淺議檔案管理的信息化建設(shè)

楊慎成

摘 要：本文基于當前檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，就檔案管理信息化建設(shè)中的一些關(guān)鍵問題如文檔一體化、檔案業(yè)務(wù)流程重組、檔案資源的數(shù)字化以及人才隊伍建設(shè)等進行了探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化；信息化建設(shè)

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為檔案事業(yè)實現(xiàn)自動化、數(shù)字化、智能化提供了堅實的基礎(chǔ)，檔案管理信息化建設(shè)成為當前檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢。計算機、網(wǎng)絡(luò)、大容量存貯介質(zhì)等現(xiàn)代科技手段在檔案管理中的應(yīng)用，極大地改變了檔案資源在收集、整理、保存、利用等各個環(huán)節(jié)的管理方式，對檔案管理水平、檔案服務(wù)水平的提高具有至關(guān)重要的促進作用。本文基于檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，就檔案管理信息化建設(shè)中的一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行探討，以期能夠拋磚引玉、以饗大家。

1 文檔一體化工作在檔案管理信息化建設(shè)中的重要意義

實現(xiàn)文檔一體化管理是進行檔案管理信息化建設(shè)的切入點和基礎(chǔ)工作，是檔案管理信息化建設(shè)至為重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。但在當前很多單位的檔案管理信息化建設(shè)中，并沒有真正做好這項基礎(chǔ)工作，對其重要意義缺乏清晰的認識，這在很大程度上影響了檔案信息化建設(shè)的實際推進效果和質(zhì)量。文檔一體化工作不到位，其原因歸納起來主要來自兩方面，一是現(xiàn)行的體制，文件處理和檔案管理分屬兩個不同的部門或機構(gòu)，職能范疇不同。文件處理主要由其職能部門負責登錄、編號、分發(fā)、清退、歸檔等工作，移交后則由檔案管理部門按流程負責其鑒定、分類、組卷、著錄、利用等工作。在文檔一體化過程中，多數(shù)軟件將分屬兩個不同職能部門的工作進行了結(jié)合，本意是在文件處理階段就將各類歸檔信息進行規(guī)范，為之后的檔案信息化管理工作打下基礎(chǔ)。但在實踐應(yīng)用中，很多文件處理部門對與其職能無關(guān)的歸檔信息處理并不重視，致使文檔一體化工作的在最前端的實施效果大打折扣。二是文件處理與檔案管理無法實現(xiàn)信息共享。由于文件處理與檔案管理沒有形成統(tǒng)一的標準，數(shù)據(jù)庫在兩個系統(tǒng)各自獨立沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，使得“信息孤島”現(xiàn)象較為嚴重，文檔一體化只是在軟件應(yīng)用功能中具備，無法實現(xiàn)真正的信息共享，只是形式上一體化。

切實做好文檔一體化工作，首先應(yīng)將文件處理與檔案管理統(tǒng)一形成一個有機的整體進行管理，然后在此基礎(chǔ)上，將文件處理的各個環(huán)節(jié)如起草、審批、歸檔等納入到文檔一體化進程中。這就要求文件處理與檔案管理部門在機構(gòu)和職能上進行一定程度的整合，同時統(tǒng)一標準，規(guī)范流程，網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，建設(shè)從文件的生成、流轉(zhuǎn)到歸檔、利用完整的綜合辦公系統(tǒng)平臺。只有這樣，才能有效實現(xiàn)文檔一體化的建設(shè)目標。

2 重組檔案業(yè)務(wù)流程的以適應(yīng)檔案信息化管理要求

檔案管理信息化是指以計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，對原有傳統(tǒng)人工作業(yè)為主的檔案管理方式進行自動化集成管理的改造。在這一過程中，原有檔案業(yè)務(wù)流程必然要為適應(yīng)信息化環(huán)境而進行重組，如檔案資料收集、管理方式的革新、檔案信息檢索與提供利用方式的變革以及檔案指導(dǎo)、編研工作從有形實體向虛擬網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變等。檔案管理的環(huán)境在信息技術(shù)的支撐下得到了重建，傳統(tǒng)的檔案組織機構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、管理體系在新的環(huán)境下勢必會有一個適應(yīng)性的問題，所以在檔案管理信息化建設(shè)中，一定要重視從管理理念到組織機構(gòu)，從業(yè)務(wù)內(nèi)容到業(yè)務(wù)流程的重組，以適應(yīng)信息化管理環(huán)境的要求。

