將互聯網技術應用于報社檔案管理工作中的路徑探析

摘 要：隨著科技的發展，互聯網技術被廣泛應用于各行各業，報社的檔案管理工作也逐漸引入互聯網技術，本文通過介紹互聯網技術在報社檔案管理工作中發揮的重要作用，詳細分析了如何將互聯網技術與報社檔案管理相結合，實現報社檔案管理工作流程的簡化。

關鍵詞：互聯網技術；報社；檔案管理工作

報社的檔案是報社成長的見證，更是報社的財富源泉，隨著新聞行業的快速發展，報社檔案的數量也迅速擴大，傳統的檔案整理方法很難將全部檔案快速整理歸位，而且檔案利用率不高，因此引入互聯網技術是報社檔案管理的必然選擇，互聯網技術的有效運用能夠更好的實現報社檔案管理工作的落實，進而推動報社的發展壯大。

1 互聯網技術對報社檔案管理工作的優化

1.1 提升辦公效率

報社檔案管理工作的主要內容是檔案的采集、整理、上傳、修改、審核，這些工作需要報社各部門之間協同處理，當互聯網技術應用于報社的檔案管理工作后，各部門員工無須等待上一環節工作完成才能進行下一步工作的開展，能夠更好的實現不同部門之間的工作銜接，能夠輔助記者快速查詢相關資料，幫助編輯進行相關數據的自動統計，因此在報社檔案管理中應用互聯網技術能夠有效提升報社工作效率。

1.2 增強內部溝通

報社的檔案管理工作需要各部門之間的進行有效溝通，網絡平臺的建立能夠加速相關人員的溝通效率，將報社內部工作人員通過網絡平臺緊密的結合到一起，能夠有效促進不同部門信息的快速傳遞，有效增強報社內部員工關系，為報社創建和諧友善的辦公氛圍，能夠方便報社工作人員進行信息的搜集與查詢，能夠建立更好的新聞查詢平臺，提升檔案使用效率，實現報社檔案的存在價值[1]。

1.3 實現檔案的長期儲存

傳統報社檔案管理是紙質存儲，將互聯網與檔案管理相融合后，可以實現檔案的數字化存儲，將紙質信息變成電子檔案，不僅能夠延長新聞檔案的存儲年限，還能夠改變紙質檔案容易損壞的現狀。

1.4 保障檔案安全

互聯網與報社的檔案管理相結合能夠強化檔案管理的權限范圍，保證檔案在運輸過程中的安全性，沒有相關平臺權限的人員不能對檔案進行更改與刪除，有效降低人為破壞檔案資料的可能性，為檔案安全添加了一層防護。

1.5 實現報社資源共享

檔案管理平臺的建立能夠更好的實現檔案資源共享，能夠幫助報社更快的整合社會新聞，提升了存儲檔案的利用率，降低了報社工作人員對新聞查詢時地點與時間的限制，有利于提升相關人員的工作效率，能夠加強行業之間的溝通與學習，能夠為報社檔案管理工作做好鋪墊。

2 互聯網技術應用于報社檔案管理工作的實際操作

2.1 落實報社檔案管理流程的規范

報社檔案管理融入互聯網技術時，相關報社工作人員需要完善檔案管理的制度與流程，保證報社在進行檔案管理工作開展時能夠有據可依，檔案管理人員需要給報社員工進行權限設定，促使報社檔案能夠及時上傳至網絡平臺中。報社應該將責任落實到個人，明確所有員工肩負的職責，保證員工能在規定時間內進行檔案的編輯、上傳，讓報社檔案管理工作實現良性運轉。在檔案管理信息化的初期，報社需要事先對所有員工的賬號與權限進行相應的規范，例如，報社的記者主要負責新聞的搜集與整理，在報社負責的工作種類較多，因此可以給予報社記者較多的權利，例如記者需要登錄檔案平臺進行新聞上傳，同時需要對自己上傳的檔案進行修改與整合，需要對上傳的資料進行后續采訪結果的補充。因此記者需要擁有登錄、上傳、修改、刪除等相關平臺權限，記者上傳的新聞需要相關人員審核，審核通過后才能對外展示，供新聞讀者閱覽參考。這種檔案管理能夠加強對發布新聞真實性的鑒別，還能保證新聞的實效性，讓新聞讀者第一時間了解相關資訊。

