企業內部制度建設管理探討

鐘菊平

摘 要：綠水青山就是金山銀山。A企業作為林業公司，把林地綠化、生態保護、經濟發展有機結合，在加快構建綠色產業體系、形成綠色發展方式、打通綠水青山向金山銀山轉化道路上邁出新的步伐，為保證A企業在這條道路上穩步前行，應當尋找內部控制的關注點，以便加強內部控制。在控制環境方面控制制度建設過程中，針對該企業內部控制活動中出現的問題進行分析，不斷地完善內部控制制度，進而實現內部控制的管理目標。

關鍵詞：林業公司;內部控制;制度建設;控制活動

中圖分類號：F23 ? ? 文獻標識碼：A ? ? ?doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2019.22.046

0 引言

本文以A企業為例，根據A企業內部控制的基本現狀，剖析A企業現行的內部控制制度上存在的問題，例如內部控制制度設置不規范、內部控制人員的綜合素質不高，內部風險管理意識缺乏、信息傳遞與溝通不暢、缺乏對內部控制的有效監督等。針對上述存在的問題，本文分別從規范設置內部控制制度、提高內部控制人員的綜合素質，加強內部風險管理意識、加強信息傳遞溝通、加強內部控制的有效監督等四個方面探討如何改進和加強A企業的內部控制制度建設管理。

1 A企業背景介紹

森林資源是林地及其所生長的森林有機體的總稱。以林木資源為主，林地包括喬木林地、疏林地、灌木林地、林中空地、采伐跡地、火燒跡地、苗圃地和國家規劃宜林地。林業公司在我國的生態建設、林木資源供給方面作出了重要的貢獻。A企業是屬于片區總部林業公司，主要經營范圍包括森林資源培育及相關配套產品的開發、利用，林木營造、銷售，林木及林木產品的進出口貿易、園林綠化工程等。A企業上屬總公司是B集團公司，在境外已上市，A企業被B集團公司收購后也并入上市公司管理范圍，B集團公司對下屬子公司實施扁平化管理模式，A企業有相對獨立自主能力。A企業總部設立在某省會城市，并在多個城市設置了分子公司，各子公司分布分散，地處偏遠，跨越多個縣市。部分公司是新收購的林場，重組后成立的新公司;部分公司是按收購林地屬地原則，成立的新公司。公司組織架構情況，總部設立總經辦、IT部、預算管理部、核算管理部、營林技術部、人事行政部、運管部、法務部。分子公司設立經理室、財務室、綜合管理部、生產技術部、資源管理部。

2 A企業在內部控制中存在問題

很多林地在收購過來的同時，沿用了原國有林場的管理制度，保留了原管理人員，導致在管理方式上延續了老國企的不足，具體表現為規章制度等不夠完善，管理較為松散，控制風險能力不強。缺乏內部控制意識和有效的控制活動。控制環境類內部控制制度設計方面存在管理層重視程度不夠、控制制度缺失、指導設計的實務缺乏等問題。

2.1 內部控制制度設置不規范

在分子公司人員配置上，既有原國有林場員工，又有集中從市場上新聘用進來的員工，A企業未建立完整的內控制度體系，沒有營造一個好的控制環境。亟待制定出一套完整的內部控制制度，以便明確控制目標，明晰職責分工，規范操作流程。在內部控制執行過程中，以控制目標為導向，以內控制度為準繩，嚴格執行流程制度，并對結果進行評估。設置日常監督和專項監督機制，明確責任人，增強控制意識和責任心。

2.2 內部控制人員綜合素質不高，內部風險管理意識缺乏

員工在內部控制執行過程中，流于形式，被動的接受公司內部控制規范的約束，缺乏主動風險防控意識。內部控制工作要有效落實，發揮其在企業管理中應有的作用，人的因素是關鍵。內部控制制度由人設計，也是由人來實施。曾經出現過，公司員工私自收取采伐款，并擅自加蓋公章，私吞公款的情況。導致嚴重后果，之后該員工被公司起訴判刑。

