建筑企業合同履約管理系統設計與實現

巢良存

摘要：建筑企業在經營過程中與業主方及與各類合作單位會簽署多個主合同、次合同，這些合同的履約情況直接決定項目的施工成本，并最終決定了項目的盈虧。因此，了解、掌握項目主、次合同的履約情況對管控項目成本起到了關鍵性的作用。文章旨在研究一套建筑企業合同履約管理系統，用于解決建筑施工企業合同履約管理過程中的困惑與難點，實現項目主、次合同履約信息及時、準確、安全、可靠、移動化管理，以滿足建筑企業項目部日常運維參考，管理部門實時統計分析，企業經營者智能決策分析的管控需求。

關鍵詞：建筑企業;合同管理;履約管理;信息系統;項目主合同;項目次合同

中圖分類號：TP315? ? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）16-0031-05

開放科學（資源服務）標識碼（OSID）：

Abstract： In the process of projects operation management， the construction enterprise will sign several main contracts and sub-contracts with the owner and various cooperative units. The performance of these contracts directly determines the construction cost of the project and ultimately determines the profit and loss of the project. Therefore， understanding and mastering the performance of the main contracts and sub-contracts plays a key role in controlling the project cost. The purpose of the paper is to study a contract performance management system， in order to solve the construction enterprise confusion and difficulties in the contract performance management process， and to realize main contracts and sub-contracts performance information timely， accurately， safely， reliably and movably management， eventually reach to the goals which are daily operation and maintenance reference for construction enterprise project department， real-time statistical analysis for construction enterprise management department， management and business Intelligence analysis for enterprise operators.

Key words： construction enterprises; contract management; performance management; information systems; project main contract; project sub-contract

1 引言

建筑企業經營管理的關鍵要素之一是動態、全過程的合同管理，分別包括與建設方的主合同管理及與合作方的次合同管理兩大塊內容。整個過程從簽訂合同之前的招投標階段到合同草稿審查階段，再到合同簽訂階段，直至合同履約階段結束，期間各階段都受時間、空間、政策、成本、人力等因素動態制約，會產生各種變動，導致建筑企業經營管理出現各種不確定性因素，甚至風險發生[1][2]。其中項目合同履約階段管理直接關系到企業的整體產值完成情況，是合同管理整體工作的重中之重，也是建筑企業經營管理管控成本、提高效益、規避風險的重要內容[3]。

目前，越來越多的建筑企業都在運用各種方法對合同履約進行管理，對于企業的領導層、管理層來說，需要同時面對多個工程項目，與建設方簽署的項目主合同分別只有一個，但項目次合同根據每個項目工程量的不同，少則幾份，多則幾十、成百份。項目次合同的履約進度直接影響到主合同的履約完成度，主合同的履約完成度直接與企業的實際總產值掛鉤。想要深入、直觀、動態、全面的了解企業項目合同履約情況，單靠原始的紙質報送材料，手工統計，已經難以支撐合同數據的準確性、及時性及全面性。因此，建立一套建筑企業合同履約管理系統，從企業經營管理者的實際需求出發，分別對項目主合同、次合同進行動態管控，既能集成企業全部項目合同信息進行直觀展現，并且數據來源及時真實可靠，適應移動端合同履約管理的需求，又能實時反映履約過程信息，供領導層、管理層決策分析使用，成為大勢所趨[4-5]。

2 研究背景及系統建設目標

由于現有的合同管理系統大多適用于某一類企業的單個應用，信息系統的功能大多集中在合同登記、審批、流轉等業務事項中[6]，并不涉及多個類型的合同管理，也不適合企業作為甲方、乙方角色同時兼有的合同管理方式，并且合同履約階段的信息化管理手段較為缺乏。還有一些生產型企業或者設備裝備類企業，合同類型為采購或者服務類等，合同管理信息系統大多為信息存儲、調用、查詢使用，主要監督采購或者服務的事后完成情況[7]，不同于工程項目合同管理全程監管。其中，與建筑企業相關的工程項目合同管理系統有：針對工程項目分包管理設計開發的信息系統，研究的重點在勞務分包、專業分包管理上，履約的過程管理功能未能進一步設計[4];建設行業主管部門開發的合同管理系統，主要用于監管轄區內的施工合同管理，監管對象是建設方與施工方之間的大合同，不涉及建筑企業內部的分包合同管理[3];水利建設監管部門的合同信息管理系統，包括合同相關靜態信息的填報、審核、統計等，缺少實際履約過程性的監管[8];高速公路企業的合同履約管理，采用人工統計模式，將合同履約的信息通過項目部上報到分公司，再通過匯總后，向總公司層級上報，最終匯總成臺賬，將信息呈現在決策者面前[9]，未能通過信息系統直取項目部第一手信息，可能導致時效性差或者信息失真。

