高校教學(xué)評(píng)估與檔案工作

魏曉琳

【摘要】高校檔案材料是教學(xué)評(píng)估的重要依據(jù)，有著不可替代的作用。高校教學(xué)評(píng)估是對(duì)檔案工作的一次檢驗(yàn)，檔案管理中存在的一些問(wèn)題會(huì)在教學(xué)評(píng)估中顯露出來(lái)，高校檔案工作應(yīng)該借助教學(xué)評(píng)估的強(qiáng)大助推力，查找問(wèn)題，吸取經(jīng)驗(yàn)，采取一系列有效措施提高檔案管理水平，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，為教學(xué)評(píng)估助力。

【關(guān)鍵詞】高校;教學(xué)評(píng)估;檔案工作

高校檔案是高校在教學(xué)、科研、管理活動(dòng)中直接形成的，是高校各項(xiàng)工作的原始記錄，從微觀上反映了各項(xiàng)具體工作的開(kāi)展情況，從宏觀上反映了高校的辦學(xué)質(zhì)量和水平。隨著高校的不斷發(fā)展，檔案因其特定的價(jià)值和作用在高校的各項(xiàng)工作中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，與學(xué)校的運(yùn)行和發(fā)展有著密切的聯(lián)系，對(duì)高校教學(xué)評(píng)估也有著重要的意義。

一、高校教學(xué)評(píng)估與檔案工作的辯證關(guān)系

高等院校教學(xué)評(píng)估對(duì)于高校發(fā)展有著重要的意義，能夠提高高校教學(xué)質(zhì)量、提升社會(huì)聲譽(yù)和美譽(yù)度、拓展發(fā)展道路等。隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，教學(xué)評(píng)估越來(lái)越成熟和完善，各個(gè)學(xué)校對(duì)于教育評(píng)估也越來(lái)越重視。一方面在教學(xué)評(píng)估的過(guò)程中，專家組會(huì)根據(jù)評(píng)估指標(biāo)和各個(gè)觀測(cè)點(diǎn)對(duì)學(xué)校進(jìn)行打分和評(píng)價(jià)。無(wú)論評(píng)估指標(biāo)和觀測(cè)點(diǎn)如何確定，都離開(kāi)對(duì)原始檔案材料的綜合分析，最終得出全面、客觀、公正的評(píng)價(jià)，因此高校檔案材料是教學(xué)評(píng)估的重要參考依據(jù)，有著不可替代的作用，高校的檔案建設(shè)不容忽視。另一方面，評(píng)估的過(guò)程中不僅要有檔案材料的支持，檔案工作本身也要在評(píng)估中接受檢驗(yàn)，所以教學(xué)評(píng)估工作不僅會(huì)促進(jìn)校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)重新認(rèn)識(shí)檔案和檔案工作的重要性，重視和支持檔案工作，加大對(duì)檔案工作的投入力度，學(xué)校檔案部門也會(huì)對(duì)自身的工作進(jìn)行檢查，從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和不足，采取一系列有效的措施，加強(qiáng)對(duì)檔案的規(guī)范化管理，增強(qiáng)創(chuàng)新和服務(wù)意識(shí)，從而提高學(xué)校檔案工作水平。可以說(shuō)，在教學(xué)評(píng)估的過(guò)程中，各個(gè)學(xué)校都把檔案資料建設(shè)作為重中之重，這為學(xué)校的檔案工作發(fā)展提供了一個(gè)良好的契機(jī)。檔案部門應(yīng)該抓住這樣一個(gè)良好發(fā)展機(jī)遇，借助迎評(píng)促進(jìn)的強(qiáng)大推動(dòng)力，促進(jìn)檔案工作更上一個(gè)臺(tái)階。