2.3 信息傳遞與溝通不暢

A企業信息傳遞與溝通不暢。信息與溝通是企業及時、準確地收集、傳遞與內部控制相關的信息，確保信息在企業內部、企業與外部之間進行有效的溝通，這是實施內部控制的重要條件。公司沒有自己的內部郵箱，及時溝通群等，同時也沒有形成相應的會議制度，員工之間缺乏溝通，對工作計劃沒有合理安排，工作效率低下。很多老林業員不太會用電腦操作，部門與部門之間出具的數據不統一。

2.4 缺乏對內部控制的有效監督

沒有建立獨立的內部審計部門，內部審計職能由財務部兼任，缺乏獨立性和權威性。內部審計人員的職業素質也難以得到保證，因此，對于內部控制執行過程中出現的問題也難以做出合理的判斷。外部、內部監督機制不足，內部控制監督不力。

3 加強A企業內部控制的建議和措施

企業內部控制建設有助于提供企業內部管理水平和風險防范能力，國家也出臺了一系列的指引文件。內部控制目標是合理保證企業經營管理合法合規、資產安全、財務報表及相關信息的完整，提高經營效率和效果，促進企業實現發展戰略。企業建立與實施內部控制要考慮全面性原則，重要性原則、制衡性原則、適用性原則，同時也要兼顧成本效益原則。內部控制規范作為風險及內部控制的綜合性管理文件，是貫徹公司各類專業管理要求，監督管理實施的有效載體，對提高公司的執行力、提升公司的效率、增加公司效益、提高綜合管理水平具有重要的意義。針對A企業以上的問題，該企業管理層牽頭，采取了以下措施。

3.1 規范設置內部控制制度

A企業管理層開始意識到內控的重要性，同時為了迎合境外上市對企業內控要求，將企業所有中層領導一起開會討論，起草，制定一系列的內控制度，推行使用新的內控規范。很快，A企業就設置了一整套適合本公司內部管理用的SOP（Standard Operation Procedure）流程。SOP即標準作業程序，就是將某一事件的標準操作步驟和要求以統一的格式描述出來，用來指導和規范日常的工作。同理SOP流程就是把流程標準化，指導和規范工作流程。制定部門按照管理職能分財務部管理、人事管理、法務管理、行政管理、林業生產等，具體文件名稱也統一編號。涉及人事管理的包括：人事管理制度、崗位績效考核工作實施方案和績效考核評分表、組織架構圖、員工績效方案等;涉及到行政管理的包括：行政管理制度、人員系統維護綱要、設備及網絡管理辦法、采購管理程序、關于各類 運營費用報銷的規定、關于公司運營單據審批程序的規定等;涉及財務管理的包括：A企業權限手冊、付款及費用報銷管理制度、固定資產及低值易耗品管理、固定資產折舊、現金管理制度、銀行賬戶管理、集團內部往來管理、A企業林業會計處理方法、資產盤點管理、月結合賬程序等。涉及法務管理的包括：合同審查規程、合同管理規程、法務工作流程、合同審批流程等;涉及林業管理的包括：造林作業管理程序、采伐作業（檢尺）及銷售管理程序、采伐作業（稱重）及林木銷售管理程序、毛竹林培育技術規程、森林采伐作業及林木銷售管理程序、造林（撫育）作業管理程序、造林作業工序質量標準及驗收付款標準等;涉及資源管理的包括：森林資源管護辦法、森林資源稽核管理程序、林木及林地收購流程等;涉及到貿易管理的包括：木材貿易管理程序、叉車管理制度等。同時將原來的制度作廢，及時啟用新的內控規范制度。至此，A企業基本業務都有章可依，規范流程后，相應提高了工作效率。

