新時(shí)期高校學(xué)生檔案管理策略探究

蔣碧蓉

【摘要】本文對(duì)當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理特點(diǎn)和遇到的問(wèn)題進(jìn)行分析，結(jié)合新時(shí)期的特色，采用新技術(shù)制定學(xué)生檔案管理新策略。

【關(guān)鍵詞】高校;學(xué)生檔案;管理;新策略

教育興則國(guó)家興，教育強(qiáng)則國(guó)家強(qiáng)，高校是立德樹(shù)人、培養(yǎng)人才的地方，是青年人學(xué)習(xí)知識(shí)、增長(zhǎng)才干、放飛夢(mèng)想的地方。因此高校學(xué)生檔案成為青年學(xué)子進(jìn)入社會(huì)的第一張名片（身份證明材料），學(xué)生檔案否齊全完整會(huì)直接影響用人單位對(duì)一個(gè)人全面了解和評(píng)價(jià)。在新時(shí)期如何建立科學(xué)的學(xué)生檔案管理體系，成為高校檔案部門(mén)的一項(xiàng)重要任務(wù)。本文對(duì)當(dāng)前學(xué)生檔案管理特點(diǎn)和遇到的問(wèn)題進(jìn)行分析，結(jié)合新時(shí)期的特色，采用新技術(shù)制定學(xué)生檔案管理新策略。

一、高校學(xué)生檔案特點(diǎn)及管理的必要性

學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生德、智、體及家庭政治、經(jīng)濟(jì)狀況的以個(gè)人為單位組成的書(shū)面材料。《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確規(guī)定學(xué)生類檔案的歸檔范圍為

“主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表。”高校學(xué)生檔案室的工作主要內(nèi)容是：入學(xué)接收、在校保管、畢業(yè)轉(zhuǎn)遞。因此學(xué)生檔案管理具有收集轉(zhuǎn)遞時(shí)間集中化、工作量集中成倍加大等特點(diǎn)。高校學(xué)生檔案是干部檔案或人事檔案的前身。如果沒(méi)有學(xué)生檔案，在今后的人生路上，就會(huì)有許許多多的人生大事的辦不了或者處理超級(jí)麻煩。比如：1.領(lǐng)取養(yǎng)老金。在辦理養(yǎng)老金領(lǐng)取時(shí)需要審核檔案，工資、待遇、職務(wù)、工齡以及社保時(shí)間等，都是個(gè)人檔案記錄依據(jù)內(nèi)容。2.評(píng)職活動(dòng)和工作的調(diào)動(dòng)。在大學(xué)畢業(yè)之后大學(xué)生的檔案要轉(zhuǎn)正定級(jí)，才會(huì)正式成為人事檔案，之后才能進(jìn)行正常調(diào)動(dòng)，不過(guò)很多學(xué)生畢業(yè)后，沒(méi)能及時(shí)辦理各種相關(guān)手續(xù)，即便工作幾年，在檔案上記錄仍是學(xué)生身份，會(huì)影響轉(zhuǎn)正定級(jí)以及工齡、退休金的計(jì)算。3.各種手續(xù)以及相關(guān)證明的辦理。很多事情需要政府所屬人才市場(chǎng)開(kāi)具證明，如果沒(méi)有檔案就無(wú)法辦理各類相關(guān)證明，如在考研、出國(guó)、升學(xué)、結(jié)婚生育等等。總之，每一份真實(shí)完整的學(xué)生檔案會(huì)對(duì)畢業(yè)生就業(yè)擇業(yè)起到非常重要作用。

二、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

（一）檔案人員缺乏專業(yè)素質(zhì)與責(zé)任心。當(dāng)前，高校檔案管理機(jī)構(gòu)中任職的管理人員，大多是由半路出家的其他專業(yè)工作人員來(lái)?yè)?dān)任，真正具有專業(yè)檔案管理素質(zhì)的人才少之又少。檔案管理人員沒(méi)經(jīng)過(guò)專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)就上崗，檔案業(yè)務(wù)工作不熟練，自然會(huì)大大降低工作質(zhì)量和工作效率。目前許多數(shù)高校學(xué)生檔案管理缺乏日常整理的及時(shí)性、全面性，很多時(shí)候用人單位上門(mén)查閱參考時(shí)才發(fā)現(xiàn)許多檔案不完整，這勢(shì)必影響畢業(yè)生的就業(yè)。另外，學(xué)生檔案積壓到畢業(yè)離校時(shí)才收集整理，這樣倉(cāng)促行為必然會(huì)影響檔案管理工作的質(zhì)量。每年畢業(yè)的學(xué)生以百萬(wàn)計(jì)，由于檔案轉(zhuǎn)遞具有時(shí)間短，任務(wù)重，投寄單位多等特點(diǎn)，必須要在限期內(nèi)把大批畢業(yè)生檔案發(fā)往各地，如果檔案人員沒(méi)有很強(qiáng)的責(zé)任心，就會(huì)造成學(xué)生檔案的漏發(fā)、錯(cuò)發(fā)事件。

