新時期提高高校教學秘書工作效率分析

楊惠斌

【摘要】隨著高校本科擴招的發展，院級教學管理的任務日益加重。教學秘書在學生管理與服務過程中投入的工作量大、時間長，極易產生職業倦怠，威脅其身心健康，并影響對學生思想教育的正常開展。為了保障教學工作有序進行，不斷提高高校的整體工作效率，促進學校的發展，給學生們帶來更好的服務，本文立足于新時期高校教學秘書的工作現狀，針對其工作效率較低的問題提出相應的解決方案，以期能夠為提高院級本科教學管理工作效率出謀劃策。

【關鍵詞】新時期;高校秘書;工作效率;教學管理

高校教學秘書是聯系學院教師和學生、各學院之間以及學院和學校之間關系的紐帶，是連接學校教務工作與院教學工作的橋梁和紐帶，起著上傳下達的作用，是高校教學管理隊伍中的骨干力量。作為高校工作的中心環節工作人員，教學秘書的工作效率非常重要，因此，高校應該根據自己的特點去尋求提高教學秘書工作效率的方法。如果高校的教學秘書工作效率低下的話，就會阻礙教學工作的有序開展和正常運行，各方面的教學常規事物也會顯得雜亂，對于學校的教學質量也會有著不良的影響，更有甚者，會影響學校的整體發展。在高等院校招生規模不斷擴大和普遍實行學分制的新形勢下，各院系的專業設置門類增加，而學校教務部門也不斷地將教學管理任務下放。面對新形式、新問題，如何提高高校教學秘書的工作效率已成為一個亟待研究和解決的問題。

一、新時期高校秘書工作現狀分析

隨著經濟的高速發展和社會文化的繁榮，我國的高等學校發展也欣欣向榮，而且，高校的數量相較于之前也有很大的發展。截至2013年6月21日，全國普通高校（不含獨立學院）共計2198所，其中獨立設置民辦普通高校424所。每個高校的管理都有自身的特點，與其他院校在管理方面有著不同，也存在著不足。高校教學秘書是學生日常生活中不可或缺的一部分，他們不僅負責學生的生活方面，而且要負責教育學生的思想與行為，對老師教課也要及時反饋，所以這個問題值得人們注意。在高校中，80%的高校教學秘書存在輕度的工作效率低下，50%的高校教學秘書存在中度的工作效率低下，還有3%的高校教學秘書的工作效率出現了嚴重低下的問題，已經使得其他的工作人員受到影響。下面筆者將就高校教學秘書工作效率低下的現狀進行詳細的解析，以幫助大家認清現狀。

（一）精神狀態不佳。各種培養方案的的執行，組織考試等教學活動，甚至是幫助有特殊情況的教師協調課程以及打印等小事都在高校教學秘書工作職責范圍內。高校的教學秘書一般年輕人居多，年輕人有著浮躁的特性，在工作中難免會因為精神狀態而出現紕漏，在結果方面便成了工作效率低下的表現。比如，在錄入學生信息的時候，高校的教學秘書可能因為睡眠不足等原因，精神狀態不佳，那么就很容易導致信息錄入錯誤，這可能影響學生的順利畢業。

（二）做事不嚴謹。工作范圍廣，職責要求高是高校教學秘書工作的特點，但是這也僅僅是他們工作量大的一個客觀原因。有些高校的教學秘書便以此為借口掩蓋自身由于沒有嚴謹對待工作而出現的問題，比如教學秘書做事有時丟三落四，因為某一個環節做得不到位，可能會產生多米諾骨牌效應，從而對一系列的事情都會產生不良的影響。

