基于“互聯網+”強化學校檔案信息化建設

黃日娟

摘 要：學校檔案管理工作水平是衡量其科學管理的基礎建設項目，同時也是學校發展歷程、積累文化底蘊以及展示成果的信息中心，因此加強信息化建設。本文主要對“互聯網+”模式下的學校檔案信息化建設進行分析，并在此基礎上就如何加強學校信息化建設，談一下個人的觀點與認識，以供參考。

關鍵詞：“互聯網+”；學校檔案管理；信息化建設；研究

目前“互聯網+”時代背景下，國內各類學校檔案管理工作已經取得了顯著的成效，但仍然應當立足實際，保持與時俱進，不斷加快學校檔案管理工作的創新發展，提高檔案信息化建設水平。

1 加強檔案管理工作多元化發展，提高檔案管理工作實效性

在學校檔案信息化建設實踐中，應當立足實際，不斷完善和豐富學生檔案信息，使其呈現出多元化發展態勢。[1]學校以教書育人為宗旨，為社會培養有用人才，這在很大程度上決定著學生檔案內容的豐富性、真實性。檔案管理工作中，一方面要對學生成績以及各項考核和基本資料信息等進行管存，另一方面還要有效應用這些資料，形成匯總資料并用于學校教學方案和發展模式的改進。為此，應當提高學校檔案信息化建設水平，利用現代網絡技術手段廣泛搜集資料信息，與學生保持溝通，及時更新學生的檔案資料。與此同時，學校還要利用現代網絡技術平臺優化調整課程，使其能夠與教學改革相統一；學校檔案管理過程中應當加強信息化建設，提高檔案資料的真實可靠性。在學校檔案資料管理工作中，應當保證檔案信息資料的真實性與客觀性，能夠針對客觀地反映出學生的當前狀況，并且對學生各方面發展情況進行準確記錄，科學合理的分類以及核實資料，提高學生檔案資料的完整性。

2 增加學生檔案信息化建設專項經費

檔案信息化建設實踐中非常重要的一個因素就是經費，在此過程中學校應當加大專項經費的投入，不斷增加學校檔案管理工作經費投入，促進和提高檔案管理工作的信息化建設。檔案管理工作涉及到多個方面的內容，為此學校應當立足根本，全面了解本校檔案管理工作現狀，并在此基礎上制定針對性檔案管理方案，從而為學校順利開展檔案工作打下堅實的基礎。實踐中，學校應當明確檔案管理工作的重要性，加強檔案管理工作信息化建設，不斷加大專項經費的投入，這是必不可少的。試想，沒有強大的資金后盾，學校檔案工作改革就會后勁不足，相關的基礎設施建設也不到位；為了能夠有效提高檔案信息化管理水平，實踐中我們應當不斷加強檔案基礎設施的投入以及配套設備的應用，通過加大軟硬件設施的建設與投入，來有效提高檔案管理工作的信息化建設水平。

3 加強學生檔案資料數據庫建設

數據庫是學生檔案管理工作的重點，資源是學生檔案信息化建設的根本。實踐中應當嚴格按照相關固定來有效處理館藏檔案，或全面掃描用于電子版的存儲，或將其轉化成數字信息，直接存入到計算機系統之中，便于統一管理。在安全、完整的學生檔案數據庫建設過程中，應當特別注意數字化轉化。[2]傳統學校館藏檔案也應當建立目錄，這與正在利用的電子文件檔案及時歸檔以及檔案增多有關，應當不斷存檔；需經常建立目錄，采取機讀模式進行錄入。數據庫內的信息資料應當保證全面、真實、完整，數據庫的建立是學校學生檔案信息化管理的基礎。為此，學校應當從實際出發，構建本校學生數據資源庫，并且要盡可能凸顯其特色，不斷更新數據庫，使其更加的完善。

