新形勢(shì)下的會(huì)計(jì)檔案管理策略分析

吳敏

摘 要：自從會(huì)計(jì)檔案管理工作出現(xiàn)到普及以來(lái)，該項(xiàng)工作一直在財(cái)務(wù)管理中處于相較薄弱的環(huán)節(jié)，并且這一現(xiàn)象對(duì)財(cái)務(wù)管理產(chǎn)生很大的負(fù)面影響，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，各個(gè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作又提出了新的要求。如何將會(huì)計(jì)檔案管理工作在新形勢(shì)下進(jìn)一步加強(qiáng)成為了一個(gè)重要課題。本文主要討論針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作在新形勢(shì)下存在的問(wèn)題及解決方法。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案管理 新要求 新形勢(shì) 解決方法

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2019）03（b）-0175-02

會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案和各單位的重要檔案，它記錄和反映了一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)運(yùn)轉(zhuǎn)流通情況，所以會(huì)計(jì)檔案既可以用來(lái)對(duì)每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行查詢，也可以通過(guò)會(huì)計(jì)檔案來(lái)檢查一個(gè)單位在財(cái)經(jīng)方面是否存在違法亂紀(jì)等行為。另一方面，國(guó)家在制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定經(jīng)營(yíng)決策都會(huì)用到由會(huì)計(jì)檔案提供的經(jīng)濟(jì)資料。但是自從會(huì)計(jì)檔案管理工作出現(xiàn)到普及以來(lái)，該項(xiàng)工作一直在財(cái)務(wù)管理中處于相較薄弱的環(huán)節(jié)，并且這一現(xiàn)象對(duì)財(cái)務(wù)管理產(chǎn)生很大的負(fù)面影響，所以在會(huì)計(jì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題需要及時(shí)發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行有效處理，尤其是在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的新形勢(shì)下更應(yīng)該重視會(huì)計(jì)檔案管理工作所產(chǎn)生的影響。

1 會(huì)計(jì)檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

（1）單位在會(huì)計(jì)檔案管理方面缺乏主觀意識(shí)。這是影響會(huì)計(jì)檔案管理工作的最主要的原因，也是最基本原因。首先財(cái)務(wù)主管等領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)的工作人員并不會(huì)將會(huì)計(jì)管理工作納入核心工作的范疇，造成管理意識(shí)上的缺失。其次管理者沒(méi)有發(fā)揮好人在社會(huì)上的主觀能動(dòng)性，尤其在這種社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大發(fā)展的新背景下，主觀能動(dòng)性的缺失對(duì)管理者的工作完成度有著極大影響。管理者的主觀意識(shí)的缺失很大程度影響到其他工作人員工作狀態(tài)，而使他們對(duì)會(huì)計(jì)管理相關(guān)工作的重視度也銳減，同時(shí)伴隨著一些工作人員的責(zé)任心和專業(yè)技術(shù)的缺失加重了會(huì)計(jì)管理工作發(fā)展進(jìn)程緩慢的狀況。

（2）會(huì)計(jì)檔案管理具有復(fù)雜、量大等特點(diǎn)，所以對(duì)該崗位工作人員要求相對(duì)較高。第一，該類工作人員需要具備相應(yīng)的專業(yè)技能或者進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。第二，由于該項(xiàng)工作極其復(fù)雜所以對(duì)工作人員數(shù)量要求很高。而對(duì)于現(xiàn)在目前國(guó)內(nèi)普遍狀況，大多數(shù)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作人員儲(chǔ)備不足，處于一種供不應(yīng)求的狀態(tài)。

（3）目前，會(huì)計(jì)檔案管理還有待向數(shù)字化方向靠攏，大多數(shù)會(huì)計(jì)檔案管理方式還屬于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)管理方式即人工管理方式，這種傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方式不僅浪費(fèi)人力資源而且工作效率及管理水平都處于較低的水平。電子會(huì)計(jì)檔案管理具有很多傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方式所不具備的特點(diǎn)，比如易修改、復(fù)制、傳輸?shù)龋湟灿腥毕?，比如它只能依賴于系統(tǒng)才能進(jìn)行工作，不像傳統(tǒng)檔案一樣直接可視，而且還容易遭到損壞，所以電子會(huì)計(jì)檔案管理也需要完善。

（4）會(huì)計(jì)檔案管理工作偏于形式，在工作過(guò)程中由于檔案資料缺乏真實(shí)性易造成工作人員的疲倦與懈怠，同時(shí)在檔案記錄中由于主觀原因容易出現(xiàn)差錯(cuò)。有的由于對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理理解不到位而導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料收集不全，出現(xiàn)這種情形的原因主要有以下幾種。首先，有些管理者以會(huì)計(jì)檔案資料管理工作復(fù)雜為由而在思想上出現(xiàn)不夠重視而以應(yīng)付的態(tài)度。其次，有些人表現(xiàn)出工作上不積極的態(tài)度，主觀上將要記錄在案的數(shù)據(jù)資料劃分主次并將次要的剔除不記錄來(lái)減少工作量。還有的會(huì)將公司公用數(shù)據(jù)檔案據(jù)為己有，當(dāng)有遇到特殊情況時(shí)，比如工作調(diào)動(dòng)或者離職等會(huì)將數(shù)據(jù)資料帶走，由此就形成會(huì)計(jì)資料收集不全的問(wèn)題。