二、高校教學秘書工作效率較低的原因解析

任何事情都是有因必有果，高校教學秘書工作效率低下是有據可循的，而且也不是某一個方面的原因所引起的，要綜合考慮各方面可能的因素，下文主要從5個方面來進行分析。

（一）工作負荷過重。工作效率低下是工作壓力過大形成的，是勞動者不能調節壓力而造成的一種職業應激形式。高校的教學秘書要負責大量的工作，職責范圍也比較廣，也許還因協助其他工作人員的工作而無端加重自身的工作負擔。學生的在校安全和放假安全、教室的分配等等工作都與高校的教學秘書工作密切相關。高校教學秘書在工作中既是管理者又是服務者，同時接受多個部門的領導，在巨大工作量的壓迫以及限定時間的催促下，高校的教學秘書難免會覺得力不從心，工作效率不高是正常的現象。

（二）外界對教學秘書的要求較高。隨著時代的發展，高職學校也在不斷發展，學生和學校對于高校教學秘書的要求也在不斷改變。由于高校教學秘書工作效績的非顯性使高校教學秘書不容易得到及時的肯定，可能造成他們的壓力和情緒的低落。在另一方面，角色壓力過重也會導致高校教學秘書工作效率低下，工作績效差，在工作中的角色壓力是造成工作效率低下的外因。

（三）工作中投入的職業期望過高。高校教學秘書年紀大多不大，對于自己的工作一般抱有很高的期望，比較追求個人的成功，希望得到工作上的肯定。但實際上，高校教學秘書的待遇與他們的期望有很大的差距。與同校的老師相比，高校教學秘書在工資待遇、職稱晉升和個人發展上都存在著較大的差距。很多高校教學秘書反映自己的工作多、收入低，收入與回報不相符。

（四）高校教學秘書的工作程度與其所得到的收獲不成正比，嚴重影響了他們的工作積極性。一般而言，高校的教學秘書主要是負責一些瑣碎事務的處理，是不負責學生上課的，因此教育津貼、公費學習等等高校教師所能夠享受到的福利，高校的教學秘書是無緣的。另外，教學秘書的工資也有別于一般教師的工資，教學秘書必須朝九晚五上班，而教師只需保證學生的上課時間即可，這難免會讓高校的教學秘書產生心理不平衡感，因此工作的積極性便會大大降低。

（五）高校教學秘書的專業性素質有待提高。熟練地掌握各項辦公軟件，積極與人溝通，較強的執行能力以及強大的理解能力等等都是高校的教學秘書應該具備的技能。在新的形勢下，綜合辦公室的人員不僅僅需要這些技能，他們還要隨著時代的變遷，不斷學習增進自身的各項技能。但是，內部的工作人員當中有一部分人已經人到中年，學習的興趣大大降低，他們也不太愿意去接受新的事物，而且有些即將退休的員工更是不大愿意去掌握新的技能，這些不僅影響了年輕員工的就業，也使得整體綜合辦公室的專業素質降低。

三、新時期提高高校教學秘書工作效率的建議

俗話說，金無足赤，要想高校教學秘書的工作做得非常的完美是不可能的，我們能做的只是盡可能減少紕漏，不斷提高工作效率與工作質量。下面筆者將詳細探討提高高校教學秘書工作效率的方法，希望能夠得到大家的認可。

（一）不斷增強高校教學秘書的崗位意識。教學秘書的工作本質屬性就是服務性，服務于師生。為了更好地做好服務工作，教學秘書應該要有責任心，要敬業，且更應該注意工作技巧。

（二）不斷提高高校教學秘書的專業化素質。為了使高校的教學秘書能夠熟練地掌握工作技能，特別是現時期利用互聯網辦公，提高工作效率，相關的領導人員應該經常性開展業務培訓以增強其素質。在日常的員工見面時，也可以向其傳達終身學習的理念，而且還可以給積極參加技能培訓的員工以適當的獎勵作為激勵，這樣有利于不斷提高高校教學秘書的整體專業素質，推動各方面工作的順利開展。

（三）建立自身的工作考核機制，提高職業吸引。高校教學管理制度完善與否，要視是否建立自身的工作考核機制。就業的壓力使得更多的高學歷人員選擇教學秘書這一崗位，他們沒有有效的工作考核機制來激勵他們，引起動力不足，而后轉崗。所以高校可以根據實際情況，選擇學生評價、教師評價、自我評價，構建對高校教學秘書評價的合理模型，科學、合理地對高校教學秘書進行評價。這使得高校教學秘書工作能夠得到及時肯定和改進，增加工作熱情。

