大數據時代背景下高校檔案管理模式的改革

王瑩姝

摘 要：信息技術的穩步發展使得目前我國已經進入了大數據時代，大數據時代指的是就是各行各業信息資源的爆炸式發展，并且相應的信息處理技術也在不斷優化發展的時代。而在這樣的時代背景下，受到影響最大的工作就是檔案信息的管理工作，尤其是高校的檔案管理模式，已經從紙質管理工作開始向電子信息管理方向發展起來。在實際的改革過程中，相關院校的管理人員必須要意識到大數據時代給管理工作帶來的發展優勢與相應的挑戰，積極研究可行的優化改革方式。

關鍵詞：大數據時代；高校；檔案管理模式；改革方法

高校的檔案管理工作主要管理的是高校的建校發展檔案，包括文化方面及經濟發展方面。也包括有專業教師和學生的個人檔案管理，以及課程結構與課時安排方面的管理工作等多個方面。

1 大數據時代背景給高校檔案管理工作帶來的影響

1.1 積極影響

從大數據時代的優勢來看，大數據時代主要是依靠于信息技術手段實現對資源信息的收集、整理和分類等一系列工作的。基本都是一些自動化、智能化的操作流程，因此，將信息技術與高校檔案管理工作充分結合起來，可以全面提高管理工作的效率和質量，避免了紙質檔案存放時間過久而出現的檔案丟失或者字跡模糊不清的問題。而同時，應用信息技術可以建立健全的檔案管理結構體系，通過管理平臺的設置，教師和學生可以自行查找一些檔案資料，這種方式降低了管理人員的工作壓力，是目前人們比較喜愛的一種檔案管理方式。

1.2 消極影響

大數據時代下，傳統檔案管理流程被顛覆，紙質媒介的檔案保存形式已經不再符合時代發展需求，云技術和計算機成為新時期檔案儲存主要媒介。這就對管理人員的計算機操作能力有了更高的需求，而實際上許多高校內部設置的管理工作團隊都存在有年齡偏高的問題。大多是即將退休的老教師，其對檔案管理的觀念只停留于對檔案的整理和分類上。對于信息技術的操作能力比較低，無法掌握管理電子檔案的技巧。同時，網絡環境復雜多變，相應的電子檔案在傳輸和存儲過程中容易受到網絡漏洞和病毒的攻擊而造成數據損壞或泄露，這方面的問題就是高校在優化檔案管理模式過程中需要解決的主要問題。

2 大數據時代背景下改革高校檔案管理模式的可行方法

2.1 人才的意識和能力培養工作

在大數據時代背景下，要想改革高校檔案管理模式，確保檔案管理工作的有序運行。首先就需要對管理人員的工作意識和能力進行培訓工作，開展思想教育活動，結合現階段的信息技術發展情況積極轉變他們傳統的工作觀念。讓傳統注重于存儲的檔案管理模式向注重如何合理應用檔案資源的方向發展，并對現存的檔案管理人員進行檔案管理知識和技能培訓，包括計算機網絡專業知識、數據挖掘技術、二次處理技術和專業的檔案管理知識等多個方面的培訓。并且，實際的培訓工作應當聘請新時期專業的檔案管理工作專家來進行授課。同時，由于檔案管理工作關系到高校的穩定發展狀態，因此高校應當定期對管理人員的工作能力進行考核，對不滿足管理需求的員工應當及時予以淘汰，或者調換到其他崗位上去。此外，高校還應當面向社會招聘一些能夠應用信息技術手段進行管理工作的人才，來全面提升高校檔案管理團隊的工作質量和效率。在這個過程中還要格外注意員工的個人素質問題，避免出現員工竊取院校機密檔案的行為，從而全面確保檔案信息數據的安全。

