關(guān)于做好檔案管理信息化建設(shè)的思考

李雪梅

【摘 要】科學(xué)技術(shù)水平快速發(fā)展下，檔案管理信息化建設(shè)已然成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文主要以此為基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并探討檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；檔案信息化；企業(yè)檔案

在科技迅速發(fā)展的社會(huì)，信息化已經(jīng)普遍用在各類工作中，已經(jīng)成為了一種趨勢(shì)。基層檔案是基層開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)的基礎(chǔ)，也是對(duì)活動(dòng)的記錄。所以，基層檔案管理工作的信息化進(jìn)程也要不斷加快，適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的需要，提高工作效率。

一、企業(yè)檔案信息化管理的內(nèi)涵

企業(yè)檔案信息化管理是指在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一指導(dǎo)實(shí)施下，在企業(yè)檔案管理過(guò)程中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過(guò)程中形成的檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和服務(wù)。因此，企業(yè)檔案信息化管理的內(nèi)涵主要包括：第一，企業(yè)檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；第二，企業(yè)檔案信息傳遞、利用的一體化；第三，企業(yè)檔案信息資源的共享；第四，建立在企業(yè)檔案信息化管理基礎(chǔ)上的模式變革。

二、檔案管理的現(xiàn)狀和存在問(wèn)題

1.檔案工作人員在思想上不夠重視

目前，部分檔案工作者在思想上缺乏熱愛(ài)工作、為民服務(wù)、奉獻(xiàn)社會(huì)的意識(shí)和態(tài)度，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)對(duì)工作人員知識(shí)層面和綜合素質(zhì)的要求，缺乏創(chuàng)新和學(xué)習(xí)態(tài)度，不能積極地提高自己的思想水平和業(yè)務(wù)能力，難以勝任信息化時(shí)代下的檔案管理工作，工作效率和質(zhì)量偏低，阻礙了單位檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2.檔案制度不規(guī)范

目前，我國(guó)基層檔案管理工作混亂，工作人員素質(zhì)低、散漫，檔案收集、存儲(chǔ)困難，工作效率低等問(wèn)題都是由于沒(méi)有一個(gè)規(guī)范、合理的管理制度。檔案管理制度不健全，工作人員職責(zé)不明確，各種程序和手續(xù)沒(méi)有明確規(guī)定，使得檔案泄密、缺失，甚至有人利用工作之便篡改文件，嚴(yán)重?fù)p害了文件資料的真實(shí)性、有效性，為后續(xù)的工作帶來(lái)困難。

3.信息化建設(shè)服務(wù)內(nèi)容與方式不完善

在企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程中，通常會(huì)存在一種現(xiàn)象，企業(yè)即使引進(jìn)了檔案信息管理系統(tǒng)，很多紙質(zhì)檔案依然未被錄入系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的統(tǒng)一管理。對(duì)此，很多人的理由是，數(shù)字化檔案并不能長(zhǎng)久保存，而且還存在著一定的網(wǎng)絡(luò)泄露風(fēng)險(xiǎn)，因此必須始終把紙質(zhì)檔案的保管視為檔案管理的重中之重。這導(dǎo)致企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)檔案信息不健全，服務(wù)內(nèi)容和方式不完善，而企業(yè)檔案信息化建設(shè)名存實(shí)亡。除此之外，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者仍然秉承“檔案信息管理系統(tǒng)等于檔案信息化建設(shè)”的觀念，這種只有錄入缺乏分析與整理的行為，導(dǎo)致許多檔案信息沒(méi)有被深度挖掘或者篩選處理，使檔案信息服務(wù)質(zhì)量上存在嚴(yán)重缺陷[1]。

4.檔案泄露風(fēng)險(xiǎn)

盡管很多企業(yè)機(jī)構(gòu)都運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)提升檔案管理工作的信息泄露防衛(wèi)能力，但由于互聯(lián)網(wǎng)具有極強(qiáng)的繁雜性，從而很難在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中保障檔案管理工作的安全性。因此，多數(shù)企業(yè)和相關(guān)機(jī)構(gòu)紛紛將信息化建設(shè)重點(diǎn)范圍集中在檔案數(shù)字化管理建設(shè)及網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)當(dāng)中。在建設(shè)過(guò)程中，數(shù)字化檔案管理和存儲(chǔ)方式帶給企業(yè)和機(jī)構(gòu)過(guò)多的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)和機(jī)構(gòu)內(nèi)的重要數(shù)據(jù)丟失事件頻發(fā)，檔案管理工作并沒(méi)有設(shè)置有效的檔案訪問(wèn)權(quán)限，在訪問(wèn)時(shí)過(guò)于簡(jiǎn)單，攔截功能沒(méi)有完善，從而影響信息化檔案管理工作的有效開(kāi)展。

