高職院校檔案信息化建設探析

馮永光

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?高職院校檔案管理作為學校的基礎性工作，對學校發展具有重要的意義。近年來，高職院校檔案管理工作的質量在不斷提升，但是在信息化時代下，高職院校檔案管理工作還存在諸多問題。針對高職院校檔案管理的現狀和檔案信息化建設，提出相應的對策，對實現便捷、高效的檔案管理信息化建設具有一定的參考意義。

[關 ? ?鍵 ? 詞] ?高職院校檔案管理;信息化建設;改進措施

[中圖分類號] ?G717 ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻標志碼] ?A ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號] ?2096-0603（2019）13-0164-02

信息化是指通過現代網絡、通信和數據庫技術等手段針對研究處理的對象進行匯總和分析。隨著高職院校計算機和網絡技術的普及應用，高職院校信息化建設進入快車道，數字化校園建設也提到了議事日程。高職院校綜合檔案的管理和開發利用作為學校一項重要工作，如何在數字化校園建設中統籌考慮，一起規劃建設，突破傳統檔案管理模式，努力提高檔案管理的規范化、標準化和信息化水平，對高職院校的改革發展具有深遠的意義。

一、高職院校檔案管理的現狀

（一）檔案管理基礎薄弱

隨著中國進入教育大眾化時代，高職院校招生規模不斷擴大，學生數量與日俱增，教學科研、實踐實訓、管理服務等需要整理的檔案資料越來越多，檔案資源開發利用、信息共享越來越迫切，但高職院校大多是從中專學校基礎上升格、合并或由成人院校轉變而來，經過多年的建設，雖然高職院校檔案管理工作有了很大提升，但檔案管理工作基礎還是相對薄弱，信息化技術手段相對落后，現代化管理水平參差不齊，管理工作依舊存在不足之處。

（二）高職院校檔案管理、信息化建設的意識不強

高職院校大都經歷了生源不足和生源急劇增長帶來的不協調發展等問題，學校領導主要精力重點放在招生、師資隊伍建設、校企合作等方面，對學校內涵建設有所側重，有的出現把檔案建設緩一緩的思想，有的認識不到檔案管理和信息化建設的重要性，沒有將其列入重要議事日程，把檔案工作當做一項很普通的工作來抓，甚至檔案工作被邊緣化。還有的部分高職院校檔案工作者由于水平有限，缺乏改革創新意識，檔案管理依靠傳統手段，用手工進行資料的收集、整理、歸檔，檔案資料高頻率的翻查不僅容易損壞，也造成了極大的人力資源浪費。

（三）高職院校檔案管理、信息化水平不高

部分高職院校對檔案管理的認識常常局限于傳統的實體管理模式，信息化建設步子太慢，經費投入不足，缺乏必備的檔案基礎設施與技術手段，有的用于高校檔案網絡化建設的軟件和硬件難以進行及時更新和替換，有的高職院校信息化建設緩慢，檔案的信息化管理尚停留在單純的檔案資料的收集、檢索與查詢，甚至出現大量電子檔案被擱置，保存、檢索、查詢不規范的現象，而檔案數據分析和決策支持等領域更沒有很好地開發并加以利用，完全滯后于高職院校的快速發展。

（四）缺乏專業的管理人才

部分升格或轉職后的高職院校對熟悉檔案工作的專業人才的引進和原有人員的培養工作力度不大，缺乏檔案管理專業人才現象比較普遍，出現有的從事檔案工作而不精通檔案專業知識，有的缺乏計算機知識，不熟悉現代化管理技術手段[1]，結果嚴重阻礙了檔案信息化建設的開展。

二、加強高職院校檔案信息化建設的重要意義

高校檔案信息化建設是對檔案信息資源的建設，對數據庫的建設，對檔案工作者素質和能力的培養提升。檔案管理信息化建設使信息資源得到共享，檔案信息不再受時間和地域所限，信息共享便捷性大大提高了檔案管理的工作效率。計算機網絡化的應用帶來了信息資源的共享，節省了大量的人力，讓高校檔案管理工作不再像過去一樣需要很多人力才能完成。如打印檔案無需到庫房查找檔案，只需從網絡上調出檔案打印即可，省時省事省力，同時避免了調檔的遺失或損毀。檔案信息修改補充在網絡上方便易實現，不像紙質檔案很難補充和修改，會極大提升高校檔案管理工作質量和效率。

