高校辦公室行政人員檔案信息化安全管理策略

尹小莉

【摘要】隨著社會信息化進程逐漸普及，較為重要的檔案安全工作逐漸受到重視，并逐漸由過去的紙質檔案轉化為信息化的電子檔案。雖然有高校辦公室行政人員的共同努力，但現今檔案安全工作仍存在部分問題有待完善，本文針對相關問題中的檔案保存管理問題、資料查閱問題、制度完善問題進行探討，并通過提出解決的策略，以期對信息化電子檔案的安全管理能起到一定的積極作用。

【關鍵詞】檔案;信息化;安全;管理;策略

隨著時代的發展，越來越多的紙質檔案通過數字化加工進行信息化，科技發展為工作、生活帶來便捷性的同時，檔案信息化也隨之迎來了新的挑戰，其中檔案信息的安全管理面臨著巨大的風險挑戰。為了幫助高校辦公室行政人員在面臨挑戰時能夠更好地抓住機遇，解決問題，本文對現存的檔案信息安全問題提出見解，為檔案信息安全管理工作貢獻一份微薄之力。

一、檔案信息安全的現存問題

（一）保管問題。雖然檔案信息化在一定程度上便于對檔案資料的管理，通過信息化的檔案資料，不僅便于管理存放，還避免了紙質檔案容易出現的損壞問題。即便如此，在檔案信息化時，相關人員的媒體技術并不穩定，這在一定程度上制約了檔案信息的保存，對相關檔案信息的保存帶來一定的風險因素。作為新型信息技術，檔案信息化的保管風險隨著其逐漸提高的利用率同步提升，故而隨著發展，信息化檔案數據資源的保存管理工作往往比紙質檔案信息資源的保管面臨更大的風險挑戰，檔案管理人員業務不精導致的一定問題，主要是由于部分資料管理人員的專業素質與工作能力欠佳，導致其對檔案信息的分類與數據信息的管理不當，使得在相應的檔案管理工作中存在漏洞。多數管理人員在對檔案進行管理時僅進行日常式的軟件殺毒和數據備份，缺乏其他的保護措施，往往使得其在遇到突發情況時不能有效解決，甚至導致操作失誤或遭到人為攻擊，檔案信息化的安全性受到嚴重威脅。

（二）查閱問題。所有檔案信息都是為了使用，雖然檔案信息化能在一定程度上便捷使用，然而在相關使用過程中往往存在一定問題，使得在相關檔案資料的調取使用時往往不能確保相關行政人員檔案資料的安全性。查閱相關資料的程序不規范，如個別工作人員在查閱檔案信息時由于對信息資料不重視，往往與其他文件一起隨便放置，大大降低了檔案信息的安全性。亦或者在進行查閱時進行涂改或者較長時間不予歸還，不僅導致了較大的安全風險，也不利于對相關信息的利用。

（三）制度問題。現階段單位內部相關安全保護制度尚不完善，如檔案數據管理維護的相關制度、網絡數據與信息設備維護與使用的相關制度。往往由于這類相關制度不完善，以致相關員工無法進行嚴格的安保工作，導致出現檔案信息安全風險。亦或由于沒有明確的制度說明，使得在使用、維護過程中造成信息設備的損壞或網絡數據的遺失，尤以相關人員的失誤操作最為嚴重，沒有明確規章制度使得工作人員進行盲目處理，往往會對檔案信息造成較為嚴峻的問題，如感染病毒、信息損壞。

