大數據時代高校檔案管理的創新路徑

陳霖　蔣國華

摘 要 大數據時代為高校檔案管理工作帶來發展機遇，檔案管理創新發展過程中，遇到很多問題，需要進一步在實踐中探索有效措施解決問題。大數據時代下，高校應重視檔案管理的作用，提高管理工作者的專業能力，促進檔案管理的順利發展。

關鍵詞 大數據時代 高校檔案管理 創新路徑

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2019.06.086

Innovative Path of Archives Management in Colleges

and Universities in the Age of Big Data

CHEN Lin[1]， JIANG Guohua[2]

（[1] College of Post and Telecommunication of Wuhan Institute of Technology， Wuhan， Hubei 430073；

[2] Wuchang University of Technology， Wuhan， Hubei 430223）

Abstract The era of big data brings opportunities for the development of archives management in colleges and universities. In the process of innovation and development of archives management， there are many problems that need to be solved by further exploring effective measures in practice. In the era of big data， colleges and universities should attach importance to the role of archives management， improve the professional ability of managers， and promote the smooth development of archives management.

Keywords the era of big data； college archives management； innovative path

高校傳統的檔案管理模式，已經無法滿足大數據時代下膨脹的檔案數據需求，影響了檔案管理的效果。因此，高校應該積極與大數據技術有效融合，探討創新發展路徑，發揮大數據的信息處理優勢，提高檔案管理服務質量。

1 大數據時代高校檔案管理工作的定義及特征

1.1 大數據時代高校檔案管理工作的定義

大數據的具體定義比較抽象，屬于一種數據處理方式，指代項目數額內容較大，無法用精確數字進行準確定位。大數據是一種全新的處理模式，為社會發展提供了非常重要的發展動力，目前高校檔案管理也借助大數據優勢，不斷強化發展模式。通過大數據技術對數據進行優化，能夠使得信息資訊更加多樣化，對于數據的處理方式也更加準確，具有更多自身優勢。大數據時代能夠為高校及社會各個企業帶來更多發展機遇，能夠處理所有數據且準確度高，因此高校在檔案管理中應積極改革，有效利用大數據先進技術，綜合提升檔案管理工作質量。

1.2 大數據時代高校檔案管理工作的特征

（1）高校檔案數量增多。隨著教育事業順利發展，我國高校檔案數量逐漸上升，為高校檔案管理工作人員帶來壓力。隨著社會形勢變化，人們對教育需求的提高，高校人才培養內容逐漸豐富化，各種教學活動、課程案例、實驗研究等都需要整理，高校應積極做好相關資料的歸檔工作。此外，為了改善傳統紙質的文檔存儲形式，需要利用相關技術設備，提高檔案管理工作效率，不斷完善紙質檔案信息化進程，推動高校檔案管理的有效發展。

（2）高校檔案種類繁復。我國高校學術性人才數量不斷增加，輸出的檔案數量比較就會比較繁復，這也是高校高階知識分子集聚的特征表現。社會科技發展帶動著教育內容的全速發展，高校的學術性內容增加趨勢顯著，促使檔案種類不斷增多。隨著大數據時代的到來，高校檔案形式也在創新中發展，不只局限于文字形式，還有音頻、視頻、圖片等多樣化的內容，進而增加了高校檔案種類。

（3）高校檔案處理速度要求高。隨著社會對人才需求的要求不斷提升，高校檔案的使用率也在提高，這就要求檔案管理人員對檔案的處理速度不斷提高，進而提高檔案管理的工作效率。高校檔案數量及內容不斷豐富，為檔案管理帶來了一定的難度和壓力，用戶需要及時反饋檔案的使用情況，才能更準確地處理檔案信息。

2 大數據時代高校檔案管理的現狀及面臨的挑戰

2.1 大數據時代高校檔案管理的現狀

（1）投入資金不足。大數據技術為高校檔案管理帶來機遇，高校需要投入更多的時間和精力去學習新的技術，才能滿足人們對檔案管理服務的需求。雖然高校已經逐漸關注大數據技術在檔案管理中發揮的作用，但高校投入的資金、物力依然不夠，影響了大數據技術的開發利用，無法促進檔案管理的創新性發展。

（2）宣傳力度不夠。隨著高校檔案使用率逐漸上升，檔案管理工作也受到高校重視，并不斷改善檔案管理方法。目前高校檔案管理依然沿用傳統模式，對于大數據信息技術的運用不夠徹底，無法實現檔案管理的信息化高效發展。高校檔案管理工作，對于大數據時代技術的應用宣傳力度不夠，管理工作者現代化管理水平不足，檔案整理的知識也比較欠缺，影響了高校檔案管理的創新發展。[1]

（3）忽視了鑒定環節和編研環節。高校檔案數量逐年增長，整理的資料室非常龐雜的，每年都需要歸檔、存檔，長期以往增加了檔案室的壓力。高校在進行檔案存檔時，應該進行有效鑒定，深入探討一下檔案中的內容，保證資料都是值得記錄的。檔案管理缺乏鑒定環節的考慮，往往使得檔案中內容繁雜，應該對檔案的價值進行評估，進而將有用的信息存入檔案館，并將其余的部分不再利用，能夠提升檔案利用率。此外，高校檔案管理工作，重點以整理檔案信息內容為主，很少關注檔案的編輯和研究。這樣一來，雖然在檔案整理上耗時過多，卻無法提升檔案管理工作效率，忽視了編輯和研究環節，無法促進檔案管理方式的有效創新。

（4）缺乏專業人才。高校檔案管理結合大數據技術快速發展，在這個變革過程中急需專業人才，為高校創造良好的檔案管理發展環境。檔案管理本身就是比較復雜的工作內容，需要管理者具備更專業的素質，擁有比較耐心的性格，能夠去更好地管理和處理信息。目前高校檔案管理工作者，自身專業素養不高，很難完成工作的更高需求，需要受到高校的重視。[2]

