疾病預(yù)防控制中心檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

黃靜

摘 要：歷來(lái)，疾控中心在工作運(yùn)行的過(guò)程中都會(huì)保存大量疾病、疫情的數(shù)據(jù)以及資料，以便日后對(duì)于各類疾病進(jìn)行監(jiān)測(cè)、分析和防治，所以檔案管理不僅僅是工作總結(jié)還是今后研究的相關(guān)借鑒。而面對(duì)研究過(guò)程的長(zhǎng)期性，檔案資料的存儲(chǔ)完整性與調(diào)用的便捷性，運(yùn)用信息技術(shù)儲(chǔ)存對(duì)于工作順利開(kāi)展具有重要作用。對(duì)于此類工作發(fā)展，本文主要表述了對(duì)于檔案管理中信息技術(shù)運(yùn)用的意義以及信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用與細(xì)節(jié)方法。

關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案管理；信息技術(shù)；應(yīng)用策略

疾控中心是我國(guó)公共衛(wèi)生體系發(fā)展以及管理的重要機(jī)構(gòu)。由于檔案資料內(nèi)容的來(lái)源廣泛以及類別的不一致性，收集歸納管理工作也有著一定的工作難題，諸如非紙質(zhì)類文件或數(shù)據(jù)儲(chǔ)存，圖像文件易遺失等[1]。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各類領(lǐng)域的工作程序都在朝著網(wǎng)絡(luò)化和信息化的方向?qū)嵤┌l(fā)展，其自動(dòng)化能力有效地彌補(bǔ)了人力物力等各方面的不足，因此，加強(qiáng)疾控中心檔案管理的信息技術(shù)應(yīng)用是對(duì)于其工作的可持續(xù)發(fā)展，以及檔案管理水平和資料信息便捷提取的重要

措施。

1 信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的意義

1）提升檔案的管理水平。目前來(lái)說(shuō)，疾控中心的資料是由人為地進(jìn)行技術(shù)化的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)輸入，以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理查詢。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理可以使檔案管理工作更加具有程序性、系統(tǒng)性，也可以保證工作的連續(xù)性和簡(jiǎn)潔性，同時(shí)也減少了人為進(jìn)行分類、查詢的時(shí)間。而且工作人員根據(jù)檔案中資料類型的不同，可以運(yùn)用不同的存儲(chǔ)方式，具體情況要根據(jù)實(shí)際要求[2]。除此之外，也可以根據(jù)部門查詢資料的便攜性來(lái)進(jìn)行歸類性存儲(chǔ)。

2）提高管理的靈活性和時(shí)效性。由于疾病、疫情等在時(shí)間、空間上的不可控性，各類數(shù)據(jù)在一定時(shí)期內(nèi)需要進(jìn)行再次修正或更新，使檔案更具有時(shí)效性，方便當(dāng)下的疾病研究。信息技術(shù)管理可以在節(jié)省人工整理時(shí)間的基礎(chǔ)上，更加便捷地對(duì)文件進(jìn)行修改。與此同時(shí)，在研究過(guò)程中，各工作人員的研究工作可以進(jìn)行實(shí)時(shí)的共享或儲(chǔ)存，利用一些存儲(chǔ)載體對(duì)電子檔案進(jìn)行研究成果的資源共享。工作人員也可以根據(jù)自己的實(shí)際工作要求，迅速地找到相應(yīng)的資料文件，減少查詢時(shí)間或調(diào)取資料的程序[3]。所以，信息技術(shù)的管理應(yīng)用有助于提高文件利用的靈活性以及數(shù)據(jù)整理的時(shí)效性。

2 檔案管理在信息技術(shù)應(yīng)用時(shí)存在的問(wèn)題及策略

信息技術(shù)屬于計(jì)算機(jī)應(yīng)用非人為合成操作的一部分，因而在應(yīng)用過(guò)程中，難免會(huì)存在或在特定時(shí)期內(nèi)出現(xiàn)一定的問(wèn)題。只有在工作人員認(rèn)真發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)這些問(wèn)題的重視，不斷改進(jìn)，進(jìn)行力所能及的操作的基礎(chǔ)上，才能切實(shí)將信息技術(shù)有效而減少失誤地應(yīng)用于疾控中心的檔案管理之中。

1）使用信息技術(shù)管理的疾控電子檔案，特別是類似的傳染病源或類似的感染源，大多采用批量處理的方式進(jìn)行操作，批量處理雖然可以提升工作人員的工作效率，減少工作人員在整理方面的工作時(shí)間，但也容易因?yàn)樾⌒〉氖д`而造成嚴(yán)重的不良的后果，而且文件涉及內(nèi)容比較多，這就需要專業(yè)化的工作人員去及時(shí)更新與檢查，確保一定時(shí)期內(nèi)的安全問(wèn)題，免于發(fā)生一系列丟失遺漏問(wèn)題。

2）檔案需要進(jìn)行收集、分類、輸入才能更好地存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之中，因此在輸入的過(guò)程中也會(huì)受到人為操作或計(jì)算機(jī)本身的影響。所以，出于收集信息的完整性以及安全性考慮，工作人員要進(jìn)行多次檢驗(yàn)、檢查方可準(zhǔn)確存儲(chǔ)，以防止文件信息的不完整或錯(cuò)誤化引起他日的不良后患。

3）應(yīng)用信息技術(shù)管理疾控中心的檔案也勢(shì)必會(huì)存在一定的安全隱患，病毒侵害、非法網(wǎng)絡(luò)攻擊等，易造成電子檔案遭受損壞使得疾病信息造成泄露引起一定的社會(huì)恐慌。因此，疾控中心檔案的信息技術(shù)應(yīng)用，對(duì)文件資料的安全性有著更為高的要求，其安全隱患需要高度重視。

