試論新時(shí)代文件中心的功能拓展與實(shí)施路徑

陳蜀侯

摘 要：文件中心作為我國在新世紀(jì)出現(xiàn)的一種新型檔案專門機(jī)構(gòu)，突破了當(dāng)時(shí)檔案管理體制的“枷鎖”，為我國檔案管理注入了新的活力，為檔案館與單位檔案室之間架起了一種緊密聯(lián)系的橋梁，緊密了檔案工作的前端與后端的聯(lián)系。經(jīng)過十多年的發(fā)展，目前文件中心也面臨新的發(fā)展問題，本文嘗試從新時(shí)代文件中心功能的拓展和實(shí)施路徑方面提出一些構(gòu)想，為檔案事業(yè)的發(fā)展做出一些思考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；文件管理中心；功能拓展

1 我國文件中心發(fā)展的簡要?dú)v史和產(chǎn)生的因素

1.1 我國文件中心發(fā)展的簡要?dú)v史

上世紀(jì)80年代末，全國第一個(gè)縣級文件中心——甘肅省永靖縣文件中心正式掛牌[1]，為我國縣級機(jī)關(guān)檔案工作改革踏出一條新路子，探索了一種管理新模式。但是，由于當(dāng)時(shí)社會(huì)及公民的檔案意識、檔案界的發(fā)展理念、檔案事業(yè)發(fā)展的階段、技術(shù)手段支持水平和社會(huì)整體環(huán)境氛圍并未達(dá)到相應(yīng)的層次和境界，全國檔案系統(tǒng)響應(yīng)者寥寥無幾。2002年4月，深圳市人大常委會(huì)通過《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)檔案與文件收集利用條例》，正式明確設(shè)立“文件中心”機(jī)構(gòu)。2003年7月，珠海市同樣以立法形式，設(shè)立了珠海市文件管理中心，將“文件中心”再次納入檔案機(jī)構(gòu)。自此之后，北京、上海、哈爾濱、山東、江蘇等相繼建立文件中心或類似機(jī)構(gòu)。深圳、珠海文件中心的先后設(shè)立，破解了文件檔案管理體制機(jī)制難題，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)檔案管理的重大突破，拓展和延伸了檔案事業(yè)的領(lǐng)域，擴(kuò)大了發(fā)展空間。

1.2 我國文件中心產(chǎn)生的因素

“文件中心”是一種社會(huì)化、集約化和專業(yè)化的文件檔案管理機(jī)構(gòu)，它的設(shè)置不像單位檔案室隸屬于一個(gè)文件形成單位，而是按地區(qū)或按系統(tǒng)建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性文件檔案管理機(jī)構(gòu)。[2]文件中心是否適宜中國現(xiàn)行的檔案管理體制在檔案界一直存在爭議，但是從現(xiàn)行情況來看，出現(xiàn)文件中心這一機(jī)構(gòu)還是有其內(nèi)在需求和外界動(dòng)力，催生我國文件中心的不斷涌現(xiàn)。

1.2.1 內(nèi)在需求：現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)的探路最終催生文件中心的誕生

1998年，深圳市檔案局創(chuàng)辦了全國首家文檔資料服務(wù)中心，通過文檔資料服務(wù)中心平臺，正式向社會(huì)各界公開提供政策性、法規(guī)性和公益性文件查詢服務(wù)。2001年，深圳首次提出“已公開現(xiàn)行文件”的概念，將檔案館保存的政府及職能部門發(fā)布的，與百姓密切相關(guān)的法規(guī)性、政策性等“紅頭文件”，以及各部門尚未移交進(jìn)館的可公開文件向社會(huì)開放。隨后，“已公開現(xiàn)行文件利用中心”在全國陸續(xù)涌現(xiàn)，形成一股可公開現(xiàn)行文件集中對外提供查閱服務(wù)的熱流。2008年，《中華人民共和國政府信息公開條例》實(shí)施后，各級政府紛紛在當(dāng)?shù)貒覚n案館設(shè)立了“政府公開信息查閱中心”，明確各級國家檔案館為承擔(dān)政府公開信息面向市民提供服務(wù)的法定部門。

但是，隨著時(shí)間的推移，“已公開現(xiàn)行文件”利用服務(wù)工作出現(xiàn)了新的問題，由于向社會(huì)公開的文件時(shí)效性、廣泛性不足，僅僅局限于對“已公開現(xiàn)行文件”的收集和公開，已經(jīng)不能滿足社會(huì)的需要，也影響檔案部門職能的深度拓展。能否有更好的方式解決這一制約因素？迫切需要檔案部門幫助從根本上解決，多方因素促使對機(jī)關(guān)文件、檔案管理方式實(shí)施改革的條件已經(jīng)成熟，引入國外的“文件中心”管理模式可以被各方所接受。深圳、珠海抓住時(shí)機(jī)，率先設(shè)立起具有中國特色的文件中心，為全國檔案管理體制的改革闖出了一條新路子，引領(lǐng)全國文件中心的建設(shè)。

1.2.2 外在動(dòng)力：“服務(wù)型政府”建設(shè)的需要加速推進(jìn)文件中心的誕生

2003年初，“建設(shè)服務(wù)型政府”成為政府改革的重點(diǎn)，增強(qiáng)政府服務(wù)職能，政府職能從“全能型”轉(zhuǎn)向“服務(wù)型”已成為社會(huì)的迫切需求。黨的十六屆六中全會(huì)通過的《決定》進(jìn)一步闡述了“建設(shè)服務(wù)型政府，強(qiáng)化社會(huì)管理和公共服務(wù)職能”[1]，并把建設(shè)服務(wù)型政府作為構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)重大決策的內(nèi)容之一。

