提升事業單位人事檔案管理水平的建議

王建武

摘 要：人事檔案管理是在組織活動和發展過程中所形成的，能對人才各方面優劣勢進行反映的相關工作。對事業單位而言，通過人事檔案管理，可以準確掌握相關人員的德行和能力，進而為人才選拔、任免提供重要的依據。雖然諸多事業單位已經開始意識到了人事檔案管理的重要性，但是當下的人事檔案管理依然存在很多的不足之處。因此，本文主要就人事檔案管理工作存在的問題及提升事業單位人事檔案管理的建議做出分析，希望能夠有效避免人事檔案管理中的常見問題，促使事業單位能夠不斷適應時代發展的需要。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；水平；提升；建議

1 加強事業單位人事檔案管理的必要性分析

事業單位中個人參加社會活動、參加工作經歷的重要履歷憑證就是人事檔案，是記錄個人履歷的重要憑證。人事檔案是國家法律規定的記錄行為與檔案，具有較高的社會價值及參考意義。檔案管理工作在事業單位內具有多元化的特點，人事檔案管理內容更是多樣化，如：對員工資歷的記載、身份的記錄、工作表現的記錄等，是人事活動、行為等基本情況的真實記錄，影響員工的薪資待遇、福利待遇、社會保證、組織關系等。由此可見，科學合理的進行事業單位人事檔案管理有助于提升單位行政管理的高效性，促進員工工作的積極性，為事業單位的發展有推波助瀾的作用。

2 事業單位人事檔案管理工作存在的不足之處

2.1 人事檔案管理體系不健全

意識決定行為，我國事業單位在人事檔案管理方面的種種問題，根源就在于缺乏對人事檔案管理工作的重視，導致管理體系存在諸多漏洞，進而影響到檔案的應用效率。但凡涉及到人員崗位調配，一般是由單位領導使用個人檔案查看具體人員信息資料，部分檔案所記載的信息往往是員工過去的情況，現階段內容還沒有更新，員工最近一段時期的工作水平是提升了，亦或是下降了，這些是無法知曉的。一旦領導依據錯誤的信息資料調整工作崗位，便無法達到人盡其用的效果，不僅造成工作效率低下，也不利于事業單位的持續發展。

2.2 人事檔案管理制度不完善

由體系根源引發的弊病能夠對制度產生巨大影響，制度在規范生產建設方面有著不可磨滅的作用。在檔案管理方面，事業單位仍然以傳統的管理模式為主，這種管理缺乏對重點內容的強調，并且力度小、落實難。管理人員忽視了建檔的合理化標準，致使人事信息具有獨立性特點，相關部門不能針對信息進行人員調配，從而影響到整體工作效率。

2.3 人事檔案管理手段不科學

現階段我國部分事業單位還沒有脫離傳統管理觀念，紙質文檔依然是檔案管理工作的重要形式。管理人員將單位員工的個人資料一一記錄后進行歸檔，人工操作的誤差概率大，很難確保信息資料是完整的。同時，筆錄速度也很難符合具體要求，人事管理效率難以保證。另一方面，檔案管理工作并沒有引起單位領導的高度重視，相關設備設施極度匱乏，加之新形勢下人事檔案管理的工作量與日俱增，對卷宗、文件的整理保管都有著一定的影響。

2.4 管理人員專業素質有待提升

忽視檔案管理工作的一個重要體現，就是人事檔案管理人員專業素質與實際標準有著不小的距離。事業單位的人員結構不合理，資歷老、年齡大的員工干部偏多，一部分員工的業務能力有限，缺乏學習意識和相關培訓經歷，只是依靠傳統手段進行日常管理工作，不能保證較強的工作效率。一方面人事檔案管理隊伍缺乏專業性建設，另一方面相關體系制度不夠健全，員工信息漏記少記現象十分常見，影響到工作崗位的分配效率，在人才合理使用方面存在著較大缺陷。由此可見，提升人事檔案管理水平并非一朝一夕之事，需要在考慮周全的前提下采取有針對性的整治、防范、強化措施，才能徹底發揮人事檔案管理職能，為事業單位謀求效益。

3 提升事業單位人事檔案管理水平的提升途徑

3.1 加強人事檔案保存管理

如今，我國信息化技術的不斷發展，人事檔案保存管理與信息化技術發展相融合。信息化技術的發展，使得我國社會信息得以更好的保存，如：電子檔案、電子文檔等形式。因此，加強人事檔案保存管理，可以將人事檔案制成電子檔，使其利用文檔形式進行保存，隨后進行U盤儲存，以此利于人事檔案管理。

3.2 豐富人事檔案材料內容

為使事業單位及其人才雙方有更好的了解，豐富人事檔案材料內容乃是根本。要使人事檔案資料豐富，必須提高事業單位對人事檔案的重視程度。設專人分管人事檔案，對人事檔案進行整理和補充，從而事業單位在進行人才選拔的過程中提高效率。

3.3 減少人檔分離的情況

人檔分離情況出現的原因，乃是事業單位人事管理制度水平不高。因此，為減少人檔分離的情況，提高事業單位人事管理水平乃是關鍵。使檔案管理人員在進行人事檔案整理時更加仔細的進行分類保存，并記錄好所需資料，最后再進行嚴格的審查。以此避免人檔分離的情況。

3.4 完善人事檔案管理制度

人事檔案管理工作為事業單位選拔人才提供便利，如若人事檔案管理不合理，出現分散等情況，則會使得在選拔過程中不僅不會出現便利，還會給選拔工作帶來不便。為解決人才流動多造成的人事檔案管理不全面等問題，完善人事管理制度刻不容緩。為此，人事檔案管理制度改革必須立即執行，使得在人事管理制度中，不會出現檔案遺失，檔案不全和檔案材料分散等問題，從而提高事業單位工作效率。

4 結語

綜上所述，人事檔案管理具有極強的系統性與復雜性，需要工作人員保持嚴謹、細致、負責的態度按照組織內部人事檔案管理規章制度開展工作。只有這樣方能做好人事檔案管理工作，充分發揮出人事檔案的作用，更好地為員工、為單位、為社會提供高效、便捷、優質的檔案服務。

參考文獻

[1]魏艷明.提升事業單位人事檔案管理水平的幾點建議[J].中外企業家，2017（14）：245.

[2]趙瑞榮.提升事業單位人事檔案管理水平的建議[J].人力資源管理，2017（03）：190-191.

[3]趙婧.淺談事業單位人事檔案管理水平的提升[J].管理觀察，2016（31）：62-63+66.

[4]鄭安申.淺析事業單位人事檔案管理的效能提升方法[J].辦公室業務，2016（16）：145.