2.2 大數據時代高校檔案管理面臨的挑戰

（1）大數據對檔案收集的挑戰。傳統的數據處理環境下，很多歷史數據的保存，都需要人為鑒定確定保存價值，再對資料進行整理歸檔。傳統的檔案管理中，檔案的收集、鑒定和整理都非常重要，能夠清晰地進行檔案管理，提高了檔案的利用率。而隨著大數據技術發展，高校檔案的形式多樣化，使得檔案數量和樣式均激增，傳統檔案的收集方法已經無法滿足工作需求，面對海量的數據，檔案管理工作具有更大的壓力。大數據時代為檔案資源帶來更豐富的信息，管理工作者如何有效收集檔案，并提升檔案的保存價值，還需更進一步地思考。

（2）大數據對檔案保管的挑戰。高校檔案中的內容多樣，傳統的管理模式下，通常以紙質材料居多，光盤為主要的電子檔記錄形式，其中包括音頻或視頻材料。大數據時代豐富了檔案的存儲形式，檔案的電子存檔中通常以DVD為主，拓展了原本的存儲容量，檔案存放內容包括圖像、文本、影響、多媒體鏈接、聲音等等。大數據時代檔案數據的體現形式，隨著大數據時代發展逐漸豐富化，且多以非結構化數據或半結構化數據為主。但是現有的數據多以結構化進行存儲，這與大數據處理方式有所沖突，因此高校如何選擇更有效的存檔方式，已經成為重大難題。此外，大數據環境下進行數據處理，很容易出現數據損壞、丟失或泄露的情況，數據安全受到威脅。

（3）大數據對檔案利用的挑戰。高校檔案管理工作，隨著大數據時代的影響，發生著更大的變革。高校檔案內容逐漸多元化，隨著社會發展，人們的認知和生活不斷豐富，對于檔案信息的價值具有更高要求。高校檔案的使用者也逐漸多元化，人們對于檔案需求較大，不僅學校內部人員是檔案的使用者，外來的潛在用戶也在增多，拓展了高校檔案的服務范圍。大數據時代信息技術條件，使得人們對檔案的提取利用更加便捷化，檔案的管理應該更加自主化，以滿足更多人對檔案資料使用的需求。高校檔案的利用需求不斷提高，需要滿足個性化、多元化、時效性發展需求，這就需要高校檔案管理工作能夠滿足更多需求。但目前高校檔案管理中，對檔案的有效利用服務整體服務質量不高，管理服務的方式單一、傳統，利用檔案主要以復制或實地查閱為主，且在非工作日時間很難滿足用戶使用需求。

3 大數據時代高校檔案管理的創新路徑

3.1 利用信息化技術，實現檔案信息共享

高校檔案管理工作，需要積極利用信息化技術，提高工作效率，進而實現檔案信息的有效共享。高校檔案管理通過對數據進行分析，改善傳統的檔案管理模式，使得高校檔案可視化發展，發揮大數據信息處理的更大作用。大數據時代下，高校檔案管理通過合理運用信息化技術，能夠實現檔案信息的快速收集，實現信息的歸檔和共享，方便學生更好的使用。高校將入校的學生建立好專屬的檔案，將有價值的資料詳細地記錄，可以通過學生檔案清晰地了解其自身發展情況。高校將每一個學生的檔案進行鑒定，確定情況符合實際后，把學生檔案信息放在建立的數據庫中，方便后期提取使用。高校教師可通過大數據平臺，更準確的了解學生的學習、成長情況，進而對教育形式做出有效調整。

3.2 加大對檔案管理重要性的認識

對于高校發展而言檔案管理尤為重要，但相關管理工作者卻沒有足夠重視，需要更進一步強化對檔案管理工作重要性的認識。高校檔案管理在大數據發展中，尋找新的創新發展模式，利用數據信息技術，能夠提高檔案管理服務質量，提升工作效率。高校檔案的收集、整理、歸檔對于學生發展非常重要，應該受到高校的重視，進而促進高校整體管理質量的統一提高。

3.3 開發適合高校檔案管理的大數據分析工具

高校檔案管理中，學生檔案室最重要的資源，已經是檔案管理中的重點任務。高校通常通過學生檔案進一步了解學生的綜合素質，以及學生的學習發展情況，有助于教學實踐的順利發展。高校應該積極結合大數據分析優勢，開發更有效的學生檔案管理工具，能夠為高校提供更準確地學生發展數據資源，引導學生正確、全面地發展。此外，高校還應該重視校企合作，積極引進一些合理的優秀企業，給學生提供實習的機會，才能讓大學生真正地參與到檔案管理當中，提高高校檔案的利用率。

3.4 打造高質量的高校檔案管理隊伍

高校要想有效結合大數據優勢，發揮檔案管理的工作效率，就應該建造一支專業素質更強的管理隊伍。在大數據時代背景下，積極培養高校檔案管理工作人員的信息化素養，提升工作人員檔案數據庫建設能力，為檔案管理的優化發展奠定基礎。高校應定期為檔案管理工作人員，給予更專業的培訓，保證檔案管理者能夠熟練操作計算機，并且能夠完成更專業的檔案信息化管理任務，才能促進高校檔案管理的整體發展。通過不斷優化檔案管理工作團隊，提高檔案服務質量，具備更高水平的信息技術，才能保證檔案收集、整理和分析等工作的順利進行。

參考文獻

[1] 費紫琦.大數據時代高校檔案服務創新研究[J].蘭臺世界，2019（01）：121-123.

[2] 紀華恩.大數據背景下的高校檔案工作發展態勢[J].蘭臺內外，2018（02）：39-40.