“服務(wù)型政府”要求為全社會(huì)提供基本而有保障的公共產(chǎn)品和有效的公共服務(wù)，政府的各項(xiàng)政策措施，特別是與人民群眾利益密切相關(guān)的行政決策，都應(yīng)向社會(huì)公開，給人民群眾以更多的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)。檔案部門作為政府承擔(dān)檔案及其信息提供服務(wù)的一個(gè)核心部門，按照建設(shè)服務(wù)型政府的要求，深入探索檔案館服務(wù)社會(huì)大眾的路徑，各地通過拓展檔案館服務(wù)功能，加大館藏檔案開放力度等措施，向社會(huì)公眾提供公共服務(wù)。但是，檔案部門如果僅僅提供館藏檔案信息為社會(huì)百姓服務(wù)，其局限性非常明顯，因?yàn)轲^藏檔案信息時(shí)效性不足，提供的公共服務(wù)存在缺陷，“服務(wù)型政府”的建設(shè)為文件中心的設(shè)立提供了大環(huán)境，也是建設(shè)“服務(wù)型政府”的重要載體和體現(xiàn)。

2 文件中心運(yùn)行的現(xiàn)狀及出現(xiàn)的新問題

我國檔案部門設(shè)立文件中心至今，文件中心的職能和定位基本定型，處于常態(tài)化運(yùn)行狀態(tài)。文件中心的設(shè)立，破解了文件檔案管理體制機(jī)制難題，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)檔案管理的重大突破，改變了過去文件、檔案十年才集中到檔案館，十年或者三十年后才能與廣大群眾見面的傳統(tǒng)做法，縮短了文件與檔案之間人為擴(kuò)大的距離，密切了文件形成部門與檔案部門的聯(lián)系，同時(shí)確實(shí)解決了黨政機(jī)關(guān)檔案專業(yè)人員兼職較多且不穩(wěn)定、檔案管理不專業(yè)、檔案保管條件不足、檔案安全存在隱患等問題。

2.1 文件中心的運(yùn)行模式趨于固化，創(chuàng)新性不足

分析研究目前各地文件中心日常的運(yùn)行情況可以看到，文件中心的創(chuàng)新性在急劇減弱，創(chuàng)新探索失去了方向和目標(biāo)，創(chuàng)新動(dòng)力不足，似乎僅僅維持現(xiàn)有工作狀態(tài)，這與文件中心設(shè)立探索檔案管理發(fā)展新途徑的初衷相違背。如果僅僅從檔案部門增加自己的檔案機(jī)構(gòu)和人員的角度考慮，則文件中心的設(shè)立已無實(shí)際意義。如果文件中心不再繼續(xù)創(chuàng)新，探索新的功能和使命，則可以說已無存在的必要。

2.2 文件中心現(xiàn)有功能明顯趨同于綜合檔案館，存在歸并的危險(xiǎn)

除承擔(dān)單位檔案室與綜合檔案館之間的橋梁作用外，目前文件中心其他的功能和工作模式，已趨同于各級國家綜合檔案館，重復(fù)于檔案館的“收、管、用”職能，其特色和優(yōu)勢已不明顯，長此以往，其歸屬或撤銷或?yàn)闄n案館所歸并，走向命運(yùn)的終點(diǎn)。

2.3 新時(shí)代文件中心的功能拓展和實(shí)施路徑

既然文件中心的出現(xiàn)有其歷史背景，文件中心的運(yùn)作有其自身的價(jià)值，文件中心的存在是改革的成果，那么，為避免文件中心因目前自身因素而導(dǎo)致消亡，我們必須對文件中心的現(xiàn)狀進(jìn)一步進(jìn)行改革，必須從文件中心的功能拓展上推進(jìn)進(jìn)一步改革。筆者認(rèn)為新時(shí)代可以從“建立紙質(zhì)文件和電子文件管理綜合體” 的方向推動(dòng)文件中心的規(guī)模化發(fā)展。

建立紙質(zhì)文件和電子文件管理綜合體，就是將現(xiàn)有的文件中心和政府電子文件中心“合二為一”融為一體，建設(shè)成為當(dāng)?shù)攸h委政府的政務(wù)數(shù)據(jù)管理和利用中心，這是新時(shí)代文件中心可行的發(fā)展路徑。按照成立時(shí)賦予的職能，文件中心收集了黨政機(jī)關(guān)形成的紙質(zhì)文件，經(jīng)過長期的運(yùn)行，文件資源已呈現(xiàn)規(guī)模化增長，紙質(zhì)文件的管理也呈現(xiàn)規(guī)范化管理狀態(tài)，文件中心已經(jīng)成為紙質(zhì)文件的專門管理機(jī)構(gòu)。而同時(shí)，各級黨政機(jī)關(guān)電子公文處理系統(tǒng)的普及應(yīng)用，產(chǎn)生的相應(yīng)電子文件也呈現(xiàn)爆發(fā)式增長。從當(dāng)前的管理狀態(tài)來看，紙質(zhì)文件和相對應(yīng)的電子文件分屬不同系統(tǒng)、不同部門分割管理，這種管理方式隱含了極大的弊病，紙質(zhì)與電子文件認(rèn)為地割裂，對國家資源形成隱性危害。

參考文獻(xiàn)

[1]黃霄羽.國外文件中心的發(fā)展歷史、特點(diǎn)與趨勢[N].中國檔案報(bào)總第2016期第三版，2010-6-17.

[2]陳兆祦.我國第一個(gè)文件中心——永靖縣文件中心考察隨筆[J].檔案學(xué)通訊，1991（6）：23-24.