對新時期高職院校學生檔案材料收集工作的幾點思考

摘 要：學生檔案管理是高職院校一項重要的基礎性工作。學生檔案是人事檔案形成的原始材料，材料收集工作又是做好學生檔案工作的基本前提。在當前從嚴治黨的政治背景下，選拔人才的重要依據就是個人檔案，由此可見做好學生檔案材料收集工作意義深遠。本文從學生檔案材料的收集和日常管理兩個方面進行了研究探討，并就如何擺脫目前的困境提出了創新路徑。

關鍵詞：高職院校；學生檔案；材料收集

隨著社會各界對人事檔案認識的提高，更多的人開始關注高職院校學生檔案。學生檔案是個人高等教育時期學習經歷、學識才干以及綜合素質能力的真實憑證，也是入職后職稱晉升、崗位評聘的重要依據。時代在進步，學生檔案管理也要與時俱進。新時代如何創新開展學生檔案材料收集工作成為了各高職院校檔案管理員亟待解決的問題。

1 檔案材料的收集

2008年頒布實施的《高等學校檔案管理辦法》明確規定擴大歸檔范圍。目前，各高職院校對學生檔案入檔材料的范圍沒有統一的標準，但也具備一些共同點。主要的入檔材料有高中畢業生登記表、高考報名登記表、學籍卡、學生成績單、畢業生登記表、畢業派遣證明、黨團材料等。隨著人才培養模式的轉變，用人單位的側重點由學歷水平轉移到了畢業生的綜合素養，但現有的學生檔案材料依然不夠詳實，缺乏個性化內容，無法全面客觀地反映學生在校學習期間的全貌。在當前人才激烈競爭的大環境下，高職院校應該根據自身發展實際，結合用人單位需求 ，拓寬入檔范圍，豐富材料類別，使學生檔案發揮出更大的社會價值。高職院校學生檔案可增加的入檔材料有：

1）學年鑒定表。學年鑒定表中學生需對一學年所學內容進行回顧和總結，班委和班主任對其要進行如實點評。學年鑒定表每學年填寫一份，能較好地充實學生檔案內容，客觀地反映學生在校學習情況。學生畢業入職后，學年鑒定表也能作為一份輔助材料供用人單位詳細了解所錄員工。

2）學生誠信記錄。誠信情況是衡量一個人思想品德的重要指標。高職院校可通過收集學生考試誠信記錄、圖書館借還書誠信記錄、助學貸款誠信記錄等資料形成具有體系的學生誠信檔案。

3）學生綜合能力發展材料。高等學校教育的目的是培養德、智、體、美全面發展的綜合性人才。為了讓用人單位能夠精準地挑選到上述復合型人才，高職院校要充分挖掘學生檔案的社會價值。除了學業水平材料需要入檔，能夠全面反映學生綜合能力水平的材料也要納入學生檔案范圍，如能反應社會實踐能力、科研能力、職業技能考試水平、大學生英語等級考試水平、大學生計算機能力測試水平以及獎懲情況的材料。

2 檔案日常管理

2.1 新生入學建檔階段

新生報道入學后，輔導員就應當通知新生及時移交隨身帶來的高考材料，然后根據報道注冊人數下發學籍卡或新生登記表。材料填寫過程中，輔導員老師要認真細致地指導學生，如發現有涂改情況，應重新填寫。材料上交后，學生檔案管理員要對每一份材料進行細致地檢查，準確歸類并及時整理入庫。學生檔案管理員在給每一位在籍學生建立紙質檔案的同時還應當積極建立電子檔案，一方面能夠為后續數據的查詢提供便利，另一方面也可為檔案信息化的建設鋪好基石。

2.2 學習期間材料收集階段

對于系部移交來的學年鑒定表、畢業生登記表、以及學籍管理部門移交的學籍異動表、轉專業申請表、公民信息變更表、教務部門移交的成績單、醫務室移交的體檢表、黨團部門移交的黨團材料、以及學生工作部門移交的誠信檔案、獎懲記錄等資料，學生檔案管理員要認真做好材料的甄別以及歸檔工作，并及時更新電子檔案庫。檔案材料的收集工作涉及到所有系部及部分職能部門，這就需要彼此通力合作，如遇到崗位異動則需妥善做好工作交接。系部輔導員或兼職檔案管理員除了做好日常入檔材料的收集、整理和移交之外，還要深入挖掘所轄班級的學生是否擁有其他應入檔而沒入檔的材料，如教師資格認定申請表、職業技能證書復印件等。要做好以上所述工作，輔導員就必須在班級范圍內積極宣傳檔案的重要性，讓學生做到主動上交入檔材料。這樣既可充實學生檔案材料，也避免了重要材料長期存在學生手中而導致遺失情況的出現。