二、檔案信息化的安全管理策略

（一）保管時的安全策略。將檔案數據信息化方便攜帶管理，相關信息可以儲存于光盤、U盤等載體乃至于手機等移動設備中，不僅便于存放保管，也有利于對其攜帶使用。同時，信息化后的檔案數據作為電子文檔還可以通過網絡傳輸，便于他人的查閱利用。在對電子文檔的保管中，要注意對其進行歸檔處理，并在歸檔時對文件相關的軟件、說明、目錄等進行整合后統一歸檔。而在進行歸檔時，由于從紙質文檔變為電子文檔，徹底改變了傳統的歸檔方式，這更需要通過建立一定的管理制度，以更好地對歸檔管理工作進行監管，以確保電子文檔歸檔時的安全性。同時，電子歸檔方式也較為多樣，大致分為物理歸檔與自動歸檔，自動歸檔往往是利用計算機自身設計的邏輯方式進行快速歸檔，可以確保歸檔工作的高效性。而物理歸檔則是將電子文檔轉移至其他載體，通過對該載體的歸檔工作代替文檔歸檔工作，這種做法一般有著更好的安全性，即便電腦網絡等發生問題，已歸檔的文件由于儲存在載體上因而不受影響。此外，管理人員也要對所需銷毀的電子文件加強重視，銷毀相關文件時要對需銷毀文件進行編制，并請求上級經過批示后進行統一銷毀工作。而在銷毀重要文件時，若其所存載體上的痕跡難以清除，則相關載體也要一并銷毀，確保所銷毀文件不留歷史痕跡，在相關過程中還要委派相關工作人員進行監管，保證銷毀銷毀工作進行時相關檔案信息的安全、保密性。

（二）查閱時的保密策略。不僅檔案管理人員要重視相關檔案信息的保密工作，高校辦公室行政人員也要對數字檔案信息加強重視，并重視在相關網絡查閱系統的賬號安全，防止出現盜用、冒用賬號而致使檔案信息泄露。同時單位也要對相關工作人員設立一定制度，既確保檔案信息的安全，也加強相關工作人員對檔案信息安全的重視。并且要禁止用非工作單位的媒體設備對數據查閱系統登錄與使用，既提高了信息化檔案的安全性，以便于管理工作人員和對突發情況進行及時有效的處理。還要防止相關人員的非法查閱，對工作人員加以管理，除業務檔案外的相關檔案信息不允許在單位外部進行查詢，同時也要禁止工作人員對于檔案資料的外傳，尤其是相關涉密檔案。同時對于行政人員以外的其他人員查閱要嚴格管理，如非工作人員未經許可禁止查詢單位所有檔案信息，對于相關檔案資料的查閱工作要經過上級管理部門授予訪問權限。可以改變過去工作人員的固定賬號查閱模式，采用上級經管的臨時賬號，進一步維護相關信息檔案的安全。此外，針對不同檔案數據設置完善保密等級，也可采用老員工保密登記較高的方式，提高員工積極性。通過完善的保密等級將更進一步方便相關人員進行調閱，并可以保密等級為基礎設查閱條件，以給予保密等級較高的文件最高的安全措施。此外，對原有紙質文檔的管理也要嚴格，確保紙質文檔與電子文檔兩方面查閱均不出現安全風險。

（三）相關制度的完善措施。完善單位內部的相關安全管理制度，才是保障所有檔案安全的有效措施。現階段檔案信息化問題頻發，往往是相關制度不完善的體現。要對檔案管理工作定下更細致的制度條約，以確保檔案管理工作嚴謹展開，相關制度需要對檔案管理各方面的細微工作都能起到約束效果。此外對于信息設備的制度規定要參考相關的計算機操作規程，以此定制更具專業性的操作規范，杜絕工作人員出現盲目處理或錯誤操作等情況。同時對檔案信息的載體要設立嚴格的管理制度，不僅要配備專門的保管人員，還要禁止通過介質進行對載體的外接，以細致嚴謹的制度確保檔案數據的安全性。

三、結語

綜上所述，檔案信息工作固然要跟上時代的腳步，利用新技術提高工作效率，但與此同時也要提高自身對于新技術的利用能力，同時著重重視相關的安全工作。結合高校的實際情況，通過建設完善的網絡管理制度，和對員工加以約束，確保檔案信息的安全性、保密性不受侵害。在戰勝新形勢下挑戰的同時，緊緊抓住隨之而來的機遇，切實做好檔案管理工作，對高校的蓬勃發展盡一份力。

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