基于信息系統的采購業務內部控制探析

王方

摘要：企業運營過程中包含的業務流程很多，其中采購環節涉及到大量成本投入，是所有業務中的重中之重，是企業最容易出現差錯和舞弊的業務之一。當前，很多企業采購業務內部控制執行力不足，各種問題嚴重，導致采購業務存在大量的潛在風險。若要最大限度地降低采購環節風險，就需要加強企業采購業務的內部控制。文章首先闡述了加強企業采購業務內部控制的重要性，然后，以M企業為典型案例，分析了M企業采購業務內部控制現狀及存在的問題;最后，分析了結合現代化的科技信息手段，M企業對進口采購業務的內部控制創新，主要包括以下兩個方面：一是進口采購業務流程的設計;二是M企業采購信息系統的設計，主要包括供應商子系統、采購方子系統、M企業采購信息系統管理系統等，分別介紹了各個模塊的功能、設計思路以及處理流程。M企業通過加強采購業務內部控制工作，避免了執行采購業務工作過程中出現的問題，促進了M企業的經濟效益，提高了管理效率，為M企業增加收益提供有利的保障，并為存在代理進口采購業務的相關企業提供有價值的參考。

關鍵詞：信息系統;采購業務;內部控制

一、引言

企采購業務對任何企業而言都是十分重要的一環，是保證企業經營活動所需物資使用的關鍵，是企業最容易出現差錯和舞弊的業務之一。當前，很多企業采購業務內部控制執行力不足，各種問題嚴重，導致采購業務存在大量的潛在風險。若要最大限度地降低采購環節風險，就需要加強企業采購業務的內部控制。加強企業采購內部控制的重要性具體主要體現在以下方面。

1. 有助于企業合理地規避采購風險，保障企業利益

當前，各行各業生產運營面臨的外環境越來越復雜，競爭愈加激烈，這就造成企業的采購環節會面臨各種各樣的外部風險。通過完善企業的采購內部控制，保障每一個采購流程有序的進行，對于合理的規避外在市場環境因素給企業發展帶來的風險起著重要的現實作用。

2. 有助于減少企業內部存在的采購腐敗問題

在所有業務流量中，采購環節消耗的成本較多，也是內部控制的難點，是最敏感的環節。因為大量資金的投入會給一些員工或者部門管理者提供貪污腐敗的機會，是必須要重點治理的環節。通過制定完善的采購內部控制流程、科學的審批，保證采購信息透明化，有助于減少企業內部存在的貪污腐敗問題。

3. 有助于提高采購業務的效率

采購成本是企業運行資金中投入最大的一部分，對于現代化企業來說能否有效控制采購成本是內部管理水平的重要表現。在市場競爭越來越激烈的大環境下，必須規范采購行為，合理控制成本范圍，有助于提高采購采購效率。

二、M企業采購業務內部控制的現狀和存在的問題

M企業是一家從事以體育器材銷售、代理進口采購業務為重點的大型國有企業，商品的種類覆蓋了運動射擊器材、運動服裝鞋類、科研設備等類別，全年商品采購額約2億元，其中90%的商品來源于進口采購業務。

經過多年的發展，M企業和各項制度在不斷完善，管理體系也在逐漸優化，但是采購業務的信息化建設一直未能得到改善和優化，目前的采購信息系統是基于政府采購流程設計的，隨著采購商品的渠道逐步由國產轉向進口，該系統功能的設計已無法滿足進口采購業務的需要，導致采購業務內部控制工作沒有強有力的支撐，采購業務出現問題，進而影響企業的整體效益。

三、M企業基于信息系統的采購內部控制創新

在當前的新常態背景下，M企業充分利用現代化科學技術手段，創新更多的內部控制手段，讓內部控制管理更加學科化。將電腦技術和互聯網結合在一起，讓數據化、網絡化和集成化的信息形態和內部控制管理機制有機結合在一起，建立一套適用于代理進口采購業務的采購信息系統，M企業的采購內部控制也可以依托于該系統，以此加強內部控制的工作效果。

首先，M企業進口采購業務流程的設計。

其次，M企業采購信息系統的設計。

（一）供貨商子系統

系統首頁為供貨商角色登錄后首先看到的頁面，需要包含供貨商的基本信息、M公司對應的聯系人及聯系方式。首頁需有清晰的系統功能區域，方便供貨商角色登錄后該系統具有的所有功能模塊并快遞進入相應功能操作。由于供貨商均為海外商家，因此系統提供了必要的中英文對照方便外商使用。