4 提高學生檔案辦公自動化管理水平

在當前“互聯網+”背景下，計算機網絡技術的應用大大提高了學校學生檔案管理水平。新模式下，以“件”作為基本單位進行立卷，有利于提高文書檔案的接收以及鑒定，方便隨時將無保存意義檔案資料和文件剔除掉。若要剔除某份檔案資料或者文件，無需拆卷即可實現。同時，利用現代網絡技術手段管理學生檔案，尤其是保管階段可以進行適當的調整，即利用計算機檢索工具即可實現調整以及刪改，工作實效性大幅度提高。計算機網絡技術的應用，有利于對遺漏的資料信息進行補漏增缺，保持其歷史原貌。同時，便于利用檔案資料，使檢索更加的簡便和準確。學生檔案隨機存檔以后，插入文件也比較方便，可隨時對檔案目錄進行修改，有效解決以往查缺補漏的問題。計算機技術的應用大大提高了單份文件的利用效率，而且有利于檔案資料的保密。在此過程中，還應當加快學校檔案館網站建設步伐，這在很大程度上關系著學生檔案管理工作的辦公自動化和信息化建設。經調查發現，國內為數不少的學校目前尚未建立館內局域網和檔案館網站主頁，嚴重影響了學校學生檔案管理工作效率，加強學校檔案信息化建設確有必要。學校檔案信息化建設的目的在于方便相關人員查詢以及閱覽資料，為此必須及時健全和完善檔案館網站，構建局域網，從而為查詢檔案資料提供便利條件，同時這也是學校檔案信息化建設的必然要求。

5 構建學校檔案信息網絡監管體系

學校檔案信息化建設過程中應當加強安全性管理，檔案安全管理系統具有整體性以及全局性特點，學校檔案管理中心應當保持與時俱進，部分完善檔案資料和學生信息，并在此基礎上構建安全管理體系。[3]具體而言，就是要結合實際情況構建公共服務網以及學校內部服務網絡系統，采用多種渠道和形式發揮檔案管理工作的價值；同時，應當強化計算機硬件設施應用管理，并且結合實際供需開發軟件功能。

第一，加強應用管理。實踐中應當對學校檔案資源系統存在的漏洞問題進行有效防范，并且加強安防管理，保證學校檔案資源安全可靠性。系統應用管理過程中應當不斷提高其防護能力，對檔案設施進行實時更新，對系統軟件加強管理，有效攔截系統漏洞，定期對檔案管理系統優化升級，以此來確保系統安全穩定性。在此過程中，還可以采用有效的外圍加固技術手段提高防護部署能力，通過建立入侵防護應用系統對Web服務器數據包進行實時服務，檢測過濾并識別以及阻止攻擊；防止對服務器惡意訪問以及非法操作，對不安全因素進行過濾。

第二，加強網絡基礎安全建設。在學校檔案信息化建設與管理實踐中，應當避免系統遭到攻擊，保證學校檔案系統運行可靠性。防火墻安裝的主要目的在于阻斷網絡非法攻擊，同時這也是維護學校檔案管理系統網絡運行安全可靠性的有效方法。通過隔離網管部署以及設置互聯安全管控設備，加強網絡系統安全可靠性。在業務系統上，建議安裝非法軟件，以此來有效隔離互聯網以及局域網。

第三，對數據資源進行有效保護。首先，保障學校檔案信息化建設，維護其運行安全可靠性，特別是檔案資料存儲以及數據傳輸過程的可靠性，嚴格避免信息丟失、被竊取。在加密處理涉密檔案資料和數據信息時，利用標記和追蹤查找法，促進管理者對檔案數據信息資料的可追蹤性以及可管控性。其次，對檔案資料損毀風險進行識別，定期對檔案數據進行備份，以免數據損毀或者丟失。最后，對用戶訪問采取安防措施。嚴禁非法登錄以及非授權訪問，確保用戶在安全可控范圍內有效利用學校檔案資源。同時，結合檔案資料的秘密等級，采用差異登錄方式，并且結合和利用智能技術手段，比如指紋以及語音和人臉識別等技術。登錄系統后對其訪問權限、時限以及范圍等進行設置，采用制衡方式加強檔案管理，確保檔案安全性，防止越權管理。

6 結束語

總而言之，當前“互聯網+”背景下我們應當立足實際，結合學校的實際情況，對檔案管理理念與模式等進行改革創新，采用先進的技術手段和方法加強學校檔案管理。這樣才能促進其信息化建設。

參考文獻

[1]夏歡.“互聯網+”背景下高校檔案工作面臨的困境及對策[J].南方農機，2018（07）.

[2]劉麗麗.信息化建設在學校檔案中的應用[J].城建檔案，2019（02）.

[3]朱瑜，王冉，程喜.“互聯網+”下檔案信息化安全建設研究[J].檔案學研究，2017（1）.