高校教學檔案的數(shù)字化改革探索

胡偉 李洪均

摘 ?要 高校教學檔案是高校教學活動的真實記錄，在日常教學管理以及認證、評估中占有重要地位。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的不斷深入，有效地利用數(shù)字教學檔案，實現(xiàn)數(shù)字化管理，已然是新時期教學檔案管理發(fā)展的方向。通過分析高校教學檔案管理現(xiàn)狀，架構(gòu)數(shù)字化教學檔案管理系統(tǒng)，探索高校教學檔案的數(shù)字化改革。

關(guān)鍵詞 高校教學檔案;數(shù)字化管理;高等教育;數(shù)字化教學檔案管理系統(tǒng)

中圖分類號：G642.0 ? ?文獻標識碼：B

文章編號：1671-489X（2019）02-0038-03

1 引言

高校教學檔案在高等學校教學、實踐等日常教學活動中直接形成，是各項工作的痕跡化體現(xiàn)，具有很高的保存價值;主要由各種文字、圖表、聲像電子載體材料等組成，是高校各類日常教學活動的真實記錄，也是反映教學工作和管理水平的標志性材料，在學校的日常教學管理、各級各類教學檢查以及認證評估中占有重要地位[1-3]。各高校非常重視教學檔案的收集、歸檔和保存，院系各級教務(wù)辦公室也都設(shè)有庫房，用于專門收集、保存大量的原始教學檔案。但是，每當要使用到這些教學檔案時，就需要從庫房大量的紙質(zhì)材料中抽出所需要的材料，費時費力，效率低下，越來越不適應現(xiàn)代辦公自動化的新形勢。

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化的教學檔案開始作為紙質(zhì)教學檔案的補充或備份出現(xiàn)，目前主要是以圖片、表格、視頻等形式存于移動硬盤，沒有系統(tǒng)地進行分類，也并沒有成熟的管理系統(tǒng)和備份機制。由于電子文件內(nèi)容不夠直觀，大量調(diào)閱也體現(xiàn)不出數(shù)字資源的優(yōu)越性，因此，目前的教學檔案管理信息化水平不高，利用率低，還沒有真正發(fā)揮出數(shù)字資源的優(yōu)勢。

2 教學檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)需求分析

隨著高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，深化教學改革更顯重要，在大力開展教學評估、提高教育教學質(zhì)量以及國際工程認證的大背景下，現(xiàn)有的教學檔案管理滯后了迅速提高的高等教育管理水平。出于教學業(yè)務(wù)、教學管理工作以及科研的系統(tǒng)集成需求，亟待設(shè)計現(xiàn)代化的教學檔案管理系統(tǒng)來提高教學檔案管理水平和利用效率，信息技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及掃描、存儲設(shè)備和技術(shù)的發(fā)展，也為設(shè)計數(shù)字化教學檔案管理系統(tǒng)提供了有力的支持，因此，教學檔案的數(shù)字化管理是必然趨勢[4-5]。

數(shù)字化教學檔案管理系統(tǒng)的主要業(yè)務(wù)流程包括：數(shù)據(jù)的收集，這是教學檔案歸檔工作的基礎(chǔ)和重點，根據(jù)來源不同，收集方法也不同;數(shù)據(jù)整理，包括教學檔案的類別、密級、部門、年度、歸檔日期、保存期限等信息;數(shù)據(jù)的管理，對教學檔案的密級分級（分為普通、秘密、機密、絕密四種，其中普通級別的教學檔案可以對所有人開放查詢，有密級的文檔需根據(jù)權(quán)限選擇性開放查詢），防偽、防篡改等安全性管理;數(shù)據(jù)利用，包括數(shù)字教學檔案的查詢、瀏覽、下載等。