（四）職責分工明確，同時不吝嗇人文關懷。教學秘書的工作瑣碎，但也有自身的工作職責，做好本分，職責清楚，這樣不會讓教學管理出現空白區，使得管理更加具有活力，領導更應該注重過程而不能只看結果，出現問題要及時解決，而不是一味地指責教學秘書，讓他感受到人文關懷，以便今后無顧慮地更用心地把事情干好。

（五）滿足高校教學秘書多層次需求，提高職業歸屬感。學校應該構造環境，滿足高校教學秘書的心理需求和生理需求，使高校教學秘書獲得職業的歸屬感、滿足感。這有利于提高高校教學秘書的滿意度，能在高校教學秘書的職位上留任下來。另外高校還可以在一些職工會議中強調一下愛崗敬業的精神，鼓勵教學秘書努力工作。繁雜的工作可能會不斷消耗高校教學秘書的工作熱情，如果愛崗敬業的精神能夠在高校教學秘書的心中根深蒂固的話，那么在對待繁雜的工作時，教學秘書的心境定會比較平和，當然也會較少因為心情的原因而導致不必要的麻煩，當他們認清教學秘書這個崗位重要性的時候，自然就會產生職業歸屬感，積極地對待工作。

（六）搭建多樣化發展平臺，優化工作環境。組織的支持是緩解工作效率低下的一個重要方法。高校應為高校教學秘書提供良好的工作環境，對于其提出的一些促進自身發展等等要求也要給予適當的考慮，不能忽視教學秘書的需求，這樣會讓高校的教學秘書認為他們與教師是平等的。可以采取資深的高校教學秘書與青年高校教學秘書相結合的措施，這樣不僅使青年輔導獲得了經驗，也使資深的高校教學秘書獲得新觀點。另一方面，相關的領導人在日常工作中要密切關注高校教學秘書的工作狀態，定期的組織一些活動，邀請其他學校的教學秘書前來進行交流，讓教學秘書主動地發現自身工作的不足之處，并學習其他教學秘書的高效工作秘訣，這對于高校教學秘書的職業生涯規劃以及日常工作的順利開展都會起到不可估量的作用。

（七）積極吸收新的管理理念。對于任何事情，我們都應該去其糟粕，取其精華，對于新的、能夠引起好的反響的管理理念，高校的教學秘書相關的負責人應該積極地吸取適當的管理理念，這樣才能夠消弱因管理觀念滯后，工作積極性不高所導致的工作效率低下的問題。因為當高校的教學秘書負責人員積極性不高時，就有可能對工作失去熱情，只負責自己相關的那部分工作，人與人之間嚴重缺乏溝通，阻礙整個工作的進程。所以負責人應該針對自身的情況，積極吸取橫向管理觀念，或者是其他更適合自身與整體發展的新型管理理念，增強工作人員的服務意識，以滿足新時期對高校教學秘書高效工作的要求。

四、結語

高校的教學秘書工作在整個管理層之間處于核心的地位，執行、文件起草、業務接待等等種類繁雜的職能都應該好好地發揮，這樣才能發揮其上傳下達的作用。新時期高校的教學秘書應該認清事物發展的態勢，科學定位自身的職能，不斷適應新的形勢，積極完成各項新的工作任務，建立科學的考核機制，從而為高校提供優質的服務。但是教學秘書的工作是否做得好不是一個部門所能決定的，需要各個部門積極地配合協作，更需要領導部門的重視。解決高校教學秘書工作效率低下是一個長期龐大的問題，需要學校、高校教學秘書雙方的共同努力。高校教學秘書工作效率低下是由于各種因素的影響而引起的，不是單方可以解決的問題。工作效率低下問題的解決有利于高校教學秘書、學校和社會的三方發展，對于提高高校教學秘書工作效率和向社會輸送更合格的人才也有重大影響。

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