電子圖檔的建立與應用

趙明

摘要：在科技日益發達的今天，檔案管理工作也需要逐步實現信息化、數字化、標準化、規范化。電子圖檔的建立是一項復雜的系統工程，既保護了檔案實體，又方便檔案資料的利用，切實提升工廠檔案工作的管理水平。

關鍵詞：圖檔管理;信息化建設;模型定制;文件導入

工欲善其事，必先利其器。在科技日益發達的今天，檔案管理工作也需要逐步實現信息化、數字化、標準化、規范化。對于企業檔案，尤其是科技檔案更為重要。在企業中實施PLM圖檔管理系統對于提升制造業的產品快速創新能力和優化制造管理水平，促進制造業的跨越式和可持續發展，促進具有自主知識產權的企業信息化軟件產業的形成和發展，都具有不可估量的重要意義。

一、電子圖檔建立的緣由

建廠40多年來，隨著修理機型增多，工廠館藏資料也逐年增多，依靠人工查閱檔案的方式已經很落后了。為了適應社會發展需要，加快檔案信息快速、科學發展，實現檔案的現代化、信息化和數字化管理。工廠在充分調研、論證后，確定引進滿足工廠檔案管理需求的英泰PLM電子圖檔的管理系統。

電子圖檔的建立是一項復雜的系統工程，同時也是檔案工作中出現的一件新生事物。工廠在各車間逐步取消了資料員設置，集中人力把館藏技術資料進行掃描并導入到英泰系統，即把檔案從實體過渡到電子圖檔。此項目完工后，可授權于各級主管領導和全廠工程技術人員，供其在網上查閱學習、參考使用，但無權下載和更改。同時人工查閱和電子查閱兩種方式并行，使檔案查閱更加迅速、快捷、方便，達到點點鼠標就能查到自己所需資料的目的。

二、對電子圖檔的要求

為確保檔案數字化工作順利開展，提出如下要求：1、要提高認識，積極推進。檔案數字化不但可以便捷全面的提供檔案信息，而且可以有效地保護檔案原件，確保檔案實體安全。2、要統籌規劃。要有計劃有步驟地進行，避免造成人力、物力、財力的浪費。3、要加強基礎工作和全程控制，保證檔案數字化質量。檔案數字化工作中無論建立檔案目錄數據庫、進行檔案原文掃描，還是數據檢索，提供利用，都要做好數字化前期的分類、整理、著錄、鑒定等各項基礎工作，要做好檔案數字化的全程控制，注意全面的質量檢查。4、要建立檔案數字信息安全保障體系。要著重加強主機安全，網絡安全，數據庫安全等方面的工作，配備必要的軟硬件設施設備，建立健全信息安全管理制度，尤其是要加強對數字化加工人員的安全管理和保密教育，確保數字化各個工作環節萬無一失。

三、采取的措施

首先，在維護檔案實體安全、確保檔案內容的保密方面采取了以下措施：

1.與項目組的每個成員簽訂保密協議。

2.配備項目所需的計算機，簽封計算機USB接口，在項目工作間安裝監控鏡頭。

3.不定期對項目組全體成員進行檔案安全、保密意識培訓。

其次，結合檔案的實際情況，制定實施細則，實現項目質量管理標準化、規范化：

1.檔案整理方面：檔案移交，填寫檔案交接表，一式二份，按機型分類，便于查找和管理。

2.檔案數字化方面：以“保真”為原則，盡可能使數字化文本版式、字體標點接近原文式樣。

四、圖檔的建立過程

電子圖檔管理系統自2007年開始建模，工廠不但做了大量的技術準備工作，還投入了大量人力、物力，使工廠的圖檔管理系統初具規模。具體過程如下：

1）模型的定制

首先，根據工廠目前存檔的技術文件內容進行分類，包括工廠文件、技術條件、軍品圖紙，企業標準、通用標準、現行工藝、修理資料等。利用數據模型定制工具，對每個類別進行屬性，權限、人員設置，并根據技術文件內容進行規則設定。截止到2008年12月底，模型定制已基本完成。

2）技術文件準備

將紙質文件完全轉換成電子文件的形式是一項煩瑣而又復雜的工作，不僅要求工作人員細致認真，而且要對技術文件比較熟悉，否則容易造成文件名實不符，使查閱人員不知所蹤，造成電子文檔的不準確。操作人員應根據分類，對各部分分別操作、存儲，使工作井井有條，將電子文檔清楚明確。

3）電子文檔的導入

技術文件準備工作完成后，需要導入到圖檔管理系統。首先建立詳細的查詢目錄，然后逐類、逐項進行文件的導入工作。

4）電子文檔的修訂、更改

工廠所建立的圖檔管理系統應該屬于動態的管理系統，隨著技術文件的增加、作廢、部分內容更改，管理人員應隨時對圖檔管理系統的文件進行修訂，以保證電子文件的準確性、有效性。

隨著新產品的開發，新資料的不斷調入、歸檔，如某型附件的試修，某新機型的試修等等，后續工作還要陸續完成，圖檔系統還需要逐步完善。

五、圖檔的應用

電子圖檔的建立和應用使檔案管理從手工管理逐步向信息化、數字化管理轉變，既保護了檔案實體，又方便了今后的開發利用，為全面提升工廠檔案工作的管理水平創造了條件。

讓“信息”多跑路，縮減各級技術人員的時間成本，降低檔案管理人員的勞動強度。十多年的實踐證明，關于技術文件電子圖檔管理系統的應用，即節省了工程技術人員和主管領導的寶貴時間，又減輕了檔案員的工作量，到檔案室查閱資料人員明顯減少，為工廠的生產任務完成節約了時間，提高了工作效率。

六、結束語

從2008年工廠PLM電子圖檔建成以來，通過這幾年的實踐來看，電子圖檔的應用，確實效果良好。工廠信息化建設持續加強，逐步向現代化、信息化、辦公自動化發展，各項工作信息化建設均已提上日程，科學技術必將成為“第一生產力”。

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