1. 供貨商基本信息管理

功能描述：商家信息維護功能需要提供公司名稱、原產地等基本信息。

設計流程：由供貨商以自身角色進入系統后自行維護商家信息，在功能區內選擇“商家信息”填寫供貨商名稱、原產地、地址、聯系人、郵箱等基本信息，點擊“保存”完成信息維護。

2. 品牌管理

功能描述：各供應商根據所提供的產品品牌，自行發布品牌信息。

設計流程：供應商通過功能區域進入品牌管理，選擇添加品牌，可以維護品牌信息，如注冊商標號、品牌LOGO等信息，點擊“保存”完成信息維護。

3. 產品管理

功能描述：添加產品功能是產品信息入庫的入口，供應商需錄入產品詳細信息，包括產品名稱、產地、貨幣單位價格、圖片等基本信息。

設計流程：供應商在對應的品牌下，選擇“添加商品”功能，錄入商品基本信息，產品名稱、品牌、產地、貨幣單位、到貨周期、價格、圖片信息為必填項，未填寫則無法進行保存，填寫完畢后點擊“保存”完成信息維護（為了保證系統穩定與節省存儲空間，圖片大小設定為最大1M）。新添加的商品點擊“提交”，提交至M公司審核。

4. 產品清單管理

功能描述：產品信息添加后，系統需要提供便捷的產品列表，方便供應商查詢已添加的產品并進行修改。對于已經審批通過并上架的產品，不能再進行修改。

處理流程：供應商可以在查詢條件中通過“過濾”功能查詢某一產品，可預覽產品在商城的實際展示效果，通過“修改”功能還可以進行產品信息修改。在規定的時期內，供應商還可以點擊“下架”按鈕進行下架處理，下架后的產品不在商城中顯示。

5. 訂單查詢管理

功能描述：為方便供應商能夠及時看到被訂購商品情況，系統需要提供已訂購產品的列表清單，各供應商可實時查看本單位產品的訂購情況。

處理流程：供應商通過“訂單查詢”功能進入訂單查詢頁面，查看所有被訂購的商品清單。在清單列表中點擊產品名稱可查看該商品的詳細信息，方便確認商品的具體規格等信息。

6. 發貨管理

功能描述：供應商根據訂單完成商品生產后，將商品發往M公司，供應商需在系統中進行發貨登記。需填寫本資發貨時間、所屬合同、商品金額、數量等信息，方便M公司根據發貨單進行到貨驗收處理。

處理流程：供應商通過功能區域“發貨登記”，點擊“新建”，在登記頁面填寫發貨時間、發貨時間、所屬合同、商品金額、數量等信息，確認無誤后點擊“保存”，確認后發貨單不允許進行修改，防止到貨后修改發貨單出現系統登記與實際到貨內容不一致的問題。

（二）采購方子系統

采購方子系統采用商城模式，系統提供商品的檢索、選購、下單等功能。根據代理進口業務的特殊性，不對所有的公眾用戶開放，因此，需要有M企業認可的用戶登錄系統后，可進行產品的瀏覽與選購。

功能描述：商場系統首頁需要在用戶登錄后展示，用戶可在首頁看到產品列表、產品信息，同時系統提供產品相關的篩選過濾條件，，方便查詢，為方便用戶直觀的區別產品，商城首頁產品列表展示產品的縮略圖。

處理流程：用戶通過M企業分配的用戶名登錄系統首頁，點擊產品目錄，可直接過濾查詢相應類別的產品信息，系統提供檢索框，用戶可直接輸入產品名稱、產地、規格型號等關鍵字進行模糊查詢，點擊“加入購物車”按鈕，將已選好的產品加入購物車，用戶下單后，通過個人中心“我的定單”功能，可對定單進行修改。

（三）M企業采購信息管理平臺

1. 供貨商商品管理

供貨商在完成商品上架后，由M企業采購業務管理人員對商品進行審核，由于采購子系統中商品的價格均為進口供應商發布的外幣價格，商品在運輸、報關過程中還會產生代關費、運輸費、港口倉儲費等，供貨商品信息管理主要是對商品的外幣價格按設定的公式轉換為人民幣價格，方便國內用戶在進行采購時直觀看到外幣及人民幣價格。

（1）供貨商品審核。M企業采購管理人員通過供貨商品審核功能對已上架商品進行審核，應對上架商品的規格、型號、產地等進行審核。審核通過的商品執行對外發售，只有成功對外發售的商品才能在采購方子系統中被用戶瀏覽及定購。

（2）外幣價格轉換為人民幣價格。M企業財務人員通過價格核算功能，根據匯率、運保費率等因素，設置年度售賣商品的價格轉換公式，選擇一種商品后點擊計算按鈕，系統會自動算出對應的人民幣價格。

