新時期事業單位檔案管理工作創新思路研究

張梅

摘要：近幾年，社會一直處于不斷發展的進程當中，事業單位作為社會體系中的重要職能和服務部門，其檔案管理所面臨的挑戰也在不斷增加。建立科學有效的檔案管理體系能為事業單位發展提供堅實的推動力。將創新理念融入到事業單位檔案管理工作當中已經成為一種趨勢。新時期背景下，優化檔案管理工作的意義不容小覷。本文就新時期事業單位檔案管理工作創新思路展開了一系列的研究。

關鍵詞：新時期;事業單位;檔案管理;創新思路

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）018-0038-02

前言

在事業單位的管理工作體系當中，檔案管理是其中的一個重點?？茖W的檔案管理機制能在很大的程度上促進事業單位的穩定發展，更好的發揮其在社會上的職能部門作用。事業單位檔案管理工作具有一定的綜合性，主要包括信息收集、整理以及歸納分析等方面。創新是新時期所主要提倡的一個理念，也為事業單位開展檔案管理工作提供了更多的發展契機。因此，事業單位的檔案管理人員應該認識到創新理念的重要性，并將其實際運用于檔案管理工作當中。

一、事業單位檔案管理工作的現狀

首先，檔案管理工作理念較為落后。傳統的工作模式下，事業單位開展檔案管理工作的方法主要是由工作人員對紙質檔案進行收集和整理，并且檔案的完善性不足，部分文檔字跡模糊不清，不完整、不準確，缺乏整理歸檔的價值，給事業單位檔案管理工作和業務溯源帶來較大的困難。

其次，檔案管理工作制度不夠完善、落實不到位。隨著檔案管理理念與方法的發展，原有的檔案管理制度難以適應事業單位機構調整、業務發展需求，檔案收集、移交、歸檔、借閱流程不規范。由于檔案管理工作屬于職能性工作，單位領導對檔案管理工作重視程度不足，部分領導認為檔案管理工作可有可無，在這種觀念的影響下，部分部門對檔案管理工作支持力度不足，檔案移交不及時、不完整，借閱逾期不歸還等問題時有發生，嚴重影響了檔案管理的規范性、有效性。

最后，檔案管理工作方法與信息技術的結合程度較低。當前，信息技術與各行各業之間的融合程度不斷提高，將其實際運用于事業檔案管理工作當中已經成為了一種發展趨勢。在事業單位檔案管理工作中，由于領導對檔案管理工作重視程度不足，加之信息化建設資金投入較大，單位檔案信息系統建設進度緩慢，更多地以紙質檔案形式保存、查閱，檔案管理難度大，難以挖掘檔案自身價值。例如，在同類型業務的處理中，原本可以參照以往處理方法，實現經營、管理工作提升，但受限于檔案管理效率低下，檔案管理工作時效性低，制約了檔案管理工作作用的有效發揮。

二、新時期事業單位檔案管理工作的創新思路

1.革新檔案管理工作理念

從事業單位的角度來看，要想達到提高檔案管理工作質量的目標，就應該對檔案管理工作理念進行革新，在保留其優勢的基礎上，融入創新理念，對其進行改進和優化。所以，事業單位檔案管理人員應向領導宣傳、普及檔案管理的重要作用，學習、宣傳和推廣先進企業、單位檔案管理方法，提高單位領導對檔案管理工作的重視程度，加大資金和工作支持力度。在企業內部積極通過宣傳欄、企業微信群、公眾號等途徑普及檔案管理的重要意義，將檔案管理工作與企業業務經營、知識管理、文化建設有機結合起來，提高全體員工對檔案管理工作的認識，在單位內部形成良好的檔案管理氛圍，從而提高其他部門對檔案管理工作的支持力度，改善檔案收集不及時、不完整的情況，提高檔案管理工作效率與質量。同時，為了促進檔案管理工作創新發展，事業單位應鼓勵員工提出合理化建議或意見，在現有檔案管理工作的基礎上，借助全體員工的智慧，為檔案管理工作出謀劃策，增強檔案管理工作創新動力。針對檔案管理工作中存在的問題，檔案人員應理性看待，加強與業務部門、職能部門溝通，認真收集意見與建議，并組織相關部門討論、改進和優化檔案管理流程、方法，實現檔案管理工作持續優化。此外，隨著檔案管理工作的發展，新技術、新理念、新方法不斷涌現，事業單位應定期組織檔案管理人員到先進企業、單位進行培訓、交流，真正實現觀念創新、方法創新，提高檔案管理工作的規范性和創新性。

