淺談醫(yī)院電子文件的管理

熊梅

摘 要：電子文件的歸檔管理是當(dāng)前醫(yī)院信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。本文就針對(duì)電子文件的特性，以及在歸檔管理中帶來(lái)的方便及困難問題進(jìn)行討論，提出解決問題的相應(yīng)對(duì)策，以做好醫(yī)院電子檔案的整理及歸檔工作，從而推進(jìn)醫(yī)院信息化工作建設(shè)的步伐。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；電子文件；檔案

電子文件的形成是近年來(lái)，我國(guó)電子信息技術(shù)的快速發(fā)展以及辦公無(wú)紙化自動(dòng)化的逐步完善并普遍運(yùn)用以來(lái)，依賴電子數(shù)字設(shè)備而形成，它以信息的形式主要存儲(chǔ)設(shè)備為：U盤、磁盤、光盤等載體，并依靠電子設(shè)備產(chǎn)品才能進(jìn)行閱讀和處理，還可以通過電腦等通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞的文件。隨著電子計(jì)算機(jī)已被越來(lái)越廣泛地應(yīng)用于醫(yī)院各種日常辦公工作，發(fā)文、收文、文件辦理、歸檔繁雜的手續(xù)以及單位之間往來(lái)的函件等都可以通過網(wǎng)絡(luò)直接在計(jì)算機(jī)上辦結(jié)歸檔，從而醫(yī)院也產(chǎn)生了許多的電子文件。

電子文件資料具有自己獨(dú)特的特性，其特性的優(yōu)點(diǎn)提高了檔案管理工作者的工作質(zhì)量與工作效率，從而為我們的檔案管理人員帶來(lái)了極大的方便。在多年的實(shí)踐中，我們逐步發(fā)現(xiàn)其缺陷也是不容忽視的，如果我們的電腦操作不當(dāng)或染上病毒，其后果是不容估量的。因此，本文主要探討電子文件的特性及其為我們檔案管理者工作帶來(lái)的方便及困難，從而找到合適的解決方法，以確保醫(yī)院電子文件的安全性，這不僅是當(dāng)前醫(yī)院信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是我們檔案管理工作中普遍面臨的難題。

1 電子檔案的形成及組成要素

1）電子檔案的形成及建立。電子文件是在計(jì)算機(jī)普遍普及運(yùn)用和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的不斷完善發(fā)展的基礎(chǔ)上逐步形成的，它的建立逐漸改變了當(dāng)前各行業(yè)的辦公模式，并由概念逐漸應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中。位推動(dòng)醫(yī)院信息化建設(shè)，現(xiàn)在我們每個(gè)科室都配備了計(jì)算機(jī)等設(shè)備，醫(yī)院檔案管理也是配備齊全了相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等，以推動(dòng)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，因此計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用是電子文件形成的決定性因素。

2）電子檔案的主要要素。電子文件具有其獨(dú)特的要素：一是必須在計(jì)算機(jī)數(shù)字化的設(shè)備及環(huán)境中生成；二是以數(shù)字化形式存在的信息；三是只能存儲(chǔ)于電腦及U盤、磁帶、磁盤、光盤等載體上；四是在進(jìn)行閱讀、處理的時(shí)候，需要依賴于計(jì)算機(jī)等數(shù)字化設(shè)備；五是可以在通信網(wǎng)絡(luò)上不受時(shí)間空間限制進(jìn)行傳送；六是電子文件的歸檔，要通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)行整理歸檔，同時(shí)轉(zhuǎn)存在相應(yīng)的載體上保存。

2 電子文件的主要特性及其帶來(lái)的方便與困難

2.1 電子文件的特性

1）電子文件是數(shù)字化的信息形態(tài)。電子文件是依賴在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中產(chǎn)生和處理的，其信息形態(tài)是數(shù)字化的，離開電子計(jì)算機(jī)設(shè)備將不能存在。

2）電子文件對(duì)電子產(chǎn)品的依賴性。電子文件從它的形成、傳輸、存儲(chǔ)、讀取都是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的，所以，電子文件與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的各種設(shè)備之間有著密不可分的關(guān)系。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是電子文件生成的前提和基礎(chǔ)，離開了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的軟硬件平臺(tái)，電子文件我們既看不見也摸不著，這就決定了電子文件對(duì)設(shè)備有很強(qiáng)的依賴性。

3）電子文件的易修改性。電子文件在形成中其最突出的優(yōu)勢(shì)就是其可以任意的增加或刪除，復(fù)制或粘貼，并且在修改后還不會(huì)留下任何的修改痕跡。

4）電子文件信息的共享性及不安全性。對(duì)于我們?nèi)粘９ぷ髦屑堎|(zhì)的文件資料來(lái)說，它只有在某時(shí)某地接觸到它的人才能夠進(jìn)行閱讀，獲取信息。而電子文件的閱讀因?yàn)槠涮幚黹喿x環(huán)境是計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因而就不會(huì)受時(shí)間和空間的限制，如果計(jì)算機(jī)不采用加密或者保護(hù)的措施，那么，在互聯(lián)網(wǎng)中，任何的終端機(jī)上都可以進(jìn)行讀取，任何的計(jì)算機(jī)都可以對(duì)其存儲(chǔ)的各種載體獲取資料，這對(duì)很多讀者來(lái)說，可以獲取大量的信息資料，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)資源共享。