二、高校教學(xué)評(píng)估對(duì)檔案工作產(chǎn)生的影響

（一）提高學(xué)校檔案意識(shí)。高校檔案是學(xué)校教學(xué)、科研、管理各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，承載了學(xué)校發(fā)展方方面面的信息，是評(píng)估專家了解和研究學(xué)校發(fā)展?fàn)顩r最為直接和可靠的依據(jù)。教學(xué)評(píng)估的方式有很多種，但是無(wú)論采取哪種方式都必須以檔案資料作為參考和依據(jù)，檔案材料的完整性、齊全性和真實(shí)性甚至能夠直接影響教學(xué)評(píng)估的結(jié)果。正是因?yàn)闄n案在教學(xué)評(píng)估中的特殊地位和作用，高校領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始對(duì)檔案的作用和價(jià)值有了重新的定義和認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案工作更加重視，潛移默化中提高了檔案意識(shí)。

（二）推動(dòng)檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。幾乎所有的高校在迎評(píng)時(shí)都會(huì)成立專門的材料組準(zhǔn)備相關(guān)材料。材料組除了要撰寫自評(píng)報(bào)告、工作總結(jié)等匯報(bào)性材料外，還要按照評(píng)估指標(biāo)和觀測(cè)點(diǎn)的要求進(jìn)行補(bǔ)充和完善大量檔案材料。學(xué)校一般按照評(píng)估內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各行政部門和教學(xué)院系的檔案工作進(jìn)行規(guī)范，明確歸檔范圍、歸檔程序和歸檔要求等，而且檔案管理部門會(huì)以評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和觀測(cè)點(diǎn)的要求對(duì)各行政部門和教學(xué)院系的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保證檔案收集、整理、歸檔等工作規(guī)范科學(xué)，符合評(píng)估要求，同時(shí)根據(jù)考評(píng)的內(nèi)容，加強(qiáng)各部門的相互協(xié)調(diào)和配合，無(wú)形之中提高了學(xué)校檔案部門的地位和作用，推動(dòng)學(xué)校檔案管理規(guī)劃化和制度化進(jìn)程，為評(píng)估打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）理順檔案管理機(jī)制和制度。為了順利通過(guò)教學(xué)評(píng)估，并在教學(xué)評(píng)估中取得好成績(jī)，各個(gè)高校在迎評(píng)時(shí)，對(duì)檔案部門和檔案人員的責(zé)任加以明確，促使學(xué)校將檔案工作納入學(xué)校整體的發(fā)展規(guī)劃中，納入部門的年度考核中，納入教學(xué)管理人員的工作職責(zé)中，并加強(qiáng)對(duì)各個(gè)行政部門和教學(xué)院系檔案工作的檢查，督促學(xué)校各部門做好檔案工作，同時(shí)通過(guò)建立激勵(lì)制度、驗(yàn)收制度、責(zé)任制度等一系列制度來(lái)完善學(xué)校的檔案管理制度體系，為學(xué)校檔案工作提供有力的制度保障。

