關于提高檔案管理有效性的若干問題思考

張鳳安

摘 要：社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，檔案管理有效性要求越來越高。加強對檔案管理有效性的研究對于黨務管理工作的提高具有重要意義。文章針對檔案管理的重要性具體闡述，同時對檔案管理中存在的問題展開深入分析研究，同時提出幾點管理工作優(yōu)化策略，希望能夠促進我國檔案管理工作的開展有效進行。

關鍵詞：檔案管理；有效性；問題；思考

檔案管理工作是否有效，直接影響著社會經(jīng)濟的發(fā)展與建設，檔案管理作為社會實踐活動固化信息形式，是唯一能夠推動我國社會發(fā)展與進步的文獻材料。然而，當前檔案管理工作中，依然存在只注重檔案管理忽視檔案管理中的問題，正是由于這種原因?qū)е挛覈鴻n案管理工作有效性遲遲得不到提升[1]。

1 檔案管理的重要性

當前我國檔案管理工作中面臨的問題關鍵在于檔案材料的收集與整理，而材料收集與整理方式的有效也是提高檔案價值與質(zhì)量的重要途徑。有效性指達到了活動策劃的目的以及完成相關策劃活動，檔案管理的有效性則是指檔案管理中檔案材料是否具備價值性，是否能夠被充分利用。從檔案管理角度來看，管理工作有效性的提高，就要做到效用和效率一把抓。檔案作為一種信息資源，是對各項策劃活動內(nèi)容的真實記錄、是基礎性工作、是一種無形財產(chǎn)，在各方面管理工作中發(fā)揮的重要的作用。檔案管理作為一項基礎性工作，必須具備規(guī)范化、科學化。所以，需要建立一套完善的檔案管理體系，當面對各種管理風險是該體系能夠有效防范與避免，起到一定積極作用。

2 檔案管理中的問題

2.1 檔案管理模式落后

傳統(tǒng)檔案管理模式的目的為對原始信息的保存，主要工作內(nèi)容就是對原始信息的記錄、歸納與整理。現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，檔案管理模式已經(jīng)發(fā)生改變，逐漸趨向自動化管理方向發(fā)展，傳統(tǒng)人工檔案管理逐漸向信息化管理模式轉(zhuǎn)變[2]。由于企業(yè)、個體經(jīng)營、單位在檔案管理設備方面不夠齊全，也就會影響檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

2.2 管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

檔案管理工作科學化，對管理人員提出一定要求，管理人員要具備專業(yè)素質(zhì)與業(yè)務能力，同時能夠科學、合理的規(guī)劃檔案管理工作內(nèi)容。日常檔案管理工作中，管理人員結構布局不均勻，招聘的人員專業(yè)素質(zhì)不高，業(yè)務能力不強，導致工作行為不規(guī)范，檔案管理人員對于自身崗位責任不明確，也沒有進行專業(yè)化的系統(tǒng)培訓，大部分管理人員年齡較高等，也就會對管理要求、工作重要性、材料整理歸檔等業(yè)務不夠熟練，最終呈現(xiàn)出檔案管理工作混亂、水平不高且管理方式落后的現(xiàn)象。

2.3 管理意識不高，管理制度有待完善

事業(yè)單位發(fā)展到一定規(guī)模時，雖然已經(jīng)建立了較為完善的檔案管理制度，但在實際執(zhí)行過程中，由于管理人員管理意識不高，就出現(xiàn)了放任自流、隨意性強的現(xiàn)象。主要體現(xiàn)為：檔案管理部門收集的材料不完整、不齊全，以至于保存效率不高；對于一些使用率高的文件沒有進行合理保管隨意擺放；對于上級下發(fā)的資料文件不能及時對其進行整理與存放，導致管理滯后[3]。這些都嚴重的制約了檔案管理作用的發(fā)揮，最終減低檔案管理有效性。此外，管理工作人員檔案管理工作重要性的認識度不高，并且單位高層對于檔案材料的重視度也不高，檔案管理意識不強，對于檔案工作很少過問，以至于管理人員工作錯誤錯綜百出。甚至還有一些人員并不理解什么是檔案，無法為檔案管理作用的發(fā)揮提供條件，檔案管理有效性無法提升。

