“互聯網+”下高中檔案信息服務的研究

任世敏

摘 要：當前，我國正處于互聯網信息技術飛速發展階段，全社會信息服務具有實時性、便捷性、公開性等特點，因此高中檔案信息服務工作需順應時代的發展，從本校實際情況出發，建立適宜的高中檔案信息服務體系，促使高中檔案信息服務模式成功轉型，便捷服務學校、社會。

關鍵詞：互聯網+；高中檔案；信息服務；微信公眾號

目前，高中檔案信息服務的效率與效益仍然處于一般水平，服務對象也以自我服務為主，面對日益增長的社會需求，高中檔案信息服務工作面臨著巨大改革；如何利用現有的互聯網技術，實現高中檔案信息智能服務等功能，已成為當前高中檔案信息服務的重點工作之一。

1 高中檔案室的基本現狀以及檔案信息服務的重要性

高中檔案真實記錄了各類重要的學校信息，筆者所在高中的檔案收藏以文書檔案、教學檔案、財會檔案、特種載體檔案、實體檔案為主，另外還有學校組織機構沿革、全宗指南、學校大事記、學校榮譽、教職工獲獎信息、學生獲獎統計等編研成果。檔案載體主要為文字、圖片、音頻、視頻以及實物等。全校檔案工作重點是收集、整理、歸檔在辦學過程中形成的文書、學生學籍、會計、基建科技、榮譽獎項等各類檔案資料。截止目前，筆者已將學校庫房五千多卷（件）檔案目錄錄入檔案管理軟件，近20年的永久、長期檔案資料完成全文掃描并掛接到檔案管理系統，目前正從價值重要性、損壞程度上對其他庫存檔案加緊全文掃描。2015年我校檔案室順利通過了浙江省規范化數字檔案室的驗收，2017年2月我校遷往新址以后，檔案室全力協助學校建設新校史館等各類校園文化建設。

隨著全社會對高中檔案服務的需求不斷提升、教育體制的改革、“最多跑一次”政策的大力推行，高中學校檔案信息服務的工作重點由“自我服務”轉變成“對外開放”，不斷提高學校檔案的利用效益，滿足社會群體的個性需求，擴大學校在全國乃至全世界的知名度和影響力，為學校的發展贏得更多、更優質的社會資源。

2 “互聯網+”在高中檔案信息服務中的優勢

當前，高中檔案信息服務工作還停留在對內服務、方式傳統、工效不高、流程繁復等問題，隨著移動信息的普及，傳統的檔案信息服務已越來越無法滿足當代人的活動方式與心理訴求。當前形勢下，檔案工作如果不順應互聯網的發展，其實際效益得不到正常發揮，檔案部門被社會的認知度和接受度將會越來越低。

“互聯網+”概念是指以互聯網為主的一整套信息技術（包括移動互聯網、云計算、大數據技術等）在經濟、社會生活各部門擴散、應用過程。“互聯網+”是將互聯網科技成果應用到傳統經濟社會等各領域，實現傳統領域的行業重塑融合、信息結構重建、資源有效整合、流程化繁為簡、數據對外開放等。因此，應用“互聯網+”技術實現數字化檔案資源的整合，促進服務平臺檔案信息的共享，打通不同服務渠道的工作流程，利用數據挖掘技術提供定制的檔案服務等，實現高中檔案信息服務工作的轉型，促進中學服務理念的創新和檔案信息資源的共建共享。

3 “互聯網+”形式下高中檔案信息服務方向的思考

新形勢下，如何將“互聯網+”技術更好地應用到高中檔案信息服務工作上面去，筆者主要從基于web的高中檔案信息服務方面去思考。

3.1 基于web應用的高中檔案信息服務的思考

web1.0是系統向用戶展示內容，web2.0是用戶主動獲取并產生內容，注重交互性，web3.0則是基于特征標簽的個性化內容的獲取，注重有效聚合和普適性，檔案的特點是職能性、原始性以及價值性，對檔案載體形式的要求比較嚴謹，筆者認為基于web的高中檔案信息服務是web2.5的移動應用，在此情況下，每一個用戶或者賬號主體都能生成、傳播、交流、共享信息，這些信息將被有效聚合并具有一定的普適性。

目前，筆者所在高中已建立自有的檔案信息服務網，但是只針對校內群體服務，展示的信息主要涵蓋學校政務、檔案情況、編研成果、網上查檔等。基于web的應用，使不同終端都能展示檔案信息，滿足不同群體的個性化定制需求，通過對有效資源的聚合、信息結構的重塑，將服務流程化繁為簡，促進信息的傳播交流，進而實現檔案數據的對外開放，筆者認為，通過web技術的應用，高中檔案信息服務將在服務群體、服務流程、信息傳播、社會影響力等方面發生根本性的改變。

3.2 基于微博的高中檔案信息服務

微博（微型博客）屬于博客的一種，即通過關注機制分享簡短實時信息的廣播式的社交網絡平臺，微博的特點是注重時間軸、信息輕量化，同時支持Tags、SNS并擁有評論、RSS和Trackback（回溯引用）等功能，能很好地促進用戶與用戶之間的交流，易于信息的傳播，因此微博給廣大非媒體用戶打開了一扇通向世界的大門，可以通過微博實時對外發布信息并及時傳播，同時有需求的用戶可根據關鍵字搜索獲取需要的信息。

