完善高校成人教育學(xué)籍檔案管理的建議

侯敏

摘 要：學(xué)籍檔案管理是教學(xué)管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)等方面的表現(xiàn)。高校成人教育不同于全日制大學(xué)教育，它有自身的特殊性，因此相關(guān)的學(xué)籍檔案管理也有所不同。本文就完善高校成人教育學(xué)籍檔案管理的方法進(jìn)行分析研究。

關(guān)鍵詞：高校；成人教育；學(xué)籍檔案管理

1 成人教育學(xué)籍檔案管理存在的問題

1.1 重視程度不夠

在高校的學(xué)籍檔案管理中，成教常常被教育工作者忽略掉，不少高校認(rèn)為成教的學(xué)生可管可不管，因此并沒有設(shè)置專門的學(xué)籍檔案管理部門并配備專職人員。學(xué)籍檔案的管理大部分由教務(wù)處直接管理，但是在實(shí)際的管理中他們重視對(duì)全日制學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，忽視對(duì)成教學(xué)生檔案的管理。工作上的不重視常常導(dǎo)致成教學(xué)生的學(xué)籍檔案漏洞百出，一些人為填錯(cuò)及漏填的情況較為嚴(yán)重。

1.2 學(xué)籍檔案完整性不高

成教學(xué)籍檔案通常包括入學(xué)通知書、學(xué)籍卡以及畢業(yè)登記表等，當(dāng)學(xué)生修完全部課程達(dá)到畢業(yè)條件時(shí)，他們可以將檔案領(lǐng)走然后轉(zhuǎn)移到當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行?，或者是參加工作后，讓單位開具介紹信進(jìn)行領(lǐng)取。然而很多成教學(xué)籍檔案的資料不齊，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，缺少入學(xué)通知書。入學(xué)通知書是學(xué)生是否具有入學(xué)資格的唯一憑證，新生在報(bào)到時(shí)必須持入學(xué)通知書。然而在學(xué)生報(bào)到完之后，部分高校并沒有集中收繳管理入學(xué)通知書，有的自行保管，有的入學(xué)后不久就將其丟棄。第二，缺少照片。學(xué)生的照片是在他們高考報(bào)名時(shí)，報(bào)名系統(tǒng)根據(jù)考生填報(bào)的信息自動(dòng)生成考生信息表。但是由于管理上的不規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致部分學(xué)生的檔案中沒有照片，這就大大降低了學(xué)籍檔案的權(quán)威性，同時(shí)也直接影響到他們畢業(yè)后找工作。

1.3 學(xué)籍檔案保管條件差，管理模式落后

部分高校的學(xué)籍檔案管理受制于地理環(huán)境不佳、經(jīng)費(fèi)不足以及領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠等，造成紙質(zhì)學(xué)籍檔案存放較為混亂和無序，部分高校并沒有自己的專業(yè)庫房，并且存放檔案的地方經(jīng)常換地方，這樣極容易造成檔案的丟失及不利于檔案的檢索和查找。較差的存放環(huán)境還容易造成檔案的受潮損壞等。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，尤其是互聯(lián)網(wǎng)+的大力運(yùn)用，大部分的高效學(xué)籍檔案管理都在逐漸信息化，但是成教檔案管理的信息化程度較低，存在著嚴(yán)重的滯后性。尤其是部分高校的管理還是以傳統(tǒng)的人工管理為主，工作量大，工作效率低下等現(xiàn)象普遍存在。