三、借教學(xué)評(píng)估之力提高檔案工作水平的建議

（一）進(jìn)一步提高高校檔案意識(shí)。在教學(xué)評(píng)估時(shí)，高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案工作，但很多是受形勢(shì)所迫，被動(dòng)去重視，而且重視是暫時(shí)的，評(píng)估結(jié)束后，對(duì)檔案工作的重視程度便回到原來(lái)的狀態(tài)。要在教學(xué)評(píng)估的過(guò)程中，從思想深處真正重視起檔案工作，充分認(rèn)識(shí)到檔案在學(xué)校各項(xiàng)工作中的重要作用和地位，將檔案工作納入學(xué)校整體的發(fā)展規(guī)劃中，提供必要的人、才、物保證。在日常的教學(xué)、科研和管理各項(xiàng)工作中，都要不斷提高檔案意識(shí)，將檔案工作融入學(xué)校教育教學(xué)中，及時(shí)將檔案材料收集齊全，整理有序，把工作做好在日常，避免臨時(shí)突擊的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（二）差缺補(bǔ)全不斷充實(shí)檔案資料庫(kù)。要借教學(xué)評(píng)估之際，對(duì)缺失的材料進(jìn)行補(bǔ)充，動(dòng)員全員參與，在對(duì)以往工作實(shí)踐進(jìn)行回顧的基礎(chǔ)上，收集散失在部門和個(gè)人手中的原始材料，匯總整理并補(bǔ)充到學(xué)校檔案資料庫(kù)里。與此同時(shí)，迎評(píng)工作對(duì)于學(xué)校來(lái)講是一項(xiàng)極其重要的工作，學(xué)校投入了大量的人力物力進(jìn)行資料準(zhǔn)備，形成了包括近幾年的工作總結(jié)、特色做法、自評(píng)報(bào)告等能夠反映學(xué)校教學(xué)成果和實(shí)踐全貌的資料，這些資料是一筆無(wú)形的資產(chǎn)，在評(píng)估結(jié)束后應(yīng)及時(shí)這些資料收集整理納入學(xué)校檔案材料體系中。在日常的工作中要時(shí)時(shí)關(guān)注學(xué)校發(fā)展的最新動(dòng)態(tài)，多渠道積累、收集檔案信息，不斷豐富教學(xué)評(píng)估材料內(nèi)容，為下次迎評(píng)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（三）借迎評(píng)之機(jī)提高檔案管理水平。一是要建立健全檔案管理規(guī)章制度，通過(guò)制度來(lái)保障檔案管理的各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。二是要通過(guò)教學(xué)評(píng)估，推動(dòng)各部門積極、主動(dòng)收集整理本部門產(chǎn)生的檔案并及時(shí)向檔案部門移交，保障基層檔案工作質(zhì)量，不斷充實(shí)和豐富館藏。三是要加強(qiáng)檔案服務(wù)水平，為全校師生提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，通過(guò)利用來(lái)化解師生對(duì)檔案工作的誤解，潛移默化地提高他們檔案意識(shí)，促使他們主動(dòng)關(guān)心檔案工作，參與檔案工作，將檔案材料及時(shí)收集整理歸檔，形成全校師生共同關(guān)注、共同支持和共同參與檔案工作的良好局面。

（四）加強(qiáng)檔案編研工作為評(píng)估增色。積極開(kāi)展檔案編研工作，將具有創(chuàng)新、特色、代表性的教學(xué)檔案信息納入編研主題，最后形成的檔案編研成果能夠突出學(xué)校的辦學(xué)特色、展示教育教學(xué)成果和實(shí)踐，走一條特色的檔案管理之路，為教學(xué)評(píng)估工作提供有力的材料支持，同時(shí)通過(guò)提供編研成果向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生宣傳檔案和檔案工作的重要性，提高他們建檔、存檔、用檔意識(shí)。

（五）推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程助力教學(xué)評(píng)估。在信息時(shí)代，高校各類檔案信息與日俱增，傳統(tǒng)的手工模式已經(jīng)難以滿足日益增長(zhǎng)的檔案信息的存儲(chǔ)需要，難以滿足學(xué)校各項(xiàng)工作的服務(wù)需求，尤其是迎評(píng)時(shí)要對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行快速查找、調(diào)取和利用的需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理已經(jīng)勢(shì)在必行，因此，要加快高校檔案信息化建設(shè)，建立完備的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理，滿足教學(xué)評(píng)估中對(duì)檔案信息快速檢索、調(diào)取和有效利用的需要，助力教學(xué)評(píng)估。

四、結(jié)語(yǔ)

從高校教學(xué)評(píng)估的角度看，一些高校的檔案管理還存在一些問(wèn)題，因此高校檔案工作有必要借教學(xué)評(píng)估的助推力，進(jìn)一步增強(qiáng)全校檔案意識(shí)，差缺補(bǔ)全不斷充實(shí)檔案資料庫(kù)，不斷提高檔案管理水平，為教學(xué)評(píng)估增色，助力評(píng)估取得良好成績(jī)。

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