高校財務檔案管理特點及其改進措施

孟令新

摘要：高校財務檔案是高校經濟活動的完整體現，加強財務檔案管理工作有利于高校對財務信息的掌握和利用，目前高校財務檔案具有較強的真實性、專業性、利用性以及關聯性的特點，為了提高高校財務檔案管理的能力，可以從完善財務檔案管理信息化構建，加強檔案的利用性、加強財務檔案管理重要性教育工作、加強財務檔案管理人員的技能培訓，提升專業素養三個方面來進行。

關鍵詞：財務檔案管理;特點;措施

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）018-0284-01

一、引言

高校財務檔案是高校科研、教學活動、建設等項目過程中產生的具有憑證意義的財務申報書、財務報表、交易記錄等會計核算收支材料。對財務檔案進行管理就是對高校各項活動開支的有效控制，提高高校財務管理工作有助于改善高校往來資金利用的合理性。高校財務檔案管理普遍具有較強的真實性、專業性、利用性以及關聯性，本文具體探討了高校財務檔案管理的特點，并對完善高校財務檔案管理提出了改進的措施。

二、高校財務檔案特點

（一）真實性

高校財務檔案的真實性主要表現高校在進行任何有關于資金方面的工作時，都會產生許多記錄資金往來的交易發票、憑據等，而這些直接證明交易過程的材料都準確的保存在高校財務檔案管理體系中，同時對于保存的財務數據不得進行更改，這也就確保了財務檔案管理中的交易數據與實際的交易情況是相符合的，具有較強的真實性，通過對財務檔案管理中的財務數據進行分析就可以清晰的看到高校的財務往來情況。

（二）專業性

高校財務檔案還表現為較高的專業性，這是因為財務管理中牽涉到許多專業的名詞與計算公式，具體來說體現在以下兩個方面：第一，財務收支票據，這其中包含了學生學費交易憑據、公共活動開展費用清單、科研項目資金使用、設備采購費用清單以及院校設施建設費用清單等;第二，財務核算往來憑據。這其中包含有老師工資發放清單、院校職工節日福利發放表、銀行往來對賬單等。

（三）利用性

高校財務檔案是對院校資金往來的詳細記錄，也是高校在后期進行審核的重要憑證，因此高校財務檔案具有非常高的利用性。具體來說可以分為兩個方面：第一，在財務檔案管理建立最初幾年時間內，需要對進行財務內部賬單進行核算以及賬單查詢;第二，在財務檔案管理工作完成以后，需要轉交給院校綜合檔案管理中心，這時檔案的使用主要集中在高校的財務審計、院校職工以及學生的財務憑證查詢。

（四）關聯性

現階段高校的財務管理方案普遍采用“統一領導、集中管理”以及“統一領導，分級管理”兩種方式，根據院校的實際情況并進行評估審核后合理分配院校的公用資金與資源，將院校中的所有部門視為一個經濟主體，在院校經費使用過程中共同倡導節儉、增收，組建成相互聯系、相互關聯的財務主體，并且相互之間不可分割，清晰的體現了高校財務管理的狀況。另外，高校財務檔案也是院校進行預算評估的主要依據，具有很強的關聯性。

三、高校財務檔案管理改進措施

（一）完善財務檔案管理信息化構建，加強檔案的利用性

我國已經全面進入了信息化社會，加強高校財務檔案管理的信息化構建，不僅能夠有效的防止因為長時間放置造成字跡模糊的問題，也能夠極大的改善財務檔案管理查詢業務的便捷性，提高檔案的利用效率。院校充分運用現代科學技術，落實財務檔案管理信息化構建工作，并可以開發財務檔案管理專業軟件，使得所有的財務管理工作都可以通過互聯網平臺實現，財務工作人員在進行數據錄入時會自動生成檔案編號，方便進行后續的檔案查詢。同時還可以將財務數據分享給分管部門的財務管理人員，實現財務數據的共享。

（二）加強財務檔案管理重要性教育工作

加強高校財務檔案管理工作的建設，充分調動每一位院校工作人員參與到財務檔案管理工作中。要想院校領導以及老師能夠重視財務檔案管理工作，必須要讓院校職工明白財務檔案管理建設的重要性，只有這樣才能促進院校領導與老師真正的將工作落實到實處。加強對院校領導和老師的宣傳教育工作，講解如何開展財務檔案管理工作，以及財務管理工作對院校發展的重要性，讓院校所有人員都清楚院校財務檔案管理工作面臨的問題以及優化的方案，這些工作必須要院校領導和老師共同來完成，使每個人都充分認識到財務檔案管理建設離不開大家的共同努力。

（三）加強財務檔案管理人員的技能培訓，提升專業素養

財務檔案管理信息化的建設中非常重要的一個環節是財務檔案管理人員的信息錄入和管理工作，這不僅要求管理人員對檔案資料進行分類、將各個紙質信息輸入到計算機系統中，同時還要求管理人員能夠熟練的使用電腦、網絡以及信息安全等技能。高校財務檔案管理建設的好壞直接和檔案管理工作人員息息相關，為此，必須要加強財務檔案管理人員的技能培訓，提高管理人員的專業能力并學習現代前沿技術，建立一支高素質的財務檔案管理隊伍。

四、結語

隨著我國信息化技術的不斷發展，建設完善的財務檔案信息化管理體系變的十分重要。高校財政資源的使用關系到高校的未來發展和規劃，因此，加強高校財務檔案管理工作非常有必要。高校財務檔案管理部門需要不斷完善管理制度，確保財務檔案管理能夠在高校發展中發揮出自身的價值。