2 完善高校成人教育學(xué)籍檔案管理的建議

2.1 高度重視，建立有效的管理機(jī)制

要完善高校成教學(xué)籍檔案的管理，就要引起學(xué)校自上而下的高度重視，重點(diǎn)從以下幾個(gè)方面入手：首先，一方面加大對(duì)現(xiàn)有從事檔案管理的人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，重點(diǎn)培養(yǎng)他們利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理的能力。另一方面，從社會(huì)上引進(jìn)具有高素質(zhì)的專業(yè)人士。與此同時(shí)，要加大對(duì)管理人員的考核力度，鼓勵(lì)和引導(dǎo)他們掌握更多的理論知識(shí)和嫻熟的技能。其次，加大學(xué)生參與管理的力度。學(xué)籍檔案管理開始于新生入學(xué)的學(xué)籍注冊(cè)，結(jié)束于他們畢業(yè)，在整個(gè)在校學(xué)習(xí)期間，他們的學(xué)習(xí)成績(jī)和學(xué)業(yè)表現(xiàn)都會(huì)被記錄在籍。學(xué)生們?cè)趯W(xué)籍填寫階段，并未意識(shí)到自己所填內(nèi)容對(duì)今后產(chǎn)生何種影響，他們?cè)谔顚戨A段不認(rèn)真對(duì)待，存在應(yīng)付現(xiàn)象。因此，學(xué)籍中信息漏填、錯(cuò)填等現(xiàn)象尤為突出。為了避免出現(xiàn)這種低級(jí)錯(cuò)誤，在學(xué)籍表格填寫之前管理人員要對(duì)他們進(jìn)行專門講解，規(guī)范他們的填寫行為，引起他們思想上的重視。只有這樣學(xué)生才會(huì)主動(dòng)配合管理人員，為檔案建立開好頭。最后，班級(jí)主任要做好檔案內(nèi)容的審核，尤其是要逐項(xiàng)核對(duì)學(xué)生們的填寫是否存在錯(cuò)填、漏填現(xiàn)象。

2.2 補(bǔ)充信息，完善材料

學(xué)生學(xué)籍檔案的完善要從學(xué)生入學(xué)那一刻開始，尤其是學(xué)生入學(xué)后要第一時(shí)間回收入學(xué)通知書，由班級(jí)主任整理后交給學(xué)校學(xué)籍管理部門統(tǒng)一保存。另外在新生填寫學(xué)籍材料時(shí)，要求學(xué)生們提供統(tǒng)一規(guī)格的彩色免冠照片，杜絕學(xué)籍檔案沒有學(xué)生照片的現(xiàn)象。除了學(xué)籍檔案中必須要有的材料外，學(xué)生在學(xué)習(xí)期間產(chǎn)生的違紀(jì)、轉(zhuǎn)專業(yè)及留級(jí)等行為都要及時(shí)記錄在籍，同時(shí)要將相關(guān)的證明材料附上，以便有據(jù)可查。

2.3 完善硬件設(shè)施和管理模式

硬件設(shè)施的完善要加大資金投入力度，完善辦公條件及紙質(zhì)檔案存放環(huán)境。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，學(xué)校學(xué)籍檔案管理也要實(shí)現(xiàn)電子化，提高管理效率。一方面要開發(fā)出學(xué)籍檔案管理的軟件系統(tǒng)，建立學(xué)籍檔案管理的信息庫，提高檢索的自動(dòng)化；另外一方面要配備一些必要的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，比如，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、路由器以及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等，同時(shí)做好防磁防電、防震動(dòng)等方面的工作。紙質(zhì)檔案的存放對(duì)環(huán)境要求較高，因此學(xué)校要結(jié)合自身實(shí)際建造專門存放檔案資料的庫房或者是加大對(duì)現(xiàn)有存放檔案資料房間的完善力度，做好防潮、防蟲防霉等方面的工作，避免檔案的受潮損壞等現(xiàn)象。

3 結(jié)束語

成教學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，涉及的人力、物力及財(cái)力較大。尤其是隨著全民學(xué)習(xí)意識(shí)的增強(qiáng)，越來越多的沒有接受過高等教育的人選擇成人教育來提升和完善自身，由此增加了高校學(xué)籍檔案工作的壓力。為了進(jìn)一步完善學(xué)籍檔案管理，確保學(xué)籍檔案管理能夠滿足當(dāng)前高校教學(xué)活動(dòng)的需要，就需要學(xué)校管理部門及管理人員加大各個(gè)方面的投入，完善管理的制度，方法及模式等。

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