2.2 網絡檔案管理平臺的建立

基于大數據時代背景下，我國的各個高校逐漸意識到了網絡信息技術的應用優勢，并開始研究如何建立網絡的檔案管理平臺。在這個環節當中，高校需要安排專業的技術人員與管理人員共同進行相應的討論研究，制定出一個科學的檔案管理結構體系。而在結構體系的建立過程中，可以從不同的檔案類型進行橫向分類，同時還應當結合檔案的年限建立縱向的時間軸，保障結構體系的完整性。有些檔案信息隨著時間的變化和時代的發展，相關內容已經被淘汰了，因此也需要及時將這些檔案從管理平臺當中去除。避免教師在查找檔案時，使用這些已經失去價值的檔案而給各項工作的開展造成不良影響。而對于檔案信息存儲格式方面的問題也需要統一進行規范，防止出現不同計算機系統不兼容檔案文件格式的問題。此外，由于科技信息技術的發展進步，使得電子設備和技術更新換代非常迅速。因此，高校應每年安排一定的預算對檔案管理的相關電子設備進行更新、維護和升級等建設，從而輔助院校內部教學管理工作的順利開展。檔案管理工作還有許多優勢有待發掘，比如，通過學生考勤、一卡通及其關聯賬戶使用情況的檔案記錄和整理，可以區分哪些學生是屬于生活困難型的，從而更好地分配助學獎金。

2.3 相應安全管理機制的優化

無論是檔案的接收、歸檔，還是電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、傳輸、利用和管理等方面都應建立標準化的制度，以此來逐漸推進檔案管理的現代化。高校在建立網絡檔案管理平臺時，一定要建立健全的安全管理機制。除了對管理人員的工作行為進行管理，還應當對網絡環境安全方面進行監管。定期安排技術人員對平臺進行優化升級，引進專業的安全防御軟件，并設置登陸系統，讓教師和學生憑借自身的身份信息登陸，并為不同的身份設置不同的檔案查找權限。同時，還應當對教師和學生傳輸安全意識，禁止通過不安全的網站登陸管理平臺的行為。也盡量不要在一些公共網絡環境當中上傳或下載資料，避免傳輸過程中攜帶病毒而造成檔案管理平臺的運行癱瘓。此外，在高校檔案管理模式轉型的初期，相關工作人員還應當繼續加強對傳統紙質檔案的管理工作，重點關注于保障檔案管理場地的防火、防盜、防有意或無意的人為損害等問題上。

2.4 檔案信息資源的合理共享

在新時期的社會發展背景下，高校的檔案管理工作還應當朝著資源共享的方向穩步發展。這也是目前管理模式改革工作當中的一大重點內容。在大數據時代下，各行各業的檔案信息變得更為開放，檔案數據逐漸趨于一體化。高校必須意識到，進行資源共享的目的是為了能夠發揮檔案的最大使用價值。還可以利用共享的形式與其他院校進行互動交流，分享工作的經驗，共同在社會范圍內營造一個良好的教學氛圍。提高我國整體的教學質量和水平，促進我國綜合國力的穩步提升。高校的檔案管理工作主要優勢在于儲存、收藏了大量的原始檔案，這些都是國家的重要信息資源，是社會資源中最為精華的部分。而在這個過程中，檔案信息資源的共享工作并不是指將所有資料都進行全面的共享，只是對教師和學生都有查看權限的公開檔案，比如教學課時安排、建校歷史、師資力量等基礎檔案進行共享，對于一些機密文件還是應該做好保密工作。

3 結論

在大數據時代背景下，高校檔案管理模式的優化改革工作需要結合實際的高校發展情況來進行分析，明確目前在建設電子檔案過程中存在的主要問題。比如，管理人員工作能力和素質、計算機軟硬件設備的引進以及網絡安全隱患等問題。從而充分掌握改革工作的具體方向，開展培訓教育會議并對員工工作能力進行考核，招聘社會上的高技術人才。同時，建立網絡檔案管理平臺，優化管理結構體系，完善安全管理機制。并對信息資源進行合理共享，發揮信息資源的最大使用價值，促進高校檔案管理模式改革工作的穩步運行。

參考文獻

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