人事檔案管理工作中的常見問題與對策分析

張艷珍

摘 要：人事檔案是記錄人力資源信息的憑證，更是單位選拔人才的依據。對國家而言，人才是一個國家、一個地方發展的核心競爭力，所以黨和國家要對人事檔案進行科學管理。對個人而言，加強對人事檔案的管理，完善人力資源，才能優化人才結構，讓每個人找到適合自己的位置，更是充分發揮人力資源的必經之路。本文將結合單位檔案管理工作，通過分析基層人事檔案管理的現狀，探討在互聯網+環境下存在的問題，進而提出加強基層人事檔案管理工作的對策。

關鍵詞：基層；人事檔案管理；現狀；問題；對策

隨著互聯網信息化的發展，人事檔案管理的信息化已迫在眉睫。當前正值我國基層事業單位的人事檔案管理全面改革中，為此人力資源社會保障局也為人事檔案管理工作做出了一系列改革，并取得了初步的成效，但其中也不乏存在一些管理上的問題，為了促使基層人事檔案管理工作落到實處，必須解決目前管理模式中的問題，并加以總結分析，優化創新，最終使其邁入信息化、科學化的道路。

1 基層單位人事檔案管理現狀

根據國家規定，人事檔案要集中統一和分級管理。所以，現在在編的事業單位人員的人事檔案統一存放在人力資源與社會保障局的人社部門進行專業管理。在檔案管理中作中，人事部門會安排各個單位的檔案管理員到人社局根據要求整理本單位人事檔案并對相關材料進行裝訂，做到對單位人事檔案的了如指掌，在發生變動時及時做好材料的移交工作，做到人走檔案轉。

2 基層單位人事檔案管理存在的問題

1）缺少專業的管理人才。對于基層事業單位的檔案管理來說，工作人員多是兼職，沒有專業人員，這樣的話，首當其沖的問題就是工作人員對于檔案管理工作不重視，平時工作監管力度不到位。在日常工作中，有個別工作人員缺乏團隊意識，只在乎一己之利，缺少工作的責任意識以及對檔案管理工作的熱情，工作效能感不強。由于每天所做的工作都是機械性重復，很容易掉以輕心，只是形式的保存管理，未對信息進行核實查對。其次，沒有固定專門的檔案管理員，隨著人員的調動，管理人員也是頻繁更換，新老員工工作對接時，對工作交代得不夠認真，導致新員工對基本工作細則不明確，進而導致對檔案管理工作缺乏責任心。

2）基礎設施落后。基層單位檔案管理的硬件設施落后成為其緊跟信息化時代的薄弱環節。很多單位沒有設立專門的檔案室，只是堆放在空閑的辦公室或者辦公室的角落。即使設有檔案室也是空間狹小，隨意擺放，導致紙質檔案受潮、蟲蛀等等，給檔案整理帶來極大不便。更不用說檔案信息化的一系列硬件設施，比如電腦、掃描儀等。

3）檔案管理沒有明確的規章制度，缺乏統一的管理規則。正所謂沒有規矩不成方圓，沒有統一制度便沒有行事標準。當前我國只有一線經濟發展較為發達的城市建立了人事檔案管理系統一一數據庫，借助互聯網高科技的設備給傳統繁雜的檔案管理工作帶來了巨大的便利，但對于經濟較為落后的地區來說，建立電子數據庫還需要時間，落后地區的網絡更新速度較慢，硬件設備與軟件設備不能進行有效的碰撞，加之檔案管理人員的計算機應用水平較低，人事檔案管理工作嚴重缺乏統一規范的標準，無法形成科學有效的信息化數字管理系統。

4）查閱不便。眾所周知，人事檔案事關每個人，它記錄了每個人求學、工作等人生重大事件，包括獎項的獲得、錯誤的處理甚至家庭人員等相關情況，既涉及個人隱私也包括家庭隱私，所以需要高度保密，屬于國家機密，任何人不得外傳泄露。所以在有關檔案的日常工作中，需要查閱檔案時必須嚴格遵守規章制度，需持審批手續才可查當。對于個人而言，需要協調好單位與人事部門得關系，向人事部門提供全套審批手續便可查找自己檔案。如果遇到大范圍查檔，比如所有單位的同時查檔，就會需要大量人力、時間、精力而且難免出現問題。

