提高機關檔案工作水平策略

惠廣東

【摘 要】 2018年10月11日，國家檔案局發布第13號令《機關檔案管理規定》，并于2019年1月1日起執行，在第一章總則第三條中指出機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業的重要組成部分。是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。充分認識到機關檔案管理工作的重要性，建立健全適應新形勢的機關檔案管理制度，加強機關檔案管理體系結構建設以及檔案管理工作業務水平的提升都成為提高機關檔案工作水平的有效策略。

【關鍵詞】 機關檔案 檔案管理 檔案管理制度

一、機關檔案管理中存在的問題

（一）機關檔案建設的重視度不夠。現在機關檔案工作在各單位的重視度普遍不夠，檔案意識薄弱，監督力度也不強，很多單位都沒有專門的檔案管理人員，只是將機關檔案工作寫在了年度工作計劃當中，但沒有專人負責落實。機關檔案就停留在各業務科室簡章的將檔案資料收集到辦公室，辦公室按照各檢查的需要對檔案進行整理、裝訂、歸檔。并沒有嚴格按照13號令的要求進行規范性整理，辦公室工作人員有的都分不清資料和檔案的區別，最后形成的檔案類目混亂，該入檔的沒有歸檔，很多不該入檔的卻又歸檔，不符合檔案法規定。單位也沒有設置專門的檔案室來管理檔案，檔案丟失的情況也時有發生。

（二）機關檔案管理制度不健全。機關檔案管理存在的很多問題，從執行的角度來看機關檔案管理的制度不健全是主要問題，很多單位都沒有建立和健全檔案管理制度，在檔案的收集、移交、借閱、銷毀上都是按經驗辦事，出現問題了才去找相關的法律、法規。

（三）檔案管理的觀念較為落后。一是機關檔案管理方法上較為陳舊。當前機關檔案管理工作以手工操作為主，較少運用現代化管理手段，致使檔案管理質量較低，查找速度慢，使用效率低。二是資金保障不到位，受到部門工作經費緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。三是有的認為只要能應付過檢查就算是完成了檔案的管理。

（四）檔案管理人員的綜合能力和水平不高。一是檔案管理人員隊伍不穩定。在很多單位，檔案管理人員均為兼任，導致檔案整理、管理混亂。二是管理質量不夠高。有的檔案員只會立卷歸檔的基本知識，對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清，出現編錯號、蓋錯章的情況。其次檔案的目錄索引不全，年代久遠的檔案難以找到索引表，致使在需要利用檔案時，用不上使檔案的利用價值顯現不出來。

二、機關檔案管理水平提升策略。

（一）充分認識機關檔案管理工作的重要性。機關檔案工作是開展各項業務活動的具體真實的記錄，為經濟建設和推動社會文明進步起到重要的促進作用。特別是隨著時代改革發展，檔案的調閱利用明顯增多，這對加強機關檔案管理，拓展檔案服務新領域，都對機關檔案管理工作提出了更高的要求，為了加強各級黨和國家機關、人民團體（以下統稱機關）檔案工作，推進機關檔案科學、規范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規，國家檔案局發布了第13號令，使機關檔案管理工作有了工作的指引。

（二）建立健全適應新形勢的機關檔案管理制度。機關檔案管理應嚴格根據《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案管理規定》等有關規定，建立健全包括立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、機關檔案人員崗位責任制度等一系列檔案管理制度，用制度來加強機關的檔案管理，使檔案資料更好地為兩個文明建設服務。有些機關單位檔案管理不夠規范，建立了相關檔案管理制度如崗位責任制、歸檔、保管、借閱、保密、鑒定銷毀等，也有檔案工作領導小組、管理體制、分類方案，但是在執行過程中卻流于形式，制度不完善也未裝裱上墻。所以新形勢下檔案管理制度的建設應當在有關法律、法規層面的規范下建立，同時還要根據單位管理檔案的特性、省份和檔案發展的長期規劃，還要具備一定的針對性。制定出來的檔案管理制度還要有一定監督體系。

（三）加強機關檔案管理體系結構建設。完善的檔案管理有利于促進社會和經濟和諧發展，檔案管理實現信息化也要建立科學的檔案管理體系結構。首先，需要建立完善的機關檔案管理體系。一方面要建立自上而下的領導管理體系，檔案管理部門管理層缺乏重視也是形成現有的管理體系結構和新形勢不適應的重要原因。所以做為具體的機關必須要有具體領導分管檔案工作，才能保證檔案管理中的各項任務進行有效地傳遞，使得檔案管理工作有序進行。另一方面，機關還應該要建立一個比較明確的橫向管理體系，檔案管理工作不是辦公室或者檔案員的職責，各科室有承擔各科室業務檔案收集、整理、歸檔的職責，這樣才能保證機關檔案管理健康的發展。最后體系結構的建設要規范化，機關檔案管理只是社會檔案管理體系最基礎的單元，所以機關檔案管理必須要嚴格按《機關檔案管理規定》要求，做到規范化。才能最終實現整個社會檔案管理體系結構的建設。

（四）加強檔案管理工作業務水平的提升。檔案管理人員是工作提升的核心，他們的綜合能力水平在一定程度上對機關檔案管理工作的發展有很大影響，加強機關檔案管理人員的綜合業務能力水平的提升，是提高機關檔案管理水平的重要途徑。在現實在，檔案管理人員在工作中很容易感到不被重視，對此，單位領導應該要做好機關檔案管理人員的管理和關懷，特別是在外出培訓、職稱評審、科研項目爭取上都要傾向一線檔案管理人員，從而使得檔案員的工作積極性能夠被有效地激發出來。為了提高檔案管理效率，應該要加強對信息化管理模式的應用，機關也要重視發展機關檔案管理隊伍，管理人員和檔案工作人員要進行定期培訓，除了專業繼續教育培訓，也還要鼓勵檔案工作人員自己參加提升業務能力的培訓班，也可以爭取一部分檔案上的科研項目，從而提高機關檔案管理效率和水平。