3 檔案管理有效性策略研究

3.1 改變檔案管理模式，實現(xiàn)信息化管理

信息化時代的到來，要求檔案工作要對信息化管理接軌，提高檔案管理有效性。檔案管理部門要有屬于自己的數(shù)據(jù)資料庫，最終實現(xiàn)辦公、文檔一體化。并且軟件開發(fā)要確保其能夠保障數(shù)據(jù)信息的遺漏，進而提高數(shù)據(jù)安全性與可靠性。現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，其在檔案管理中的優(yōu)勢尤為突出。所以，管理部門要充分發(fā)揮自動化管理的優(yōu)勢，發(fā)現(xiàn)宣揚信息化管理技術，實現(xiàn)統(tǒng)一標準的管理系統(tǒng)，接口便捷、傳輸通暢。檔案管理部門要在西安待檔案管理里面的基礎上，形成文件規(guī)劃管理[4]。可以建立一套科學、合理的信息管理制度，有效整合數(shù)據(jù)信息。自動化管理系統(tǒng)要將信息特點充分發(fā)揮出來，從而實現(xiàn)信息一體化與信息自動化控制功能，最終提高信息的利用率。

3.2 提高管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)的提高有利于檔案管理工作質(zhì)量與有效性的提升。檔案管理人員要樹立現(xiàn)代化管理理念，要將自身目標與崗位職責相結合，鼓勵員工樹立積極向上的發(fā)展目標，首先從員工意識當面入手，員工要轉(zhuǎn)變固有管理思想，進而改善工作行為，才能讓員工工作積極性與主動性得到提升。檔案管理部門要建立健全績效考核機制與激勵機制，并不斷改善，以此提高檔案管理工作水平。部門也要建立完善人才培養(yǎng)制度，要積極引進先進管理人才，部門還可以與高校之間進行合作，建立人才輸出培養(yǎng)計劃機制，通過培養(yǎng)與考核，為員工制定具體的發(fā)展規(guī)劃，進而提高員工相關知識與業(yè)務能力，檔案管理質(zhì)量提升。

3.3 完善管理制度，提高人員管理意識

基于國家《檔案法》與自身實際發(fā)展狀況，建立完善與自身發(fā)展目標相適應的管理制度，并且滿足檔案管理工作規(guī)范化與標準化要求，要讓管理制度有法可依、有章可循。除此之外，也要加強對管理人員意識方面的教育，對于國家《檔案法》的內(nèi)容管理人員深入學習，增強對檔案管理工作重要性的認知，要對檔案管理工作對于部門發(fā)展關系具有充分意識，認識到檔案管理是維護自身合法權益和為部門經(jīng)濟活動開展功能提供有用的參考依據(jù)，進而提高對檔案管理的意識和檔案管理的有效性[5]。

4 結語

總之，檔案管理有效性的提升并不是一朝一夕就能完成的，需要一個漫長演變的過程中。所以，部門在實際檔案管理工作中要對自身不足與優(yōu)勢具有充分的認識，利用檔案管理有效性指標的建立，才能在檔案管理工作中做到實事求是、科學管理。讓良好的檔案管理工作成為促進單位發(fā)展長、穩(wěn)定的重要動力。

參考文獻

[1]李占杰.如何實現(xiàn)檔案管理的信息化建設[J].東方企業(yè)文化，2015（13）：89.

[2]趙亮.新時期檔案管理工作的若干思考[J].東方企業(yè)文化，2014（23）：200.

[3]蘇磊.提高檔案歸類效率方法有效性的研究[J].辦公室業(yè)務，2013（23）：46.

[4]李靖坤.關于檔案管理有效性的研究[J].黑龍江科技信息，2011（21）：121.

[5]李東善.論如何提升人事檔案管理工作的有效性[J].科技風，2011（06）：247.