科研院所科研檔案管理問題與對策

張莉

【摘要】隨著科研工作的不斷發展，科研材料迅速增加，目前科研院所普遍存在檔案管理制度不健全、科研人員歸檔主動性和及時性不強等問題，嚴重影響了檔案體系的完整性和準確性。文章分析了科研院所檔案管理的現狀及存在的問題，并有針對性地提出了相關對策和建議，以期實現科研檔案的系統化、規范化、科研化管理，更好地為科研工作服務。

【關鍵詞】科研院所;科研檔案;歸檔管理;管理模式

科研檔案是指在自然科學研究活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的文件材料。科研檔案是科研人員的勞動成果和智慧的結晶，記錄了科研活動的全部過程及成果，為科學研究和科技服務提供憑證，具有重要的參考作用。

一、科研檔案管理的重要性

（一）科研項目檔案是科研院所檔案管理工作的重點。它是科研單位開展基礎理論研究、技術研究和應用研究的保證，是維護單位經濟利益和保護知識產權的一項重要舉措。科學規范的管理科研項目檔案是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度，為研究本單位的工作業績和科學發展提供了第一手資料。

（二）沒有科研檔案就沒有完整的科學研究，科研項目檔案是維持科學研究延續性的有利工具。科研人員能夠繼承前人的科研成果及科研經驗，吸取前人的工作經驗及教訓，并在其基礎上完成創新與發展，需要充分利用檔案資料信息資源。

（三）科研檔案為進一步的學術交流提供了素材和條件。科學的發展都需要由淺入深，逐漸發展，在如今不斷發展的現代科技中，關聯學科的滲透性日益增強，廣泛推行學術交流，準確及時地互通情報就需要借鑒科研檔案作為傳遞和交流的有利工具。

（四）科研檔案有記錄科研活動全過程的功能。科研成果轉化為生產力，評價科研成果，申報專利等需要直接依靠科研檔案為媒介，因此科研檔案是重要的信息資源和潛在的生產力，合理利用檔案信息資源，將為單位帶來寶貴財富。

二、科研檔案管理目前存在的問題

（一）科研檔案管理制度不夠健全，直接影響科研檔案歸檔質量。科研檔案管理規范與否直接關系整個科研院所當前的科研水平，科研檔案記載著科研活動的全過程，兩者息息相關，由于不建立完善科研檔案管理制度，導致科研課題組、科研管理部門和綜合檔案室不明確各自在科研檔案管理中的職能所在，導致科研課題歸檔資料收集不全、復印件較多、內容不翔實等現象。這些問題如不能得到及時解決，將對今后的科研管理工作造成極大的困擾。

（二）科研工作者對科研檔案歸檔意識不夠強，直接影響科研檔案歸檔質量。目前許多科研院所的科研工作者只重視科研工作中的具體操作、論文發表、成果申報，并沒有深入了解過《檔案法》等相關法律法規，為了以后使用方便，把科研課題材料緊握手中，沒有積極主動歸檔意識。

（三）檔案管理員隊伍不穩定，兼職工作多。科研院所的科研工作人員一般兼任科室檔案管理人員，科研工作者任務重，主要把精力放在科室業務工作上，難以集中精力做好科室歸檔資料的收集，部分檔案人員工作變動頻繁，剛剛經過培訓、學習就被調換工作，這樣一來對檔案工作的開展造成了很大影響。

三、加強科研檔案管理的對策

（一）建立健全檔案管理制度。綜上所述，科研院所科研檔案管理存在諸多的問題需要及時解決，尤其是要先制定一套符合科研院所的科研檔案管理制度，用合理的制度規范檔案的收集、整理、保管、利用等環節。構建“科研管理部門—課題組—檔案管理部門”的檔案協同管理網絡。由檔案管理部門制訂科研歸檔材料明細及自查表，科研管理部門督促課題負責人根據歸檔表時間節點及時歸檔，并在課題檢查驗收后對照歸檔表進行真實性和完整性自查，自查無誤并簽字后，交由交檔案管理部門存檔。應把科研檔案歸檔質量納入科研院所年終工作考核內容，對科研人員進行考評獎懲，科研檔案管理制度的制定和實施將對推動科研院所檔案管理規范化、標準化起到重要意義。

（二）加強檔案宣傳和業務培訓學習。通過多種形式組織檔案管理人員和科研人員學習《檔案法》、科研檔案管理辦法，進一步提高檔案管理人員的業務技能和政治素質。組織相關檔案管理人員及科研管理人員到兄弟單位參觀學習，邀請檔案局專家到科研院所進行培訓學習。

（三）加強檔案工作隊伍建設。檔案事業的發展依賴于檔案工作隊伍的建設，切實加強檔案工作隊伍建設，努力打造一支政治強、業務精、作風好的高素質檔案工作隊伍，是檔案工作適應新形勢要求的重要任務。社會的發展，科學技術的進步，使檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生了變化，現代技術也廣泛應用到檔案工作中，這些無疑需要人去操作、去管理。因此，引進錄用一些有文化專業知識、有專業技術技能、熱愛檔案工作的人才，充實檔案隊伍，為檔案工作上水平提供人力保障。

四、結語

新時期，隨著我國科技工作的迅猛發展，科研院所科研材料呈現幾何倍數遞增，給檔案管理工作帶來了許多新的挑戰。科研院所除了抓好基礎工作外，還需要結合自身工作實際采取切實可行的對策，提升科研檔案管理與服務水平，為科技事業發展注入新活力。

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