首先來說，檔案管理工作者要擺脫傳統(tǒng)觀念與思維的束縛，要認識到檔案管理信息化建設(shè)對檔案事業(yè)發(fā)展的重要意義，不要用固有的思維觀念來指導(dǎo)檔案管理信息化的建設(shè)，要勇于更新觀念，讓現(xiàn)代化的設(shè)施與技術(shù)發(fā)揮其應(yīng)用的作用，而不是用現(xiàn)代技術(shù)來重復(fù)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程。其次，隨著檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進，檔案的功能不斷拓展，一些新的檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)出現(xiàn)，檔案部門要根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的實際情況來對組織結(jié)構(gòu)進行適應(yīng)性的調(diào)整再造，把以傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)的組織結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)橐袁F(xiàn)代信息化業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)的組織結(jié)構(gòu)，進而建立起一套以信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的與時代相適應(yīng)的管理體制。第三，傳統(tǒng)的檔案管理工作以人工為主，分工細致、流程復(fù)雜，在很大程度上影響了檔案信息利用與服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)弱化了傳統(tǒng)檔案管理分工之間的界限，整合了傳統(tǒng)工作流程的部分功能。檔案部門應(yīng)根據(jù)自身特點、規(guī)模和任務(wù)，對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化和重組，以適應(yīng)信息化要求，充分體現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下以信息服務(wù)為中心，以用戶需求為導(dǎo)向的思想。

3 科學(xué)合理的進行檔案資源的數(shù)字化

檔案資源的數(shù)字化是檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容之一。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，很多單位花費大量的人力、物力和精力，不加區(qū)別地將所有館藏原始檔案資源進行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，這種盲目的數(shù)字化資源建設(shè)是一種急功近利的行為，在很大程度上使檔案管理信息化承擔了巨大的風險。檔案資源的數(shù)字化是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，其重要性不言自明，但在具體的實施過程中，由于我國現(xiàn)階段檔案管理信息化還只定位于以紙質(zhì)檔案為主體，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為輔助的管理模式，所以檔案數(shù)字化也必須以此為前提。檔案部門應(yīng)根據(jù)自身特點和條件，確定檔案數(shù)字化的范圍，應(yīng)將可公開的、社會利用率高、適于進行網(wǎng)絡(luò)查詢和全文檢索的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化處理，其它檔案仍以條目檢索為主。在檔案數(shù)字化的處理過程中，還應(yīng)采取必要的技術(shù)手段，加強對原始檔案資料的保護。

4 加強檔案管理信息化人才隊伍的建設(shè)

建設(shè)高素質(zhì)的人才隊伍對檔案管理信息化建設(shè)的順利推進至關(guān)重要，只有建設(shè)一支綜合能力強、業(yè)務(wù)技能精湛、具有創(chuàng)新精神的人才隊伍，才能使檔案管理信息化建設(shè)取得長足的進展，才能實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。當前的檔案管理工作中，人員結(jié)構(gòu)的不合理現(xiàn)象較為突出，尤其是在企事業(yè)單位，檔案管理人員年齡偏大、綜合素質(zhì)不高問題已經(jīng)成為制約檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。因此，要加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，檔案管理部門應(yīng)重點對人才隊伍建設(shè)在機制、待遇、培訓(xùn)等各個方面進行優(yōu)化，要通過機制創(chuàng)新來吸引高素質(zhì)人才的加入，并能夠留住人才、用好人才；要通過加強培訓(xùn)體系的建設(shè)來對現(xiàn)有檔案管理人員的綜合素質(zhì)與能力進行提升，確保檔案管理信息化建設(shè)能夠穩(wěn)步推進。

參考文獻

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