人事檔案管理工作中的常見問題與對策分析

張艷珍

摘 要：人事檔案是記錄人力資源信息的憑證，更是單位選拔人才的依據(jù)。對國家而言，人才是一個(gè)國家、一個(gè)地方發(fā)展的核心競爭力，所以黨和國家要對人事檔案進(jìn)行科學(xué)管理。對個(gè)人而言，加強(qiáng)對人事檔案的管理，完善人力資源，才能優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，讓每個(gè)人找到適合自己的位置，更是充分發(fā)揮人力資源的必經(jīng)之路。本文將結(jié)合單位檔案管理工作，通過分析基層人事檔案管理的現(xiàn)狀，探討在互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下存在的問題，進(jìn)而提出加強(qiáng)基層人事檔案管理工作的對策。

關(guān)鍵詞：基層；人事檔案管理；現(xiàn)狀；問題；對策

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化的發(fā)展，人事檔案管理的信息化已迫在眉睫。當(dāng)前正值我國基層事業(yè)單位的人事檔案管理全面改革中，為此人力資源社會(huì)保障局也為人事檔案管理工作做出了一系列改革，并取得了初步的成效，但其中也不乏存在一些管理上的問題，為了促使基層人事檔案管理工作落到實(shí)處，必須解決目前管理模式中的問題，并加以總結(jié)分析，優(yōu)化創(chuàng)新，最終使其邁入信息化、科學(xué)化的道路。

1 基層單位人事檔案管理現(xiàn)狀

根據(jù)國家規(guī)定，人事檔案要集中統(tǒng)一和分級管理。所以，現(xiàn)在在編的事業(yè)單位人員的人事檔案統(tǒng)一存放在人力資源與社會(huì)保障局的人社部門進(jìn)行專業(yè)管理。在檔案管理中作中，人事部門會(huì)安排各個(gè)單位的檔案管理員到人社局根據(jù)要求整理本單位人事檔案并對相關(guān)材料進(jìn)行裝訂，做到對單位人事檔案的了如指掌，在發(fā)生變動(dòng)時(shí)及時(shí)做好材料的移交工作，做到人走檔案轉(zhuǎn)。

2 基層單位人事檔案管理存在的問題

1）缺少專業(yè)的管理人才。對于基層事業(yè)單位的檔案管理來說，工作人員多是兼職，沒有專業(yè)人員，這樣的話，首當(dāng)其沖的問題就是工作人員對于檔案管理工作不重視，平時(shí)工作監(jiān)管力度不到位。在日常工作中，有個(gè)別工作人員缺乏團(tuán)隊(duì)意識(shí)，只在乎一己之利，缺少工作的責(zé)任意識(shí)以及對檔案管理工作的熱情，工作效能感不強(qiáng)。由于每天所做的工作都是機(jī)械性重復(fù)，很容易掉以輕心，只是形式的保存管理，未對信息進(jìn)行核實(shí)查對。其次，沒有固定專門的檔案管理員，隨著人員的調(diào)動(dòng)，管理人員也是頻繁更換，新老員工工作對接時(shí)，對工作交代得不夠認(rèn)真，導(dǎo)致新員工對基本工作細(xì)則不明確，進(jìn)而導(dǎo)致對檔案管理工作缺乏責(zé)任心。

2）基礎(chǔ)設(shè)施落后。基層單位檔案管理的硬件設(shè)施落后成為其緊跟信息化時(shí)代的薄弱環(huán)節(jié)。很多單位沒有設(shè)立專門的檔案室，只是堆放在空閑的辦公室或者辦公室的角落。即使設(shè)有檔案室也是空間狹小，隨意擺放，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案受潮、蟲蛀等等，給檔案整理帶來極大不便。更不用說檔案信息化的一系列硬件設(shè)施，比如電腦、掃描儀等。

3）檔案管理沒有明確的規(guī)章制度，缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)則。正所謂沒有規(guī)矩不成方圓，沒有統(tǒng)一制度便沒有行事標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前我國只有一線經(jīng)濟(jì)發(fā)展較為發(fā)達(dá)的城市建立了人事檔案管理系統(tǒng)一一數(shù)據(jù)庫，借助互聯(lián)網(wǎng)高科技的設(shè)備給傳統(tǒng)繁雜的檔案管理工作帶來了巨大的便利，但對于經(jīng)濟(jì)較為落后的地區(qū)來說，建立電子數(shù)據(jù)庫還需要時(shí)間，落后地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)更新速度較慢，硬件設(shè)備與軟件設(shè)備不能進(jìn)行有效的碰撞，加之檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平較低，人事檔案管理工作嚴(yán)重缺乏統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，無法形成科學(xué)有效的信息化數(shù)字管理系統(tǒng)。

4）查閱不便。眾所周知，人事檔案事關(guān)每個(gè)人，它記錄了每個(gè)人求學(xué)、工作等人生重大事件，包括獎(jiǎng)項(xiàng)的獲得、錯(cuò)誤的處理甚至家庭人員等相關(guān)情況，既涉及個(gè)人隱私也包括家庭隱私，所以需要高度保密，屬于國家機(jī)密，任何人不得外傳泄露。所以在有關(guān)檔案的日常工作中，需要查閱檔案時(shí)必須嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，需持審批手續(xù)才可查當(dāng)。對于個(gè)人而言，需要協(xié)調(diào)好單位與人事部門得關(guān)系，向人事部門提供全套審批手續(xù)便可查找自己檔案。如果遇到大范圍查檔，比如所有單位的同時(shí)查檔，就會(huì)需要大量人力、時(shí)間、精力而且難免出現(xiàn)問題。