三、信息化時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展分析

1.加強(qiáng)觀念創(chuàng)新

在信息化時(shí)代下，檔案管理創(chuàng)新勢(shì)在必行，為了保證檔案管理效率得到更好提升，主要是觀念的有效轉(zhuǎn)變，思想觀念的轉(zhuǎn)變，才能夠讓檔案管理人員更好的投入到實(shí)際工作當(dāng)中，對(duì)檔案管理創(chuàng)新工作的有序開(kāi)展起到良好推動(dòng)。在企業(yè)當(dāng)中，做好檔案管理工作特別重要，尤其是在信息化時(shí)代背景下，檔案管理人員要不斷加強(qiáng)檔案管理理念的創(chuàng)新，學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，并根據(jù)檔案管理中存在的問(wèn)題，實(shí)施信息化管理，在提升檔案管理水平與效率的同時(shí)，推動(dòng)企業(yè)的大規(guī)模發(fā)展。

2.加強(qiáng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)教育

首先，單位要不斷組織員工接受檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)和教育，學(xué)習(xí)檔案管理理論，提高檔案管理業(yè)務(wù)技能，熟練掌握檔案收集范圍、分類方法以及檔案歸檔、保管、調(diào)閱、鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷毀等檔案管理流程，嚴(yán)格遵守檔案的保密和保護(hù)制度。其次，為了適應(yīng)數(shù)字化檔案建設(shè)的需要，要經(jīng)常對(duì)檔案工作人員開(kāi)展新技術(shù)、新能力的培訓(xùn)和教育，更新他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高能力，促使他們掌握必要的計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理操作技能，能夠熟練地操作數(shù)字化檔案設(shè)備，有序地進(jìn)行檔案的采集、管理、利用等。最后，要不斷地對(duì)檔案工作人員開(kāi)展法律知識(shí)教育活動(dòng)，現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)法治社會(huì)，所有人都必須依法辦事。檔案工作人員也必須遵守檔案管理規(guī)章制度，遵守檔案的安全保密規(guī)定[2]。

3.完善檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案工作的信息化開(kāi)展必須要具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，基礎(chǔ)設(shè)施是開(kāi)展檔案工作信息化的基礎(chǔ)條件。如果沒(méi)有好的基礎(chǔ)設(shè)施條件也不會(huì)建設(shè)好檔案工作信息化。基礎(chǔ)設(shè)施主要有三個(gè)方面。一是硬件設(shè)施，例如掃描儀、電腦等，硬件是所有電子產(chǎn)品的基礎(chǔ)，所以硬件的好壞直接影響了信息化工作的質(zhì)量。二是計(jì)算機(jī)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)，它是將資料整理、錄入等方面的系統(tǒng)。先進(jìn)的計(jì)算機(jī)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能夠提高工作效率，連接各個(gè)部門(mén)。三是做好檔案資料的管理工作，提高檔案信息的保密性，將檔案?jìng)浞荩苊鈾n案缺失問(wèn)題的出現(xiàn)。

4.完善信息化建設(shè)服務(wù)內(nèi)容與方式

首先，企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步完善檔案信息化系統(tǒng)軟件的功能。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的持續(xù)提升，已有傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的功能已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前檔案信息化的需求。根據(jù)工作與服務(wù)這兩個(gè)需求方面來(lái)講，應(yīng)該持續(xù)優(yōu)化信息服務(wù)系統(tǒng)的各項(xiàng)功能。其次，擴(kuò)大檔案信息資源的范圍。在搜集與整理公司檔案管理信息之外，還需要收集公司公文、設(shè)計(jì)圖紙等數(shù)字資料。最后，加強(qiáng)信息資源的屬性關(guān)聯(lián)。例如元數(shù)據(jù)的處理，針對(duì)檔案信息系統(tǒng)中存儲(chǔ)的文件、文檔、圖片等，應(yīng)該予以相應(yīng)的文字表述信息。例如，文件編輯時(shí)間、文件編輯作者、具體內(nèi)容、審批人等。這些輔助信息將極大地為信息查閱、提取提供便捷，緊密了不同信息之間的關(guān)聯(lián)度，更加增強(qiáng)了信息的應(yīng)用價(jià)值[3]。

5.加強(qiáng)檔案信息安全系統(tǒng)的建設(shè)

在開(kāi)展檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的過(guò)程中，有關(guān)單位要加強(qiáng)檔案信息安全系統(tǒng)的建設(shè)。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案信息面臨著較大的被盜、被破壞、被網(wǎng)絡(luò)攻擊等危險(xiǎn)，所以要加強(qiáng)檔案信息安全保密系統(tǒng)的建設(shè)，引進(jìn)密碼驗(yàn)證、指紋驗(yàn)證、數(shù)字簽名等數(shù)字安全技術(shù)，建立安全的防火墻，配備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全管理員，確保檔案的安全和保密。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，企業(yè)檔案信息化是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，也是加快企業(yè)信息資源整合、提升企業(yè)檔案資源的利用效率，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理提供決策服務(wù)的重要依據(jù)。現(xiàn)代化發(fā)展下企業(yè)必須加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提高思想認(rèn)識(shí)、完善管理制度、做好安全防護(hù)工作。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王娜娟.水文檔案信息化建設(shè)路徑研究[J].中國(guó)管理信息化，2019，22（06）：184-185.

[2]佟海燕.工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理路徑研究[J].中國(guó)管理信息化，2019，22（06）：192-193.

[3]張鵬.檔案信息化管理必要性作用措施和創(chuàng)新途徑的探討[J].信息記錄材料，2019（03）：183-184.