（5）單位由于對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的不重視，將一些缺乏該工作能力的人安排到這個(gè)檔案管理的崗位，導(dǎo)致該崗位的工作人員素質(zhì)參差不齊，他們?nèi)狈n案管理專業(yè)知識(shí)，無(wú)法有效完成會(huì)計(jì)檔案管理所涉及的工作，如計(jì)算機(jī)操作能力較低，無(wú)法快速有效地將檔案資料輸入到計(jì)算機(jī)并保存，如果出現(xiàn)操作上的失誤將可能造成數(shù)據(jù)丟失而產(chǎn)生不良影響。

2 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理方法

針對(duì)當(dāng)前新形勢(shì)下的會(huì)計(jì)檔案管理出現(xiàn)的一些問(wèn)題，提出以下一些解決辦法：

（1）無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)干部還是相關(guān)工作人員都需要提高思想認(rèn)識(shí)，并且要積極進(jìn)行思想宣傳，更加重視會(huì)計(jì)檔案管理工作。會(huì)計(jì)檔案管理工作無(wú)論是在哪個(gè)單位里都已經(jīng)越來(lái)越凸顯其重要性，所以單位管理者與工作人員應(yīng)對(duì)此引起充分重視，并將會(huì)計(jì)檔案管理工作提升到常規(guī)工作上來(lái)，利用現(xiàn)代管理手段發(fā)展推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理工作。會(huì)計(jì)檔案管理工作從頭到尾關(guān)系到單位每一個(gè)人，與每一個(gè)人的切身利益相關(guān)，所以提高單位領(lǐng)導(dǎo)和各位工作人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)有利于會(huì)計(jì)檔案管理工作快速發(fā)展。

（2）需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作制度進(jìn)行健全與完善。2015年12月，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定了各個(gè)單位需要對(duì)其會(huì)計(jì)檔案管理工作制度進(jìn)行建立與完善，并且該制度內(nèi)容包括收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀檔案資料，同時(shí)可以利用有效的安全防護(hù)技術(shù)和措施來(lái)保證會(huì)計(jì)檔案資料為真實(shí)、完整、可用、安全的。

（3）需要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視，增加對(duì)該方面的投入以提高專業(yè)型人才的質(zhì)量與數(shù)量。首先，需要將會(huì)計(jì)檔案管理包含在財(cái)政預(yù)算之中，以提高會(huì)計(jì)檔案管理在單位所有工作的重要性，并且將這項(xiàng)工作長(zhǎng)期保持。然后，會(huì)計(jì)檔案管理者與相關(guān)工作人員應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，掌握現(xiàn)代先進(jìn)的管理方式以提升自身的管理能力，努力將自己打造成為會(huì)計(jì)檔案管理方面的專業(yè)人士。最后，會(huì)計(jì)檔案管理工作將一直向數(shù)字化、信息化方向接近，所以計(jì)檔案管理人員需要提升計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的能力。

（4）會(huì)計(jì)檔案材料也不局限于歸檔，而可以通過(guò)它獲得它所帶來(lái)的合法信息價(jià)值，科學(xué)合理的使用會(huì)計(jì)檔案資料可以給單位額外的收入。這一轉(zhuǎn)變給會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，它突破了傳統(tǒng)檔案管理方式，獲得了更新的會(huì)計(jì)檔案管理理念。通過(guò)理念的改變可以大大提高會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的工作積極性，同時(shí)對(duì)他們的工作要求也相應(yīng)的提高。獲取新思想，摒棄舊思想，才能找到新出路。事物是在一直在不斷發(fā)展的，所以要將發(fā)展的觀點(diǎn)應(yīng)用到會(huì)計(jì)檔案管理工作中，通過(guò)發(fā)現(xiàn)自身管理與實(shí)際工作的不同及時(shí)調(diào)整方法與思路，這樣才能進(jìn)步。

（5）在將會(huì)計(jì)檔案管理工作與數(shù)字化信息化結(jié)合的時(shí)候，由于檔案資料在網(wǎng)絡(luò)這一媒介下極易泄露、盜用或篡改，所以在兩者相結(jié)合時(shí)需要規(guī)范化，可以培養(yǎng)會(huì)計(jì)檔案管理員及工作人員的保密意識(shí)。必要時(shí)可以采取實(shí)名認(rèn)證制度，使少數(shù)人擁有對(duì)網(wǎng)絡(luò)資料上傳、下載、傳輸?shù)葯?quán)限。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，會(huì)計(jì)檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題主要包括會(huì)計(jì)檔案管理人與相關(guān)工作人員缺乏主管能動(dòng)性而造成會(huì)計(jì)檔案管理工作在單位工作中的重視程度不高；會(huì)計(jì)檔案管理專業(yè)型人才儲(chǔ)備嚴(yán)重不足的現(xiàn)狀與會(huì)計(jì)檔案管理復(fù)雜、量大等特點(diǎn)相矛盾；傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)新形勢(shì)下的會(huì)計(jì)檔案管理，需要快速向數(shù)字化信息化方向結(jié)合；檔案資料整理的枯燥易使相關(guān)工作人員疲倦且失去工作積極性，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理出現(xiàn)嚴(yán)重的問(wèn)題；單位主體對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠重視，將沒(méi)有會(huì)計(jì)檔案管理工作能力的人擔(dān)任該職位，將會(huì)抑制會(huì)計(jì)檔案管理方面的發(fā)展。總結(jié)以上問(wèn)題提出了相應(yīng)的措施，將可以提升會(huì)計(jì)檔案管理在單位工作中的重要性，有利于其在新形勢(shì)下的發(fā)展。

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