數(shù)字教學檔案的來源，一方面可以取自現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)，通過有效的接口進行銜接，確保電子文件的及時歸檔;另一方面，對工作中形成的紙質(zhì)檔案進行掃描采集，對已有的數(shù)字聲像檔案進行文件級管理。日常教學檔案多種多樣，首先必須明確數(shù)字化教學檔案的歸檔范圍，根據(jù)目前實際教學管理工作中的需要，主要包括師資隊伍建設(shè)方面、教學基本建設(shè)與教學改革相關(guān)、教學管理、教學評價和質(zhì)量監(jiān)控、學風建設(shè)這幾大方面工作中形成的一系列的教學檔案;其次，合理的分類和編號有利于管理的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，能夠有效促進信息資源的開發(fā)利用。根據(jù)目前的需求，對這些教學檔案進行分類、分級并合理編排結(jié)構(gòu)化檔案號，采用四層隸屬編號方法，第一層為一級類目標識別，用三個簡稱字母表示;第二層、第三層分別為二、三級類目大號，分別用阿拉伯數(shù)字標識;第四層為序號。教學檔案分類如表1所示。

3 教學檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)架構(gòu)

開發(fā)模式 ?主流的開發(fā)模式有C/S和B/S兩種模式。C/S即客戶端/服務(wù)器結(jié)構(gòu)，是傳統(tǒng)程序架構(gòu)模式，由客戶端軟件和服務(wù)器主程序組成。客戶端需要安裝專門的軟件，一般而言面向相對固定的用戶群，對信息安全的控制能力強。B/S即瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)模式，是基于網(wǎng)頁的系統(tǒng)，適應范圍廣，系統(tǒng)維護小，面對不可知的用戶群。綜合考慮兩種模式在硬件投入、安全性、系統(tǒng)維護量、操作系統(tǒng)平臺以及用戶體驗等方面的比較，系統(tǒng)整體采用兩種模式的有機結(jié)合，以充分發(fā)揮兩種模式各自的優(yōu)點。在內(nèi)部工作人員中，使用客戶端/服務(wù)器結(jié)構(gòu)模式，使之具備較強的交互性、操作性和安全性;針對外部用戶，采用瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)，主要提供瀏覽和查詢等服務(wù)。

系統(tǒng)架構(gòu) ?系統(tǒng)框架分三層體系，包括表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)持久化層：表示層，即用戶操作界面;業(yè)務(wù)邏輯層是系統(tǒng)的核心層，接收來自用戶操作界面中的各項指令，處理各種教學檔案的歸檔立卷、維護、查詢使用以及系統(tǒng)管理等任務(wù)，調(diào)用數(shù)據(jù)層中的數(shù)據(jù)，并將結(jié)果返回至用戶操作界面;數(shù)據(jù)層主要是數(shù)據(jù)的存儲以及備份。三層體系將界面表示、業(yè)務(wù)邏輯處理、數(shù)據(jù)庫持久化訪問框架明確規(guī)范起來，實現(xiàn)用戶與管理系統(tǒng)表示層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)層之間的交互式操作。客戶端/瀏覽器，提供用戶與系統(tǒng)的友好訪問;應用服務(wù)器，實現(xiàn)業(yè)務(wù)邏輯;數(shù)據(jù)服務(wù)器，負責數(shù)據(jù)信息的存儲、訪問、優(yōu)化。三層框架結(jié)構(gòu)設(shè)計使得系統(tǒng)結(jié)構(gòu)簡單，邏輯清晰，便于開發(fā)，如圖1所示。

4 數(shù)據(jù)庫的選擇與數(shù)據(jù)采集

數(shù)據(jù)庫選擇 ?數(shù)字化的教學檔案主要包括：紙質(zhì)教學檔案的數(shù)字化形式的各類副本，掃描件;電子文檔、電子表格、圖片，影音等;對網(wǎng)頁的抓取，如一些網(wǎng)站公示頁面等具有價值的特殊憑證;等等。數(shù)字化教學檔案的文件類型主要有：各類文件掃描件、副本，PDF格式;圖片、照片，JPEG格式;視頻，MP4格式;表格，Excel;文檔，Word格式等。