4）此外，利用信息技術(shù)管理疾控檔案，對(duì)檔案管理人員本身也有一定的要求，工作人員需要具備一定的計(jì)算應(yīng)用技術(shù)能力和一定的數(shù)據(jù)整理能力，有耐心夠細(xì)心，細(xì)致地發(fā)展工作開(kāi)展中的隱患并研究隨后改良工作[4]。

3 信息技術(shù)檔案管理中的應(yīng)用策略

1）完善電子檔案管理體系。系統(tǒng)而完備的管理體系有利于信息技術(shù)的有效實(shí)施，這是將紙質(zhì)以及其它類資料進(jìn)行電子檔案管理的重要環(huán)節(jié)。原文件資料需要收集、分類、整合等工作過(guò)程，規(guī)范電子檔案也需要收集、輸入、歸檔等一系列流程，充分發(fā)揮信息化、自動(dòng)化優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)應(yīng)用水平的不斷完善與提高。疾控中心的檔案管理體系需要根據(jù)疾控監(jiān)測(cè)、分析、研究等工作開(kāi)展的需要以及現(xiàn)存檔案的實(shí)際情況，加以構(gòu)建檔案管理體系和完善，以充分發(fā)揮電子檔案在日常工作中的作用，更好地服務(wù)于今后疾病研究工作[5]。

一是需要借鑒其他相關(guān)領(lǐng)域所利用的科學(xué)的管理理論及方法，畢竟技術(shù)發(fā)展是一個(gè)長(zhǎng)期性的問(wèn)題而不僅僅只是階段性、個(gè)別性的問(wèn)題。借鑒、歸納、整合，形成切實(shí)可行的管理理論，并在實(shí)踐的過(guò)程中注意總結(jié)與發(fā)展，可保證形成適合疾控檔案處理的合理化體系。

二是要采取責(zé)任制管理，雖然信息化可以提高檔案管理人員的工作效率，但并非將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)作主要整理者，依舊需要檔案管理人員的高度責(zé)任心。只有建立完善、健全的管理機(jī)制，明確電子檔案以及原文檔案的工作任務(wù)與職責(zé)，才能使紙質(zhì)與電子文件都能夠在歸檔過(guò)程中得到更好的整理。充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，嚴(yán)格落實(shí)規(guī)章制度，將電子文件管理過(guò)程也歸為管理機(jī)制中的一部分，有利于落實(shí)工作過(guò)程責(zé)任分工，實(shí)現(xiàn)在各個(gè)環(huán)節(jié)里有章程有依據(jù)，行為舉措可循可查，有效規(guī)范管理行為，形成良好的管理格局。

2）建設(shè)電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。只有更為專一的劃分才能夠使措施的實(shí)施達(dá)到預(yù)期的效果。建立數(shù)據(jù)庫(kù)是對(duì)原文件進(jìn)行多媒體多元化轉(zhuǎn)換之后所進(jìn)行的再次整合，可以提升電子檔案的利用率。此外，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立與建設(shè)不僅要考慮到當(dāng)前疾控各類文件對(duì)電子檔案的需求，還需要考慮到今后的發(fā)展，為以后檔案再修正或更新做好完備的準(zhǔn)備，保證有較高的可再次處理性能。

一是需要做好檔案的收集及歸檔工作。紙類文件同電子數(shù)據(jù)的收集同時(shí)進(jìn)行，將電子信息納入原數(shù)據(jù)收集范圍，并使每份文件都在《電子檔案登記表》中登記，確保每一份電子文件都有紙質(zhì)文件進(jìn)行備份處理。在收集、歸檔、整合之后，相關(guān)檔案管理人員需定期或不定期對(duì)相關(guān)電子文件進(jìn)行查看，更新數(shù)據(jù)和確定文件安全。

二是要求信息數(shù)據(jù)庫(kù)管理人員的專業(yè)化。出于文件的安全隱患所以需要對(duì)重要性文件加密性的處理，而這類工作就需要一定的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員對(duì)文件的永久性保存做保障措施，例如計(jì)算機(jī)病毒監(jiān)測(cè)等安全系統(tǒng)的設(shè)置。且出于與時(shí)俱進(jìn)的社會(huì)發(fā)展要求，這些專業(yè)人員也需要努力提升自身的專業(yè)化水平，為以后的數(shù)據(jù)化發(fā)展做充分準(zhǔn)備，滿足疾控機(jī)構(gòu)發(fā)展需要。

4 結(jié)語(yǔ)

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的環(huán)境下，信息化、技術(shù)化不僅是時(shí)代發(fā)展的需要，也是各領(lǐng)域工作開(kāi)展的重要輔助。信息技術(shù)能力的應(yīng)用，不僅可以提升疾控檔案管理短時(shí)期內(nèi)檔案工作的工作效率，也是推進(jìn)疾控機(jī)構(gòu)的全面發(fā)展，建設(shè)信息化疾控的一部分。信息技術(shù)的應(yīng)用，可以為我們帶來(lái)便利與發(fā)展，同時(shí)也存在隱患，我們需要充分利用它的價(jià)值，并在實(shí)踐的過(guò)程中注意發(fā)現(xiàn)問(wèn)題然后加以改進(jìn)或完善，保證切實(shí)有效地進(jìn)行穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]國(guó)曉曦，董曉永.疾控中心檔案信息化管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)，2017（37）：118-119.

[4]徐國(guó)梁.疾控中心檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（6）：83-83.

[5]余惠紅.論如何做好疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（7）：114-114.