4系統功能實現

4.1項目合同信息管理

建筑企業項目合同數據一經填報錄入系統并經報審通過后，便具有不可抵賴性，所有數據均有合同附件等紙質掃描件上傳系統作為佐證，在系統內永久保留。其中合同約定收款比例、約定期限、合同金額等按照統一數據格式要求填報，便于橫向對比。流程報審過程中的人員可以隨時隨需登錄系統調取原始流程數據查詢合同相關信息，項目合同各種紙質材料存檔不用隨時攜帶、調取。

4.2項目合同履約過程管理

項目合同履約過程信息填報，通過項目名稱這一唯一的數據庫字段與基礎信息填報相關聯，在同一個項目主合同下，根據工程項目工期長短、工程量大小的不同，主合同的履約信息和次合同的履約信息填報方式可以采用按月填報式，也可以采用即有即填式。按月填報時，必須在月底前完成，即有即填式需要在2個工作日內完成。主合同履約信息中的本月完成量、本月應收金額、本月實收金額等，以及次合同履約信息中的本月完成量、本月應付金額、本月實付金額都采取統一的數據格式，便于橫向對比。系統內設置附件上傳功能作為所有數據的審批依據。

4.3項目合同履約報表管理實現

建筑企業合同履約報表實現在一張報表內展現全公司多個主合同對應下的多個次合同的履約情況，實現了按項目名稱進行選擇、按報送日期進行時間段劃分檢索的功能。分別點擊進入單個項目后，分上下部分呈現項目主合同的履約臺賬及次合同的履約臺賬信息。主合同履約信息自動呈現累計完成量、累計應收金額、累計實收金額和實際收款比例等，其中實際收款比例設置為高亮狀態，提醒查閱人員及時對照工期檢查進度情況，規避風險等。次合同履約信息自動呈現累計完成量、累計應付金額、累計實付金額、實際付款比例等，其中實際付款比例也進行高亮處理，提醒責任人員進行關注，并及時進行糾偏。報表內還設置了Excel輸出打印功能，方便各級管理人員進行下載統計，各級領導人員也可以自定義定制最為關注的工程量信息、收款信息、付款信息等。報表權限由企業經營部門、工程管理部門嚴格限定，只有經申請并批準同意的公司內部用戶，才能經由系統管理員加入報表查閱權限中。

4.4移動端實現

為適應工程項目管理人員移動性強、工作地點不固定的特點，合同履約管理系統移動端APP必不可少，主要功能是實現各級管理人員對于項目合同基礎信息和履約信息的審批，同時查閱合同相關信息等。項目合同履約報表移動端權限也只開放給授權用戶，并且與PC端系統完全實時同步。

5應用效果

建筑企業合同履約管理系統在某建筑公司實施應用后，截至目前，共有58個項目處于合同履約期內，并全部納入系統統一管理，對應主合同58個，次合同3184個，各級合同履約管理人員嚴格按照規定時間內將對應信息報審完畢，合同履約數據更新及時，對比紙質報送數據，準確率提高至100%，，及時率提高80%。統計人員可以方便地按照月統計、季度統計、半年統計、年度統計進行通報，有效督促各類合同履約的進度。期間，監管發現各類履約風險541個，發現風險后，經過調查和整改，化解469個風險，剩下風險正在協調處理中。大大降低了企業在合格履約過程中可能發生的損失，有效節約了企業管理成本。

除此之外，第一手的項目合同履約情況對于生產、經營、決策也起到數據支撐作用。公司的領導層、管理層在查閱合同履約臺賬的過程中，通過對比工程進度及應收、應付款項等，將發現的風險進行化解，大大減少了后期法務管理階段各種合同糾紛的難題;公司項目管理人員也能夠隨時對照合同履約完成情況，主動加壓，增強責任感，提高產值、安全、質量等管理水平，促進項目按期保質安全完工，提高了企業的經營效益。

6結論

建筑企業合同履約管理系統從建筑企業的實際合同履約管控需求出發，創新地將項目主合同管理、次合同管理融為一體，便于企業監管同一項目主合同下多個項目次合同的履約全過程。系統實現了履約信息管理、履約臺賬管理、履約移動端的審批、查閱等功能，符合建筑企業項目管理人員、合同管理部門、領導層的不同工作需求，改進了原始手工填報、信息收集難、資料多、時效性差的合同履約管理工作方式，提高了企業的合同管理工作效率，杜絕了項目可能發生的過程性風險，提高了企業生產、經營的效益。后續工作重點將放在研究合同履約管理數據的挖掘分析上，進一步提高輔助領導決策功能。

參考文獻：

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[2] 賈玉明.建筑施工合同管理過程中存在的問題與對策[J].企業文化：中，2012（4）：69.

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[7] 陳瑞峰，魏軍.大型裝備采購合同履行監督信息需求分析[J].中外企業家，2017（3）：75-76.

[8] 王亞坤 ，張安靜.項目管理系統在工程建設合同管理中的應用[J].科技資訊，2017（33）： 111-112.

[9] 杜吉麗.高速公路的合同履約管理[J].交通世界，2018（9）：122-123.

【通聯編輯：王力】