數(shù)據(jù)庫的設(shè)計應考慮普遍適用性原則，根據(jù)系統(tǒng)實際運行需求建立相關(guān)的信息管理數(shù)據(jù)表;應盡可能減少數(shù)據(jù)冗余，建立合理、方便、全面的數(shù)據(jù)索引，以提高查詢速度，降低程序的復雜度。依據(jù)數(shù)據(jù)庫選型的穩(wěn)定可靠性、可擴展性、安全性，豐富的開發(fā)工具以及服務(wù)質(zhì)量等原則，并通過充分考慮實際的網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境、系統(tǒng)部署成本等因素，擬采用SQL Server數(shù)據(jù)庫。它可擴展，高性能，以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和關(guān)系型數(shù)據(jù)存儲，并提供更加安全可靠的存儲功能，同時集成BI數(shù)據(jù)分析挖掘引擎等功能。SQL Server 在Microsoft的數(shù)據(jù)平臺上發(fā)布，可以組織管理任何數(shù)據(jù)，可以將結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化文檔的數(shù)據(jù)直接存儲到數(shù)據(jù)庫中，對數(shù)據(jù)進行查詢、搜索、同步、報告和分析。

數(shù)據(jù)采集與備份 ?按教學檔案的分類目錄掃描存貯，保證圖像的完整、端正，并參照有關(guān)電子檔案的相關(guān)標準，形成圖像存貯文件（PDF、JPEG、TIF）、索引信息格式文件（XML）;通過設(shè)定歸檔策略，將掃描的文件以及辦公系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)中現(xiàn)有的電子文檔歸檔。為防止系統(tǒng)出現(xiàn)操作失誤或系統(tǒng)故障導致數(shù)據(jù)丟失，需將數(shù)據(jù)集復制到其他存儲介質(zhì)。在與主數(shù)據(jù)庫所在機器相分離的備份機上建立主數(shù)據(jù)庫的一個拷貝，并充分考慮數(shù)據(jù)恢復問題，這些措施能夠在系統(tǒng)發(fā)生故障后進行系統(tǒng)恢復。

5 系統(tǒng)管理與系統(tǒng)安全設(shè)計

系統(tǒng)管理包括用戶管理、權(quán)限管理、操作記錄管理等。其中，用戶管理用于增加、修改和刪除教學檔案管理人員及普通用戶;權(quán)限管理根據(jù)教學檔案密級對各類用戶設(shè)置訪問權(quán)限，提高系統(tǒng)的可控性和安全性;檔案管理人員的操作以及用戶對于檔案的所有使用、調(diào)閱、下載及打印，都將由系統(tǒng)生成日志記錄，形成操作記錄。

數(shù)字化程度的提高，隨之而來的是信息系統(tǒng)安全問題。擬從系統(tǒng)級安全、網(wǎng)絡(luò)級安全、傳輸級安全和應用級安全等方面進行考慮。物理層硬件的選用和操作平臺的選擇是整個管理系統(tǒng)安全性的基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是整個管理系統(tǒng)的核心，數(shù)據(jù)的安全顯得尤為重要。要充分考慮數(shù)據(jù)存儲的安全，以防止數(shù)字教學檔案的丟失、隱私泄露、篡改以及惡意使用。建立數(shù)據(jù)庫的備份和恢復機制，對數(shù)據(jù)庫管理人員進行權(quán)限設(shè)置和層級管理并記錄操作日志。對系統(tǒng)合理劃分功能模塊，設(shè)置分級權(quán)限、系統(tǒng)的用戶和權(quán)限分配、用戶密碼管理以及全面的日志記錄機制。通過多方面的保障，確保管理系統(tǒng)的安全性問題。

6 結(jié)語

隨著信息化時代的到來，各方面技術(shù)的迅速發(fā)展，為高校教學檔案的數(shù)字化管理提供了多元化技術(shù)，同時對高校教學檔案的管理水平提出更高的要求。先進的技術(shù)和設(shè)備、數(shù)字化存儲理念以及管理系統(tǒng)的構(gòu)建，將有利于教學檔案的管理和利用效率。本文提出一些關(guān)于數(shù)字化教學檔案管理系統(tǒng)的探索性思想，通過應用數(shù)字化技術(shù)，以先進的教學檔案管理系統(tǒng)理念為指導，提升教學檔案的管理水平，并通過進一步的細化，努力實現(xiàn)目前數(shù)字化教學檔案管理的需求，進而提升整個高校的教學管理水平，使之與高等教育的國際化發(fā)展趨勢相適應。

參考文獻

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