2.2 形成模塊化的辦公方式

將互聯網技術與報社檔案管理相融合時，網絡技術人員要根據報社成員的相應職位與責任進行平臺模塊的劃分，不斷進行平臺優化，促使報社工作人員提升工作效率，能夠快速處理自己負責的模塊，實現整體檔案管理工作效率的提升。檔案管理平臺可以分為以下五類模塊：第一類，新聞的采集，負責這部分模塊工作的報社職員需要開設登錄、上傳、編輯等相關權限，方便記者及時將搜集到的新聞內容進行整合編輯上傳，并根據新聞變化及時進行內容的更改，要求記者在進行新聞上傳時務必本著真實的原則，不能憑空猜想，需要有切實的證據。第二類，新聞搜索閱讀，這部分模塊的主要作用是幫助新聞閱讀者與報社工作人員對需要信息進行搜尋與閱讀，在這一模塊閱讀者可以查閱新聞的上傳時間與新聞的詳細內容，但是新聞閱讀者的不同，對新聞的關注點也不盡相同，例如普通讀者會更重視新聞內容，而工作人員則會在閱讀時查找相關時間與記者信息。第三類。檔案的匯總分析，這一模塊主要作用是幫助主編了解記者在固定時間的新聞上傳數量，統計新聞稿件的閱讀量，分析新聞內容在社會中的傳播力度及引起的社會反響，還可以進行其余檔案數據的分析與整理。第四類，用戶使用模塊，這一部分主要是檔案管理人員對新入職員工進行用戶信息的添加，為職位調動的相關人員進行權限的變更，保證檔案管理工作有序推進[2]。第五類，新聞審核，這一模塊主要是用來審核記者上傳新聞的真實性，保真新聞內容的準確，保證新聞的實效性，詳細分析新聞內容在社會產生的具體影響，給予記者新聞調查的相關方向，保證報社新聞能夠對讀者產生吸引力，促進報社的可持續發展。

2.3 保證網絡安全，保證檔案安全

互聯網技術的出現改變了人們的日常工作，簡化了人們的辦公流程，但是科技的發展必然伴隨著相應的漏洞，網絡平臺也存不安全的可能，一旦出現網絡安全威脅，會為報社帶來不可挽回的后果，嚴重時會造成讀者的流失，甚至造成虛假新聞的大肆傳播。因此報社的網絡維護人員要提高警惕，加強報社網絡安全管理，為報社網絡建立安全的防火墻，確保信息不外泄，防止信息出現被篡改的可能。為了最大程度保證網絡安全，報社在平臺運行之初必須確保所有用戶信息的真實，做好用戶名稱與密碼的設置，妥善處理權限分配問題。報社員工在進行新聞檔案上傳時，還要注意進行相關資料的備份，降低網絡出現安全問題時檔案資料損毀的后果。報社工作人員要及時注意電腦使用安全，及時進行殺毒清理，減少電腦病毒對信息平臺的威脅，當平臺出現問題時，所有工作人員要配合技術人員的檢修工作，報社應該定期組織員工進行互聯網知識的培訓，幫助相關工作人員提升網絡安全意識，掌握相應的維護技術，防止網絡出現安全問題時，因技術人員不能第一時間到達現場進行相關維護對報社產生嚴重的損害。

3 結論

總而言之，隨著報社的發展，報社對檔案管理工作也提出了新的要求，在這種時代背景下，充分利用新型技術，采用更科學的管理方法，尋找更便捷的工作辦法，是報社必然的選擇，報社檔案管理信息化建設的落實，能夠有效提升報社的工作效率，進而提升報社的成長空間，是報社發展堅實的后盾。

參考文獻

[1]徐晶.“互聯網+”時代檔案管理工作研究[J].辦公室業務，2018（09）：50.

[2]桑坤.如何將互聯網技術應用于報社檔案管理工作中[J].黑龍江檔案，2018（04）：62.

作者簡介

蒲大洲（1975-），男，山東平度，大學，畢業中央廣播電視大學，初級檔案，濰坊日報社。