3.2 提高內部控制人員的綜合素質，加強內部風險管理意識

在推行了一整套內部控制管理流程后，隨后進行了一系列培訓工作，對涉及相關的內部控制人員進行培訓，提高內部控制人員的綜合素質，同時強調風險管理意識。在流程上也加強風險管理控制點，例如：合同管理：為加強內部控制，各下屬公司所有涉及經濟業務合同的審批會簽，必須增加財務負責人簽字，公司公章負責人（總經理）在所有簽字齊全條件下方可蓋章。公章管理：對各子公司公章、財務章、法人章使用作如下規定，公章、財務章、法人章集中由行政部負責人統一管理，各分子公司印章責任人嚴格按照規定的審批權限表管理使用印章，及時做好分類登記，記錄明細每周統一報歸口部門，嚴禁加蓋空白合同、協議、證明和介紹信。

公司的經營活動中與財務報告相關的所有業務環節，包括但不限于：銷貨及收款、采購及付款、成本核算、關聯交易、對外擔保、重大合同、存貨管理、固定資產管理、資金管理、投資與融資管理、人力資源管理、信息系統管理等，都必須有財務人員參與。

3.3 加強信息傳遞溝通

信息溝通是實施內部控制的重要條件。為了加強A企業信息傳遞與溝通的效率和效果，A企業建立了自己內部郵箱系統，財務系統上線ERP，建立工作及時交流群。同時建立相應的周例會、月度會議、季度會議、年度會議制度。提倡緊急事項緊急溝通，溝通的最好方式是直接面談，這樣信息能及時有效的在雙方傳遞，達到溝通的效果。大家能及時溝通，對遇見的問題及時反饋跟進。對業務不熟悉的人，通過培訓，多學習，加強對方的工作勝任能力，如果實在不行，進行相應的崗位調整。常規工作反饋，建議用郵件，涉及跨部門的，多溝通后再發送，并抄送給相關部門，保證不同部門對同一事項對外披露保持口徑一致。

3.4 加強內部控制的有效監督

企業建立與實施內部控制要考慮全面性原則，重要性原則、制衡性原則、適用性原則，同時也要兼顧成本效益原則。當A企業達到一定規模后，建議成立獨立的內部審計部門，避免內部審計部門由財務部兼任，加強獨立性和權威性，保證內部審計人員的職業素質，對于內部控制執行過程中出現的問題做出專業合理的判斷。外部監督機制，該企業因為是境外上市企業，需要提供內控審計報告，也是對內部控制的一種監督，每季度財務負責人和公司負責人上報職業操守報告，在《公司負責人、財務負責人保證書》、《季＼＼年度報告核對清單》等文件上簽字，確保內控有效執行。內部監督機制，定期、不定期的對制定的內控制度執行過程進行檢查，并將檢查量化打分，和績效工資掛鉤，提高大家對制度執行的積極性，同時鞭策內部控制人員主動提高素質，以及風險管理意識的增強。

4 結論

綜上所述，林業企業如果要提供自身的市場競爭力，就必須加強內部控制，內部控制制度的強化對于企業的管理水平和技術水平都有很大的影響，并且有助于企業在激烈的競爭環境中得以更加長遠的發展，樹立起強大的競爭力，為企業之后的長遠發展打下堅實的基礎。所以，尋找內部控制的關注點，在控制環境方面控制制度建設過程中，針對該企業內部控制活動中出現的問題進行分析，結合企業自身發展實際情況，不斷地完善內部控制制度。提供企業綜合實力，促使林業企業在加快構建綠色產業體系、形成綠色發展方式、打通綠水青山向金山銀山轉化道路上邁出新的步伐中越走越遠。

參考文獻

[1]范菁竹.企業內部控制設計及執行的幾點思考[J].企業管理，2019，9（2）.

[2]周宗震.規模以上中小企業控制環境類內部控制制度設計研究——以A公司為例[D].蘇州：蘇州大學，2014.

[3]崔金梁.大慶聯通內部控制制度設計與實施[D].長春：吉林大學，2010.

[4]李蕓達，劉社兵.民營企業內部控制現狀、問題及完善對策——以常州民營企業為例[J].江蘇技術師范學院學報，2013，19（05）.