3 基層單位人事檔案管理存在問題的對策

1）根據(jù)單位實(shí)際情況，完善基礎(chǔ)設(shè)施。首先，增加檔案管理資金，在自己條件允許范圍內(nèi)完善檔案管理的硬件設(shè)施，比如設(shè)備齊全的檔案室，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)+的環(huán)境下，電腦、完善的存檔系統(tǒng)、搜索系統(tǒng)等等，既要設(shè)備齊全，又要專業(yè)配置，并且定期檢驗(yàn)、更新系統(tǒng)，以確保檔案管理的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在紙質(zhì)檔案存放的庫房定期整理、防潮、除蟲等確保檔案的完好無誤，對于一些年代久遠(yuǎn)的、字跡模糊的檔案及時(shí)掃描，存下電子檔。其次，要科學(xué)配置管理系統(tǒng)庫房，例如：庫房、檔案閱覽室、工作人員辦公室要各占一室，確保檔案管理與服務(wù)工作能夠按照科學(xué)的流程開展，同時(shí)要不斷適當(dāng)?shù)卦黾淤Y金的投入。最后，由于檔案管理更多的是人工操作，又具有保密性與專業(yè)性，決定了從事該工作的人員需要很高的思想素質(zhì)、道德水平和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。

2）擴(kuò)大宣傳，增加工作人員歸檔意識(shí)。通過大家日常接觸的媒介，比如網(wǎng)絡(luò)、電視、廣播、微信、授課等多樣化的形式向工作人員宣講檔案管理知識(shí)，讓公眾了解人事檔案的重要性、內(nèi)容等等，比如有些大學(xué)畢業(yè)生不知檔案不經(jīng)個(gè)人手中，便自己攜帶、存放個(gè)人檔案。人事檔案與每個(gè)人都息息相關(guān)，是一個(gè)人參與正常社會(huì)生活的有效印記，更是維護(hù)個(gè)人利益的法律憑證。只有讓大家都知道了人事檔案的重要性，了解檔案存放、管理等基本知識(shí)，才會(huì)積極配合檔案管理工作，進(jìn)而提升大家主動(dòng)歸檔的自覺性。

3）建立健全的檔案管理制度以及補(bǔ)充制度。人事檔案管理是非常瑣碎與繁瑣的，除了正常歸檔，還包括收集與補(bǔ)充，而且收集與補(bǔ)充也是日常性工作，需要建立健全的檔案收集與補(bǔ)充制度。首先，要明確歸檔范圍、時(shí)間和要求，做好日常歸檔工作，對每一位員工的檔案做到底數(shù)清楚。其次，在掌握基礎(chǔ)信息之后，第一時(shí)間向相關(guān)部門查證，認(rèn)真整理，仔細(xì)鑒別，做到取之有據(jù)。針對個(gè)別情況可以上門催要，一旦收集好資料，不拖延、不隨便堆放、不轉(zhuǎn)借他人，最后，主動(dòng)移交檔案室。

4）積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。通過構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)，對電子檔案實(shí)施高效管理。電子檔案具有與生俱來的存儲(chǔ)方便、檢索速度快的優(yōu)勢，尤其是檔案傳輸和共享功能極大提升了基層事業(yè)單位檔案管理效率，保障基層單位檔案信息管理水平的提高。基層單位應(yīng)在軟件開發(fā)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，完善信息化管理系統(tǒng)的各種功能模塊。當(dāng)前檔案信息管理平臺(tái)包含前端、后臺(tái)及數(shù)據(jù)庫三個(gè)組成部分，其中，前端是管理人員操作界面，這一界面應(yīng)與基層單位網(wǎng)站設(shè)計(jì)理念相一致，將各種檔案類別及管理功能分門別類的設(shè)置在平臺(tái)前端；后臺(tái)作為基層單位檔案管理信息化平臺(tái)的數(shù)據(jù)處理部分，在建設(shè)過程中需加強(qiáng)對后臺(tái)邏輯運(yùn)算的優(yōu)化，從而有效提升平臺(tái)響應(yīng)速度，提高檔案管理人員工作效率。

4 結(jié)語

隨著改革的深入與時(shí)代的變化發(fā)展，人事檔案體制改革已勢在必行。通過建立健全的檔案管理制度，把人事檔案管理工作逐步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。但是對于基層單位人事檔案管理的實(shí)際工作仍然存在著諸多從基礎(chǔ)設(shè)施、人員意識(shí)到缺乏專業(yè)人才等問題，這就對我們基層檔案管理員提出了更高要求，必須不斷學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)，及時(shí)更新管理觀念，積極創(chuàng)新人事檔案管理工作，在互聯(lián)網(wǎng)+的大背景下，緊跟時(shí)代發(fā)展，結(jié)合自己工作單位實(shí)際，積極推進(jìn)檔案管理信息化。

參考文獻(xiàn)

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