2.建立健全檔案管理工作制度

檔案管理制度是檔案管理工作的基準，也是實現檔案管理工作標準化、規范化發展的基礎，只有不斷健全、持續優化的檔案管理制度才能適應事業單位的發展。在實際工作中，事業單位檔案管理部門應當圍繞單位業務管理特點，制定科學合理的檔案管理制度，并結合單位工作重點調整進行修訂和完善，使其與單位業務發展相契合。首先，事業單位的檔案管理人員應該對這項工作形成全面的了解和認知，以此為基礎建立檔案管理工作制度，并適當的指出將信息化技術與檔案管理工作相結合的創新方向。其次，將創新理念融入到檔案管理工作當中的過程中，不僅應該采用相應的制度對工作人員行為進行約束，也應該相應的約束事業單位的領導。例如，單位內部的工作人員和領導想要通過檔案管理部門查閱檔案時，應該出示相關的證件，如果是在網絡系統中查閱，則需要用自己的賬號和密碼完成登錄，再進行相關查閱。通過這樣的方式保證檔案管理工作的獨立性以及合理性。再者，為了強化檔案管理制度落實，檔案管理部門應制定有效措施對資料收集、歸檔部門進行約束和規范，對制度落實不到位的部門和人員制定相應的處罰措施，提高相關部門對檔案管理工作的重視程度和支持力度。最后，將獎懲制度融入到檔案管理工作當中。對于工作表現優秀的員工，給予獎勵，對出現重大工作錯誤的員工給予一定的懲罰。運用健全的事業單位檔案管理工作制度來促進事業單位檔案管理工作的發展。

3.采用信息化檔案管理工作方法

在信息化背景下，事業單位應當積極建設檔案管理信息系統，以信息技術支撐檔案管理工作，加大信息系統建設資金投入，提高信息技術與事業單位檔案管理工作之間的結合程度。首先，可以通過計算機掃描等技術對一些紙質檔案的內容進行電子存檔，實現電子檔案和紙質檔案雙向管理。同時，篩選、對比檔案管理信息系統價格、功能、實現方式等，建設符合事業單位檔案管理實際需求的檔案管理系統，提高事業單位檔案管理工作信息化水平。其次，運用信息技術建立動態的信息化檔案，主要是對工作人員以及事業單位的發展情況實施動態管理，將一些重要信息不斷融入到檔案當中，提高其完善程度。例如，在對檔案進行動態管理的過程中，可以隨時利用信息技術對員工的檔案進行不斷補充，在這樣的管理模式下，可以拓展檔案內容的范圍，比如，員工的考勤情況、工作成果、取得的相關證書等方面都融入到電子檔案當中。傳統的事業單位檔案管理方式大多是通過書寫的方式進行記錄，這樣的模式下，會使得檔案信息的使用者需要耗費較長時間在查找檔案上。運用信息技術能實現快速對檔案進行分類，并能直接運用計算機進行查找。檔案信息的使用者只需要在檔案管理系統中輸入關鍵信息，就能馬上檢索到合適的檔案內容。這樣的方式能在很大的程度上節約檔案查找的時間，提高檔案管理工作的效率和質量。最后，事業單位檔案管理部門應當借助信息系統進行數據挖掘和分析，梳理、分析單位管理、業務開展經驗，并形成分類知識，實現檔案管理工作由簡單重復性工作向高價值知識管理工作的轉變，為單位決策、流程優化、技術創新和員工培訓提供有效的支持，促進事業單位創新發展。

三、結語

綜上所述，在新時期背景下，傳統的檔案管理工作方法難以適用現代事業單位發展需求。將創新理念融入到事業單位檔案管理工作當中具有關鍵性的意義。事業單位檔案管理部門應從單位整體出發，借鑒和學習先進企業、單位檔案管理工作經驗，加大檔案管理工作宣傳力度，提高單位領導和員工對檔案管理工作的認知水平，加大資金和工作支持力度，優化檔案管理環境。不斷建立健全檔案管理制度，提高檔案管理工作規范性。此外，事業單位應持續推進檔案管理信息化建設，提高檔案管理工作信息化水平，深入挖掘事業單位檔案價值，為事業單位決策、業務開展提供數據支持，促進事業單位健康發展。