3 基層單位人事檔案管理存在問題的對策

1）根據單位實際情況，完善基礎設施。首先，增加檔案管理資金，在自己條件允許范圍內完善檔案管理的硬件設施，比如設備齊全的檔案室，尤其是在互聯網+的環境下，電腦、完善的存檔系統、搜索系統等等，既要設備齊全，又要專業配置，并且定期檢驗、更新系統，以確保檔案管理的正常運轉。在紙質檔案存放的庫房定期整理、防潮、除蟲等確保檔案的完好無誤，對于一些年代久遠的、字跡模糊的檔案及時掃描，存下電子檔。其次，要科學配置管理系統庫房，例如：庫房、檔案閱覽室、工作人員辦公室要各占一室，確保檔案管理與服務工作能夠按照科學的流程開展，同時要不斷適當地增加資金的投入。最后，由于檔案管理更多的是人工操作，又具有保密性與專業性，決定了從事該工作的人員需要很高的思想素質、道德水平和認真負責的工作態度。

2）擴大宣傳，增加工作人員歸檔意識。通過大家日常接觸的媒介，比如網絡、電視、廣播、微信、授課等多樣化的形式向工作人員宣講檔案管理知識，讓公眾了解人事檔案的重要性、內容等等，比如有些大學畢業生不知檔案不經個人手中，便自己攜帶、存放個人檔案。人事檔案與每個人都息息相關，是一個人參與正常社會生活的有效印記，更是維護個人利益的法律憑證。只有讓大家都知道了人事檔案的重要性，了解檔案存放、管理等基本知識，才會積極配合檔案管理工作，進而提升大家主動歸檔的自覺性。

3）建立健全的檔案管理制度以及補充制度。人事檔案管理是非常瑣碎與繁瑣的，除了正常歸檔，還包括收集與補充，而且收集與補充也是日常性工作，需要建立健全的檔案收集與補充制度。首先，要明確歸檔范圍、時間和要求，做好日常歸檔工作，對每一位員工的檔案做到底數清楚。其次，在掌握基礎信息之后，第一時間向相關部門查證，認真整理，仔細鑒別，做到取之有據。針對個別情況可以上門催要，一旦收集好資料，不拖延、不隨便堆放、不轉借他人，最后，主動移交檔案室。

4）積極推進檔案信息化建設。通過構建檔案管理信息化平臺，對電子檔案實施高效管理。電子檔案具有與生俱來的存儲方便、檢索速度快的優勢，尤其是檔案傳輸和共享功能極大提升了基層事業單位檔案管理效率，保障基層單位檔案信息管理水平的提高。基層單位應在軟件開發檔案管理系統平臺，完善信息化管理系統的各種功能模塊。當前檔案信息管理平臺包含前端、后臺及數據庫三個組成部分，其中，前端是管理人員操作界面，這一界面應與基層單位網站設計理念相一致，將各種檔案類別及管理功能分門別類的設置在平臺前端；后臺作為基層單位檔案管理信息化平臺的數據處理部分，在建設過程中需加強對后臺邏輯運算的優化，從而有效提升平臺響應速度，提高檔案管理人員工作效率。

4 結語

隨著改革的深入與時代的變化發展，人事檔案體制改革已勢在必行。通過建立健全的檔案管理制度，把人事檔案管理工作逐步規范化、標準化、科學化。但是對于基層單位人事檔案管理的實際工作仍然存在著諸多從基礎設施、人員意識到缺乏專業人才等問題，這就對我們基層檔案管理員提出了更高要求，必須不斷學習檔案管理專業知識，及時更新管理觀念，積極創新人事檔案管理工作，在互聯網+的大背景下，緊跟時代發展，結合自己工作單位實際，積極推進檔案管理信息化。

參考文獻

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