2.3 畢業生檔案轉遞階段

檔案的轉遞是學生檔案管理的最后步驟，也是最重要的環節。檔案轉遞前，檔案管理員要仔細核對檔案中材料是否齊全、每一項材料的分類是否準確無誤。檔案管理員在核對信息無誤后貼好封條并蓋章，然后根據畢業生就業派遣證開具的地址或單位交由郵局EMS或者機要局進行轉遞。轉遞成功后，檔案管理員務必要將學生檔案去向告知班主任，或者上傳到學院官網，以便學生查詢。畢業時沒有確定用人單位的，學生檔案可由畢業學校保管兩年。在這兩年期限內，學生確定工作單位或者檔案托管單位的，可憑就業派遣證或人才市場調檔函辦理檔案轉遞手續。超過兩年保管期限后，學校檔案管理員在告知畢業生的前提下，將檔案轉遞至畢業生生源所在地教育部門。檔案的轉遞由郵局或者機要局負責，學生檔案管理員不得將檔案交由學生本人或者其他個人。因退學、開除學籍或者其他原因沒有正常畢業的，可在辦理相關手續后自行帶走或者轉遞。已封好的學生檔案一旦離開，學生檔案室不得再次接收。

3 創新學生檔案材料收集工作的路徑

3.1 提高對學生檔案的基本認識

很多高職院校的學生對學生檔案內容、重要意義不了解，畢業后立馬奔赴新的工作崗位，對于檔案的去向也漠不關心，只有當用人單位需要用到檔案時才知道有學生檔案這回事。還有的高職院校檔案管理員崗位意識不強，把本職工作看成是簡單的材料看管，對于材料的收集、歸檔及利用不去進行深入研究。這些問題的出現都反映了各層次人員對檔案認識的膚淺。針對此問題，高校可充分利用新生入學教育、班主任培訓、學院官網官微等機會向全院師生普及檔案知識，營造良好的檔案氛圍。高校還可利用國際檔案宣傳日的機會舉辦檔案專題講座，廣泛深入地開展檔案宣傳教育，樹立主動歸檔意識，使檔案意識深入人心。

3.2 建立健全學生檔案管理制度

完善的制度建設是保障工作順利開展的基本前提。為了確保工作有序進行，高職院校在遵守《普通高等學校檔案管理辦法》的前提下還應建立符合學院實際的學生檔案收集歸檔制度。在實際工作中，各系部和相關職能部門要團結協作，明確各自的任務和分工，切實將制度落到實處。

3.3 充實學生檔案管理隊伍

高職院校學生檔案具有人多量大的特點，而且檔案材料的收集工作涉及多個部門。因此，要做好學生檔案收集工作，光靠檔案室管理員是遠遠不夠的。高職院校可在系部以及相關職能部門設立兼職檔案管理員崗位，選派責任心強、黨性原則強的同志來協助學生檔案專職管理員共同做好收集歸檔工作。學生檔案管理是一項專業性較強的工作，要求檔案管理員不光具有較強的業務水平，還需要具有檔案學方面的專業知識。目前較多高職院校檔案管理員并非科班出身，處于邊做邊學的狀態。長此下去，日常工作中勢必會出現各種漏洞和失誤。因此，高校想要在學生檔案管理方面做出成績，就必須大力引進檔案管理專業人才，因為他們的專業知識儲備更豐富，檔案責任意識和保密意識更強烈。如果在人才招聘方面有困難，高職院校可加大對現有檔案管理員的業務能力培訓力度，如參加檔案系列專業技術人員培訓、崗前培訓、繼續教育培訓等，也可安排到檔案工作做得好的優秀單位去學習交流工作經驗，取長補短。

3.4 規范材料入檔要求

學生畢業參加工作后，學生檔案將會并入人事檔案中，伴隨個人一生。因此高職院校檔案管理部門要從源頭抓起，在材料形成階段就要高度重視，仔細甄別材料是否合格、用章是否規范，對于不符合入檔要求的材料一律打回重填。這樣就避免了在畢業生參加工作若干年后進行人事檔案審核時，發現學籍材料不合格而回畢業學校重新補填資料的情況。

3.5 加大對檔案材料的利用

學生檔案是大學生在校園里學習成長的縮影。目前，大多數高職院校的學生檔案都靜靜地躺在檔案柜里，被查閱和利用的幾率很低。外界對學生檔案管理也誤認為是一種靜態的保管工作。為適應社會的需求，高校應提高對學生檔案的正確認識，在檔案的功能方面加大研發力度，實現對檔案社會價值的最大利用。

綜上所述，高職院校學生檔案管理工作責任大，任務重。要做好學生檔案工作，需要檔案管理員在實際工作中不斷摸索、不斷思考和研究。只有正確認識到學生檔案管理現狀和存在的問題，并提出切實可行的解決辦法，高職院校學生檔案管理工作才能有質的飛躍。

參考文獻

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作者簡介

李英（1986-），女，漢族，湖南岳陽人，湖南城建職業技術學院組織人事處，主要從事檔案管理工作。