（3）商品發售。商品對應的人民幣價格核算完成后，確認商品相關準確無誤后，采購業務人員進行對外發售，已發售的商品商家則無法再進行維護商品信息。

2. 訂單匯總處理流程管理

功能描述：用戶訂單提交訂單后，由M企業采購業務人員進行審核，審核通過后的訂單需要與相關用戶簽訂代理進口采購合同，合同文本由M企業業務人員負責發起，發起合同后，由訂購用戶在系統中進行合同確認。

處理流程：用戶登錄系統后，通過“合同管理”進行合同確認頁面，選擇待確認的合同，進行基本信息等內容的完善后保存，確認無誤后點擊“確認”，確認后的合同則無法再進行修改。合同確認后可點擊“導出PDF"按鈕將合同打印出來，完成線下合同審批與簽字蓋單環節。

3. M企業訂購合同管理

與用戶完成合同簽訂后，M企業采購業務員與進口供應商簽訂采購合同。系統自動匯總某一供應商的全部訂單，由業務員根據匯總后的訂單發起合同，發起后進口供應商通過合同管理功能，選擇相應的待完善的合同，進行基本信息完善后保存，確認無誤后點擊“確認”，確認后的合同則無法再進行修改。合同確認后可點擊“導出PDF”按鈕將合同打印出來，完成線下合同審批與簽字蓋章環節。

4. 用戶收貨管理

訂貨用戶收到商品后，需要系統中進行確認，收貨確認后，整個訂貨流程結束。

用戶通過功能區域的“確認收貨”進行收貨確認頁面，在M企業進行商品發貨后，用戶可直接在系統中查詢到需要確認的收貨清單，訂貨用戶在驗收商品后，選擇相應的收貨清單進行確認收貨。

（四）收付款管理

1. 與訂貨用戶的付款管理

采購用戶完成與M企業的合同簽訂后，需按合同約定的付款時間向M企業支付貨款，付款后需進行付款登記，訂貨用戶完全成付款登記后，M企業財務人員登錄系統后可看到待確認的付款登記單，待財務人員由到銀行回單后，與合同中約請的金額進行核對，核對無誤后對相應的付款登記進行確認收款。

2. 與供應商的付款管理

M企業與供應商完成合同簽訂后，按合同約定向供應商付款，M企業業務人員發起付款申請，此時財務人員可看到相應待確認的付款申請單。完成線下審批流程后，財務人員憑借已審批的付款申請向供應商支付款項。然后憑銀行回單對該筆待確認的付款申請進行確認。

（五）庫房管理

1. 供應商發貨管理

供應商在向M企業發貨前，會將本次發貨的商品信息匯總成發貨清單，發送給M企業采購業務員，發貨清單中主要計量本資發貨商品的規格型號、發貨數量等信息，業務員核對發貨清單確認無誤后，將發貨清單導入到系統中，導入后的商品清單將作為商品入庫確認環節的依據。

2. 入庫管理

商品到達M企業庫房后，庫房管理員需選擇相應的發貨清單進行入庫操作。采購業務員和庫房管理員需同時對已到貨商品進行驗收，驗收后雙方同時在系統中進行商品驗收并入庫操作。

3. M企業銷售調撥管理

商品驗收完成后，M企業業務人員要對已驗收商品并結合用戶訂購情況實施調撥發貨，根據用戶訂購情況及本次到貨商品，系統自動生成調撥清單。

4. 商品出庫管理

調撥單生成后，庫房管理員向用戶發送提貨通知單，辦理相關提貨手續，手續辦理完成后，庫房管理人員組織商品出庫，已出庫的商品顯示為已出庫狀態。

（六）統計分析管理

根據M企業業務員、財務人員、庫房管理員的實際業務需要，提供多指標、多維度的統計分析圖表。

M企業在代理采購環節已制定了基本流程，各業務部門通過日常工作的開展，各自發揮職能，初步達到了管控采購風險的效果。

企業做好采購業務是進行企業經營生產和銷售等各種工作的前提，只有企業采購業務確保了原材料和生產設備的供應，企業的其他各項工作才能夠開展，企業管理層要重視采購業務的內部控制，嚴格把關采購業務的各個程序可能出現的問題，確保采購業務順利完成，促進企業長久發展。

參考文獻：

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[2]劉新，刁宏悅，宮文迪.ERP系統中采購業務的內部控制研究[J].中國集體經濟，2018（09）.

[3]劉娜，鄭玲.企業采購與付款內部控制的實踐分析[J].價值工程，2017（35）.

（作者單位：華興體育用品發展中心）