（二）檔案知識(shí)宣傳力度不夠，學(xué)生檔案意識(shí)薄弱。有許多學(xué)生非常不在意自已的檔案，到社會(huì)上工作多年，還不知道自已檔案在哪里，有什么作用，直到單位需要或出國(guó)考研時(shí)才會(huì)想起自已還有檔案這個(gè)東西，著急四處打電話查詢，不知是在畢業(yè)學(xué)校的檔案室還是戶籍所在地的人才交流中心。在學(xué)生檔案中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)姓名不符或姓名與身份證不符，由于學(xué)生不知道檔案的重要性，尤其在手工時(shí)代，很多表格是學(xué)生自已填的，他們隨意更改自已的出生年月和姓名，最后導(dǎo)致自已學(xué)歷證和學(xué)位證不能正常上網(wǎng)。由于現(xiàn)在大部分用人單位也不重視學(xué)生檔案，學(xué)生不要檔案就能去上班了，這樣就出現(xiàn)了許多人檔分離現(xiàn)象，導(dǎo)致高校檔案室出現(xiàn)大量無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的檔案。

（三）管理技術(shù)比較落后。在當(dāng)今信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，高等教育迅速發(fā)展，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化、辦公系統(tǒng)自動(dòng)化、科研管理和教學(xué)管理系統(tǒng)智能化等教學(xué)科研設(shè)備已走在時(shí)代前沿，但是現(xiàn)階段我國(guó)大部分高校的學(xué)生檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，檔案管理以手工操作為主。近年來(lái)高校連續(xù)擴(kuò)招導(dǎo)致學(xué)生人數(shù)（學(xué)生檔案數(shù)量）急劇增加，致使學(xué)生檔案管理難度增大，嚴(yán)重落后的高校學(xué)生檔案管理已經(jīng)大大影響了現(xiàn)代高等教育飛速發(fā)展和社會(huì)用人單位制度改革的步伐。

三、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的對(duì)策

（一）強(qiáng)化高校師生檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。定期對(duì)高校師生進(jìn)行宣講教育，要讓他們懂得學(xué)生檔案管理的重要性，要讓每一位領(lǐng)導(dǎo)、教育工作者、學(xué)生能夠認(rèn)識(shí)到，學(xué)生檔案是向社會(huì)輸送人才的大事，也是提升學(xué)校知名度的大事。通過(guò)宣傳學(xué)習(xí)，讓師生們認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案工作并不簡(jiǎn)單，它不單單是學(xué)校考察錄用、培教育學(xué)生的第一手材料，還是國(guó)家在選拔錄用人才時(shí)的重要依據(jù)，更是學(xué)生在走向社會(huì)后的人事檔案的基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，完善繼續(xù)教育制度，不斷提升工作業(yè)務(wù)能力。對(duì)于剛?cè)肼毜墓芾砣藛T，可組織他們參加本省或本市檔案部門(mén)的各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對(duì)于已具有熟練業(yè)務(wù)的管理人員，還應(yīng)定期給予他們各類進(jìn)修、參加國(guó)內(nèi)外研討會(huì)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)等。這樣既能充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性，也充分發(fā)揮他們創(chuàng)造性，有助于提升整個(gè)學(xué)生檔案管理質(zhì)量和效率。

（二）學(xué)生檔案管理要規(guī)范化。建立高校學(xué)生檔案的統(tǒng)一管理制度，對(duì)檔案集中統(tǒng)一管理和利用，確保高校學(xué)生檔案作為信息資源的價(jià)值完整性。1.明確學(xué)生檔案的主管部門(mén)，同時(shí)明確劃分形成檔案材料部門(mén)的職責(zé)范圍，做到分工明確，責(zé)任分明。2.明確規(guī)定各檔案材料形成部門(mén)歸檔時(shí)間，做到隨著檔案的形成及時(shí)歸檔，保持檔案齊全和連貫。3.形成統(tǒng)一的學(xué)生檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的接收、存放、管理和傳遞提出嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，確保學(xué)生檔案材料及時(shí)、真實(shí)、安全、完整。

（三）學(xué)生檔案管理要進(jìn)行技術(shù)革新。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的日新月異發(fā)展，畢業(yè)生已電子注冊(cè)，高校學(xué)生的錄取、畢業(yè)環(huán)節(jié)也實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理，高校學(xué)生檔案也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加快速度將計(jì)算機(jī)、多媒體等先進(jìn)技術(shù)引入高校學(xué)生檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)中，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。1.首先要研制開(kāi)發(fā)適合高校自身特色的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，做好數(shù)據(jù)的采集、錄入、審核等數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作，將檔案文件中的文本、照片、錄音、錄像和藝術(shù)作品等進(jìn)行數(shù)字化處理，制成學(xué)生電子檔案，建立真實(shí)完整的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.其次要利用高校內(nèi)部的成熟校園網(wǎng)絡(luò)，宣傳學(xué)生檔案管理政策，在設(shè)置查詢權(quán)限的前提條件下，發(fā)布應(yīng)屆和往屆畢業(yè)生檔案流向以及遺留學(xué)生檔案信息，以滿足畢業(yè)生及用人單位對(duì)學(xué)生檔案查詢利用，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息存儲(chǔ)的電子化和信息檢索的網(wǎng)絡(luò)化。

四、結(jié)語(yǔ)

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化迅速普及、高速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)生檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化，為用人單位提供便捷的檔案查詢途徑、準(zhǔn)確的畢業(yè)生檔案信息，為畢業(yè)生擇業(yè)、就業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這是今后高校學(xué)生檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

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