高校檔案管理信息化建設極大方便檔案信息查詢。傳統的檔案信息查找，要經過幾個繁瑣環節，每個環節都需要較長的時間，有的因目錄編寫查找更費時，效率非常低，而信息化建設則解決了高校檔案管理工作中的這一問題。傳統的高校檔案管理工作由于是靠人工實現的，很容易出現差錯，工作效率低下和工作質量難以保證，影響檔案的管理和利用。高校檔案管理信息化建設使檔案信息的查詢更加方便，通過搜索查詢，很快便查到，速度快、準確率高，是傳統查找檔案信息無法比擬的，從檔案的收集立卷到檔案的利用每個環節，信息化檔案極大提高了檔案管理的服務質量，更好地保障了檔案的安全，特別是相對于紙質檔案安全性較低的特點，電子檔案更能永久保存，可有效避免檔案丟失或損壞造成的信息遺失。

三、高職院校檔案信息化建設改進措施

信息化時代高職院校檔案建設要注重檔案的信息化與安全性、檔案信息的管理與共享。為此，要加強檔案信息化軟件硬件基礎設施建設，加大檔案的信息資源建設，建立專業檔案管理隊伍，全面提升高校檔案管理水平[2]。

（一）提高對檔案信息化建設的認識

檔案是學校不斷向前發展的重要見證，是學校的綜合管理水平和工作效率不斷提升的重要條件[3]，高校檔案管理信息化建設讓高校檔案管理工作高效運行。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》指出，到2020年，初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化。檔案信息化建設初具規模，以檔案信息管理系統為支撐，以檔案目錄中心、基礎數據庫、檔案利用平臺、檔案網站信息發布為基礎的檔案信息化體系，這對高職院校檔案信息化建設具有指導意義。為保證高職院校檔案信息化建設，要強化領導和員工的信息化意識，提高其對檔案信息化建設的重視程度。

（二）檔案信息化與數字化校園同步建設

數字化校園建設是一項基礎性的、長期性和經常性的工作，同時也是高校人才培養與學校建設的重要組成部分，各高校相當重視，數字化校園建設的主流技術主要是“3+N+1”的解決方案，來進行數字化校園建設，整合業務系統、統一校園門戶，這為檔案信息化建設提供了很好的機會，檔案部門要抓住機遇，設計規劃好信息化建設方案，為領導決策當好參謀，建成包括檔案信息化的真正意義上的數字化校園。

（三）加大經費的投入力度

檔案信息化建設需經費投入作保障，要配備必要的網絡基礎設施、硬件、軟件、安全保障系統、終端及相應的輔助設備，應當滿足檔案信息化的管理需要，服務器和存儲設備也應當滿足當前和未來發展的需求。

（四）建設高素質人才隊伍

加強高職院校檔案信息化建設，重點是檔案工作人才隊伍建設，要做到引培并舉，重視引進懂檔案又熟悉網絡技術方面的專業人員，同時要重視檔案人員繼續教育和職業發展，鼓勵職業院校和檔案部門密切合作，加強原有檔案人員教育培訓，加大檔案教育培訓經費投入，注重加強對在崗檔案管理人員的知識培訓，使其熟練掌握計算機、信息管理、網絡等知識和技術，不斷提高管理人員的綜合素質，提升他們現代化的檔案管理水平。同時，需對檔案管理工作人員加強思想政治教育，提升職業道德素養。

四、結語

綜上所述，高職院校的檔案管理信息化是檔案工作發展的必由之路，對于學校建設具有重要的意義。為實現檔案利用便捷化、檔案管理現代化，應當將這一工作作為學校建設的重要工作之一，與數字化校園建設緊密結合起來，加強檔案信息化建設隊伍，給予充足的經費支持，以實現檔案信息共享程度的提升和利用體系的完善，保障高職院校檔案信息化建設順利進行。

參考文獻：

[1]宮毅敏，大檔案視角下的高校檔案信息化建設[J].山西檔案，2017（5）：79-81.

[2]楊旭中，信息化視域下的高校檔案管理創新[J].山西檔案，2018，242（6）：49-51.

[3]傅永珍.高校檔案數字化管理之優勢與弊端[J].檔案學研究，2017（S2）：126-128.

編輯 武生智