新時代下的檔案管理工作實踐

李嘉慧

摘 要：本文通過對傳統檔案管理的不足之處進行了分析，同時闡述了新時代下的檔案管理建設當前的現狀，針對檔案管理中的保存方式不統一、管理制度需改進、安全管理不完善、管理人員素質低等情況著重論述了檔案管理建設的解決新思路，從做好檔案資料的存儲和電子記錄管理，加強檔案資料的歸檔工作，穩定維護檔案管理工作人員隊伍，增強檔案工作人員的素質，實現重點的信息和資料的資源共享，確保相關人員得到應有的安全保障培訓，保證信息化建設相關設備到位和設施齊全等方面入手，將檔案信息與人類社會結合在一起，盡可能實現檔案資料的最大作用，為人類的未來發展帶來好處，實現檔案管理工作不斷向前發展。

關鍵詞：新時代；檔案管理；實踐

在新時代下，檔案管理已經從傳統的紙質管理向現代電子檔案管理發展。目前的電子檔案數據開始進入到每個行業和工作空間，逐步成為公司發展的主要影響要素。檔案是以制成材料為載體的，其形式是多種多樣的。目前在檔案管理中，常用的載體材料主要有收集龜骨、巖石、紙介質、刻板、錄像等；記錄的方式主要有雕刻、書寫、拍攝等。檔案的形式隨著社會信息處理技術的發展，在不斷地發展變化。當今社會，采用光盤和磁盤等材料作為檔案資料載體的例子也日益增多。

1 傳統檔案的不足

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動產生的對世界和自然有影響的歷史記錄。傳統的檔案管理是指貫穿文檔從頭到尾的生命周期，它存在于檔案的所有領域，包括創建數據檢查、檔案資料分類、檔案資料存儲、管理設備采購、存儲庫房建造、檔案資料維護、工作人員培訓等方面。做好傳統檔案管理，對提高管理效率、縮短工作時間具有重要作用。然而，在信息時代快速增長的形式下，目前傳統的檔案信息管理模式已不再能夠有效進行檔案材料的集中管理。

2 檔案管理的現狀

檔案收集工作是一項非常重要的工作，檔案收集的不完整，就會影響整個檔案工作，檔案就會失去它的利用價值。因此收集工作是整個檔案工作的關鍵。現代企業辦公形式的進行對信息存儲有著非常重要的影響。值得注意的是，它主要是指存儲在計算機主體和通信線路中的文件。這種方法與保存紙質文件的方法不同。這一變化表明，建設中的數據文件管理將面臨更多的磁盤讀取文件。

2.1 保存方式不統一

由于技術和工具的普及，工作中形成的資料日益增多，加上聲像檔案信息具有存儲量大，體積小，便于復制和轉換的特性，使得聲像信息攜帶方便。但這些資料大多保存在作者個人手中，沒有形成公有資源去保存利用。其實，很多人是為一時之用，保存、歸檔的意識并不強烈，很容易誤刪或者時間久遠導致文件損壞。

2.2 管理制度仍需改進

由于檔案管理的各項規章制度不完善，即使存在規章制度而執行程度不足，各種檔案資料還沒有足夠的吸引力那樣引起人們的重視。平時日常工作中檔案資料繁多，而收集歸檔卻很少，許多珍貴的資料沒有得到相應的保存，出現聲像檔案的嚴重缺失，導致日后的工作利用變得繁瑣。

2.3 安全管理不完善

走訪很多檔案管理機構，這些機構的檔案資料在安全管理方面存在著或多或少的不足，甚至有些機構連保證檔案完整保存的條件都不具備。要達到聲像檔案的安全管理，必須具備相應裝具和環境條件。

2.4 管理人員素質低

當今的時代，檔案管理建設缺乏高水平管理人員。很多檔案管理人員的檔案資料保存意識淡漠，資料收集歸檔能力低下，導致很多資料在保存后不具備能夠及時查看的能力，這給檔案資料的再利用帶來了很大的困難。

3 檔案管理的新思路

3.1 檔案管理的數據化

做好檔案資料的存儲和電子記錄管理，尤其對于新檔案資料更加做好保存。同時，保證員工在查閱當前檔案資料時，能夠要得到相對應的電子資料，這樣可以保護原始數據。

3.2 檔案管理的歸檔

加強檔案資料的歸檔工作，增強檔案資料的管理能力。按照檔案資料管理的有關要求，載文件和照片進行轉換和記錄。加強對檔案資料的收集，確保在檔案資料被檢查時能夠找到對應的記錄和存儲。積極開展檔案資料的獲取和使用相關技術對檔案資料進行及時處理。每一個檔案資料都是社會活動的歷史記錄和具有真實價值，所以所有檔案資料都是極其珍貴的。

3.3 檔案管理的人員培養

從檔案管理工作人員隊伍的穩定維護到增強檔案工作人員的素質，這就要求做到以人為本。為了保證檔案系統的現代化管理，就需要檔案管理工作人員了解軟件開發和增加相關專業知識的存儲，提高檔案管理工作人員的業務能力。引進適當的競爭機制，創造合適的崗位，充分調動檔案管理工作人員的積極性和主動性，努力鍛煉自身的業務素質。

3.4 檔案管理的資源共享

無論是現代檔案管理，還是傳統檔案管理，資源共享都是檔案管理工作中必須發展的重點。檔案館應組織有關部門實現重點的信息和資料的資源共享。隨著目前科學技術的飛速發展，資源共享已成為網絡和信息時代的永恒話題。

3.5 檔案管理的安全保障培訓

檔案管理機構務必保證組織妥善管理檔案，確保相關人員得到應有的安全保障培訓。對于重要的檔案資料，及時進行電子文檔的備份，開展檔案管理信息化建設。同時，檔案管理機構要保證信息化建設相關設備到位和設施齊全。

4 結束語

檔案是的對世界和自然有影響的歷史記錄，檔案管理工作是一項非常重要的工作。然而，由于檔案保存方式不統一、保存方式不統一、管理制度需改進、安全管理不完善、管理人員素質低等原因，很多檔案資料沒有得到及時有效的保存。因此，要做好檔案資料的存儲和電子記錄管理，加強檔案資料的歸檔工作，穩定維護檔案管理工作人員隊伍，增強檔案工作人員的素質，實現重點的信息和資料的資源共享，確保相關人員得到應有的安全保障培訓，保證信息化建設相關設備到位和設施齊全。總之，檔案管理建設能夠更好地將檔案信息與人類社會結合在一起，盡可能實現檔案資料的最大作用，為人類的未來發展帶來好處，實現檔案管理工作不斷向前發展。

參考文獻

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