機關文秘人員素質與文書檔案管理研究

張志強

【摘要】對于機關單位來說，文秘工作人員作為部門領導的助手和參謀，其不僅擔負著機關的日常文書工作，而且還是文書檔案的管理者，在機關工作中起到重大的作用。機關文秘工作人員在實際的工作過程中所涉及的工作內容大部分都與文書檔案有關系，這就要求機關文秘人員應該具備相關的基本素質，以確保能更好地完成文書檔案的工作內容，更好的服務于社會。

【關鍵詞】機關;文秘;檔案;素質

機關文秘人員的工作主要包含兩個方面的內容：一是記錄和抄寫;二是文稿起草，而不管是記錄和抄寫還是文稿起草，都要求文秘人員需要具備較高的業務素質。例如在進行記錄是，文秘人員需要具備一定的文字水平和能力，對于領導的口述或者會議記錄，文秘工作人員不僅僅要記錄主要內容還要在后期負責對文字進行加工整理，以確保能快速有效地協助領導展開相關工作。由此看來，機關文秘工作人員的業務素質是個人素質和整體能力的全面體現，作為文秘工作人員必須要努力提高自身的業務素質，才能真正提高工作效率和工作質量，才能保證機關文書檔案管理工作得以有效進行，從而保證機關單位的各項工作有序進行。

一、機關文秘人員應該具備的業務素質

（一）具備一定的文字水平和能力。在機關單位中，機關文秘工作人員在實際的工作過程中所涉及到的工作內容大部分與文書檔案有關系，不管是記錄、抄寫還是文稿起草都要求文秘人員具備一定的文字水平和能力。例如：在領導開會的過程中，文秘人員需要對會議中的重要內容及時進行記錄，在會議結束后負責進行整理加工，以便領導在查閱時能快速地提取有效信息。除此以外，領導對于一些文件或者報告可能只是提出一個題目，這時就需要文秘人員擬定提綱、收集相關資料、起草文稿并把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領導去決斷，這就需要文秘人員具備較高的文字水平和能力。由此看來文秘人員必須具備一定的文字水平和能力，這樣才能保證領導班子的工作效率和質量。

（二）具備相關的文書檔案管理技能。文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。文秘人員的主要工作就是對文書檔案進行管理，其管理工作包括收集整理相關的資料以及對這些資料進行鑒定檢索、對有效信息進行統計等等。這樣繁瑣復雜的工作要求文秘人員需要具備一定的文書檔案管理技能，才能確保文書檔案管理工作可以有效的進行并且不出現偏差、遺漏。

（三）具備強烈的事業心與高度的政治責任感。文秘工作是一項事業，無論是國家機關還是事業部門、企業單位都少不了它。文秘人員應該具備強烈的事業心，認識到雖然文秘職權不大，但是責任卻非常重大，其工作關系到機關各項工作能否得以正常運行，所以文秘人員要立足本職，著眼于黨的事業，不斷增強事業心，增強職業榮譽感，愛崗敬業，高度負責，樂于奉獻。自覺抵制拜金主義、享樂主義和個人極端主義等腐朽思想的侵蝕，全心全意為人民服務。

二、提高文秘人員素質與工作能力的有效對策

（一）提高文秘人員的業務素質水平。機關文秘工作人員的業務素質是個人素質和整體能力的全面體現，文秘人員的工作內容要求文秘人員不僅要提高自身的文字水平和能力，還要努力提高相關專業知識。在文書檔案管理工作中，大部分是由相關的文秘人員完成的，如果文秘工作人員沒有一定的文字水平和能力以及專業的管理文書檔案技能，就很容易造成文書檔案記錄出現偏差、遺漏等現象，由此可見，文秘人員的基本業務素質能力對于文書檔案管理是十分重要的，所以文秘人員需要注重提高自身的業務素質水平。

（二）注重鉆研文書檔案管理知識。在機關事業單位中，文秘人員不僅要負責撰寫基本的文字材料，還要負責文書檔案的管理工作，而文字材料就是文書檔案管理的基礎，所以這就要求機關文秘人員在撰寫文字材料時，認真學習鉆研文書檔案管理中的相關知識，以保證在撰寫文字材料的過程中不會出現重大錯誤。除此以外，文秘人員還要努力提高自身的自信心和整體業務水平，這不僅需要文秘人員努力學習相關技能，還需要機關單位定期開展以文秘人員為主的檔案管理專業知識培訓班，因為這不僅有利于提高文秘人員的工作效率，還有利于全面提升文秘人員的綜合素質。

（三）提升文秘人員的思想意識。目前我國的機關事業單位有一些文秘工作人員存在嚴重的思想問題，由此導致機關單位的工作不能正常運行，所以機關單位要注重提升文秘人員的思想意識，增強從事檔案管理工作人員的歸檔意識，機關單位可以定期對文秘人員開展相關活動，以此增強文秘人員的事業心與政治責任感，從而提高文秘人員的工作質量，確保機關單位的各項工作得以順利開展。

三、小結

總而言之，機關文秘人員應該具備一定的文字水平和能力以及相關的文書檔案管理技能和強烈的事業心與高度的政治責任感，因為這直接關系到文秘隊伍的整體質量以及工作效率。所以機關單位除了要努力提高文秘人員的業務素質水平和相關思想意識外，還要注重文秘人員對文書檔案管理知識鉆研，以此確保機關單位的各項工作可以高效運行。

【參考文獻】

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