全息息相關，并關乎所有者和使用者的切身利用，因此在應用電子信息技術進行檔案管理工作時，做好檔案信息安全維護工作至為重要。為此筆者建議，要做到防患于未然，定期進行電子檔案信息系統(tǒng)檢測，定期為檔案程序和內(nèi)容進行備份，同時通過設置防火墻、定期查毒殺毒的方式，對電子檔案信息進行實時監(jiān)控管理。此外要嚴格的控制范圍權(quán)限，做好密碼管理工作，在日常的電子信息檔案管理工作中，加強電子文件的接收和管理，從而更好的保證房產(chǎn)檔案管理部門檔案信息安全。

3 總結(jié)

近些年不動產(chǎn)行業(yè)發(fā)展轉(zhuǎn)變迅速，涉及到的管理資料檔案也在不斷傳統(tǒng)，傳統(tǒng)手工式的方案管理工作方式，已經(jīng)無法滿足新時期不動產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展需求，加大信息技術的探索應用，促使檔案從紙質(zhì)化向電子化方向過渡發(fā)展已經(jīng)成為一種必然。但很顯然現(xiàn)下不動產(chǎn)行業(yè)檔案電子化信息技術的應用水平還比較低，為此今后有必要對此加大研究探索，從而不斷的提高不動產(chǎn)檔案管理信息化水平，推動不動產(chǎn)檔案管理工作的高效率進行和順利完成，同時也推動我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展。

參考文獻

[1]賈廣軒.電子信息技術在檔案管理中的有效應用[J].企業(yè)改革與管理，2019（02）：28-29.

[2]孔慶宏.談電子信息技術在檔案管理中的有效應用[J].才智，2019（01）：220.

[3]田梅.基電子信息技術在電力企業(yè)檔案管理中的應用[J].現(xiàn)代國企研究，2018（20）：36.

[4]徐靈.探討電子信息技術在工程檔案管理應用中的優(yōu)勢[J].蘭臺內(nèi)外，2018（05）：13-14.