但是，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷發(fā)展和推進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全問題也已日益突出。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在著很大的安全隱患，主要體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)過于龐大、復(fù)雜，其存在的缺陷較多，容易遭到不速之客的攻擊，還有很多的黑客虎視眈眈，給網(wǎng)絡(luò)的安全也帶來(lái)了極大的危害。我認(rèn)為要解決這些危害只有從政府、社會(huì)和技術(shù)方面采取綜合的措施，共同治理，才可能有效地解決防范網(wǎng)絡(luò)的安全隱患。

2.2 電子文件的特性帶來(lái)的方便和困難

1）電子文件的特性給管理帶來(lái)了極大的方便。電子文件的形成為我們檔案工作管理者帶來(lái)了很多的方便，比如：其記錄量大，不需要大的存儲(chǔ)空間，再大的信息量也不需要大的庫(kù)房來(lái)保管和存儲(chǔ)，很多的資料一個(gè)光盤或者內(nèi)存較大的一小個(gè)U盤就可以保管。還有電子文件的共享性也使很多的讀者通過其計(jì)算機(jī)共享閱讀獲取信息資料，且不受時(shí)間空間的制約，為很多讀者獲取資料信息帶來(lái)了極大的便利。

2）電子文件特性給管理者帶來(lái)的困難。長(zhǎng)期以來(lái)，電子文件的某些特性給管理者帶來(lái)了很多的困擾也是不容忽視的。從電子文件的形成、收集、整理、歸檔、保存各個(gè)環(huán)節(jié)中，都存在著困難，特別是電子文件的保存，如果是保存在U盤或者光盤上，經(jīng)常會(huì)發(fā)生磁盤損壞，無(wú)法進(jìn)行正常讀取，現(xiàn)在雖然有一些合適是解決措施，但其長(zhǎng)期保存是一個(gè)相當(dāng)困難和復(fù)雜的過程，其安全性目前還沒有一個(gè)較完善較理想的可行的方法。

3 對(duì)電子文件歸檔的幾點(diǎn)建議

電子文件歸檔的就是要使真實(shí)記載著我們?nèi)粘９ぷ髟陔娮有畔r(shí)代更好的、更完整的、長(zhǎng)期的保存下去。為此，我認(rèn)為要做好以下幾方面的工作。

1）做好電子文件工作人員的知識(shí)技能培訓(xùn)。做好醫(yī)院電子文件的歸檔保存工作，既是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的必然要求，也是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。因此，作為一名信息化的檔案工作者，我們需要把檔案信息化建設(shè)提高到為醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展建設(shè)服務(wù)和促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的高度來(lái)認(rèn)識(shí)。檔案人員要積極參加專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，熟練掌握各種操作技能，以適應(yīng)電子文件檔案管理工作的需要。

2）做好電子文件的收集工作。作為檔案管理人員，我們?cè)陔娮游募w檔之前，要廣泛、認(rèn)真地進(jìn)行收集各種電子文件資料，由于醫(yī)院各行政科室及臨床科室較多，各科室在日常工作中均產(chǎn)生各種電子文件資料，我們要發(fā)通知到各科室收集資料，保護(hù)原稿。不論是紙質(zhì)的檔案還是電子文件檔案，對(duì)資料的收集總是歸檔管理的第一環(huán)節(jié)，也是做好各種資料歸檔保管的基礎(chǔ)。資料是否收集齊全完整，對(duì)以后檔案管理的鑒定、開發(fā)利用有著很大的影響。如果電子文件資料屬于歸檔的文件資料沒有得到收集，這不僅影響到醫(yī)院檔案資料的完整性，還嚴(yán)重地影響到醫(yī)院檔案的開發(fā)與利用。

3）電子文件資料在歸檔之前，也應(yīng)該由醫(yī)院成立的檔案資料鑒定小組對(duì)其真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行鑒定。一是辨別電子文件的真?zhèn)危欠癖蝗巳我庑薷倪^；二是確定電子文件的歸檔價(jià)值，不是所有的電子文件都具備歸檔保管的，鑒定時(shí)可以遵從紙質(zhì)檔案的方法進(jìn)行鑒定；三是要確定電子文件的完整性。因?yàn)橹挥姓鎸?shí)的、有價(jià)值的電子文件才有歸檔保管的價(jià)值和必要。

4）電子文件存在著安全隱患，因此我們?cè)诒９苤幸訌?qiáng)防患，確保安全。電子文件有多種存儲(chǔ)的載體，那么選擇的載體安全與否，關(guān)系到電子文件歸檔工作的成敗。因此，對(duì)歸檔的電子文件，我們檔案管理工作者要根據(jù)醫(yī)院工作的實(shí)際，采取較為安全的存儲(chǔ)措施，以保障電子文件存儲(chǔ)的安全。如果計(jì)算機(jī)在保存的過程中存在安全漏洞，我們要進(jìn)行及時(shí)的修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，安裝使用殺毒軟件，對(duì)防火墻和殺毒軟件實(shí)行實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，在檔案上傳、下載、訪問權(quán)限等方面進(jìn)行加密處理。按照要求對(duì)保存環(huán)境的溫度和濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)，確保檔案電子的安全與穩(wěn)定。

綜上所述，電子文件的產(chǎn)生提高我們檔案工作者的工作質(zhì)量和效率，是檔案信息化建設(shè)、管理的一場(chǎng)新變革。但是電子文件存在著很多的缺陷和安全隱患，我們?cè)诠ぷ髦幸陀^地分析問題，結(jié)合工作實(shí)際采取有效的應(yīng)對(duì)措施，不斷改進(jìn)和完善電子文件管理工作，以推動(dòng)醫(yī)院電子文件的歸檔保管工作上一個(gè)新的臺(tái)階。

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