基于微博的高中檔案信息服務，是指學校檔案管理機構通過開通學校檔案官方微博號，提供一個可認證的官方平臺讓學校檔案管理機構與公眾分享可供發布的檔案信息，與公眾進行檔案信息交流，獲取檔案信息服務效果反饋等，將官方公布的檔案信息以時間節點進行聚合，同時因為信息字數的限制，能讓公眾在短時間內獲取大量有價值的信息，促進信息交流的同時，官方也能及時收集反饋信息。因此，以開通學校檔案官方微博的服務模式，能彌補傳統檔案信息服務理念不強、主動性不高、與公眾交流較閉塞等不足，逐漸將檔案服務理念從以“自我為主”轉變成為“主動對外”。

3.3 基于微信的高中檔案信息服務

微信是一個為智能終端提供即時通訊服務的移動應用程序，作為web2.0應用的優秀產品之一，微信有廣泛的用戶基礎，其便捷的傳播模式、多樣化的信息服務，正好契合當前高中檔案信息服務的發展需求。

據有關數據統計，如今的微信基本已覆蓋了96%以上的智能手機，月用戶活躍度超10個多億，手機已經成為了當之無愧的第一大上網終端。學校也靈敏地感知到微信的潛在力量，于2015年5月29日開通了學校的微信公眾號，以第一篇《我在這里，你在哪里？》開始打造學校全新的宣傳互動平臺。2015年推送21篇文章，2016年34篇，2017年35篇，2018年52篇，2019年截止到3月推送12篇，從這些數字中不難看出，學校對于微信公眾號的重視與日俱增，社會對于臨安中學的關注度也在不斷提高，據杭州教育統計，臨安中學微信公眾號的關注度排名一直靠前，這些成績的取得和檔案室積極提供檔案資源有著密不可分的關系。

基于微信的高中檔案信息服務體系的構建，一是為學校微信公眾號提供直接的素材來源。隨著微信公眾號數量的增加，如何達到最好的信息發布效果，必須在選材上精挑最優質的資源。每條文章推送前，撰稿者都會到檔案室來查找相關文字、圖片、視頻等檔案資料，有時候為了達到更好的宣傳效果，還要幫助他們做前期的數字化處理，檔案室不僅要提供“毛胚”，還要有主動服務意識，具備相關圖片處理、視頻剪輯等信息技能。這樣推送出去的文章才能贏得更多的關注、點贊以及轉發，擴大我校的社會影響力，得到更多的社會資源。

二是基于微信公眾號的開發、應用與宣傳，展示檔案室編研成果，借勢向社會大眾展示宣傳我校。通過開發學校官方公眾號，嵌入檔案信息服務模塊，以新的信息結構來展示檔案內容，滿足用戶對學校概況等的了解，便捷校友、師生等線上查詢檔案信息，簡化用戶查詢檔案信息的流程。具體做法是，每年檔案室都會從庫存資料里抽取特色、專題檔案匯編成冊，常規的有本校組織機構沿革、全宗指南、學校每年榮譽統計、教職工榮譽統計、學生獲獎統計等等，這些編研成果極大的豐富了學校微信公眾號。2017年至今，因為檔案室全力配合我校校史館的建設，產生了大量極具我校特色的檔案匯編成果，正好可以借助學校微信公眾號推送給大家，打破了傳統檔案查詢利用的地域時間限制。讓庫房里幾千卷（件）檔案不再枯燥的沉睡，而是更靈活更主動的走到大家面前。關注者如果有正常的查檔要求，而其本人又因為工作、地域等原因不能親自前來，可以通過我校微信公眾號留言，聯系檔案室，只要能提供本人身份證等有效證件，就可以遠程辦理，通過微信發送或者快遞等方式提供給對方，使利用者足不出戶，即可獲得我校檔案信息服務，盡量讓利用者最多跑一次，甚至是零次。

三是基于微信群的檔案信息服務。微信交流群的便捷性以及及時性促進了信息的發布與交流。可以通過組建微信群為校友、師生等提供線上檔案信息服務，通過家長群定期發布學校重大事件，開展校史陳列室的參觀活動等擴大學校的影響力。尤其是在2017-2019年校史館建好之后，檔案室和學校微信公眾號結合，連續推送了多條編研成果，借勢宣傳我校，效果不錯。

微信公眾號的檔案信息服務將檔案管理與服務群體緊密結合，切實為師生、校友等提供了便捷的服務，微信交流群的組建促進了師生、家長、校友之間的溝通與交流，增加了用戶粘度，有利于促進該群體組織的團結與融合。二者相輔相成，為學校檔案信息的傳播與服務提供了強大技術支持與用戶基礎。

4 “互聯網+”技術形態下高中檔案信息服務的展望

綜上所述，“互聯網+”技術引領檔案管理模式不斷與時俱進，檔案室也不再是清水衙門，尤其是引入微信公眾號這股活水后，學校各處室經常會來互動交流，這也為檔案管理提出更高更新的要求，工作沒有最好，只有更好。微博、微信等web應用已被大眾所熟知，并已經深深融入到我們的社會生活中，但是目前基于“互聯網+”技術的高中檔案信息服務的構建仍處于初始階段，想要利用“互聯網+”技術實現當今教育體系下高中檔案信息服務的信息結構重建、資源有效整合、流程化繁為簡、數據對外開放，面臨著技術、資金、人力等多方面的困難，尤其是出于對檔案密級要求以及信息安全等方面的考慮，暫不提供直接查檔入口。因此，今后檔案工作者需創新工作思路，主動借助外部社會力量來推動檔案信息服務工作的重構與整合，想辦法解決安全技術層面的問題，提供高級接口，便于二次開發功能，比如，檔案公眾號和現有的檔案數據庫系統進行對接，提供給學校、社會非密級檔案的查詢功能，這樣如果沒有他們想要的檔案，就無需跑來辦理，有他們需要的檔案，能簡化的辦理過程也可以進行簡化，讓大家真正享受信息時代帶來的便利，從而開拓檔案信息服務的新局面。

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