完善電子檔案歸檔工作，提高檔案信息化建設(shè)水平

郭麗娟

摘 要：對(duì)于國(guó)有企業(yè)而言，檔案是其經(jīng)營(yíng)發(fā)展最原始的記錄，具有重大作用。然而就目前來(lái)看，國(guó)有企業(yè)依然在采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案依然以紙質(zhì)檔案為主，這種檔案管理方式已經(jīng)不適合國(guó)有企業(yè)發(fā)展的需要，嚴(yán)重影響到了檔案的開發(fā)利用。國(guó)有企業(yè)檔案是國(guó)有企業(yè)發(fā)展的歷史見證，國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)立足實(shí)際，采取有效的措施，提高檔案管理利用效率。基于此，本文對(duì)國(guó)企檔案信息化建設(shè)進(jìn)行研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：電子檔案；歸檔工作；信息化建設(shè)

人類歷史和社會(huì)發(fā)展需要通過(guò)檔案來(lái)進(jìn)行重要記錄。國(guó)有企業(yè)的檔案記錄著各機(jī)構(gòu)的發(fā)展變化、各部門各項(xiàng)活動(dòng)開展的職能記錄等，為國(guó)有企業(yè)人才的發(fā)展提供依據(jù)。我們可以看到檔案管理工作的重要性。而隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，電子檔案成為國(guó)有企業(yè)檔案管理的發(fā)展的必然趨勢(shì)，而信息技術(shù)檔案管理中的應(yīng)用使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求。

1 電子檔案歸檔工作的重要性

電子檔案歸檔工作是對(duì)電子文件身份確認(rèn)的過(guò)程，其與納入檔案管理體系的電子文件的長(zhǎng)久保存價(jià)值有直接的關(guān)系。電子檔案歸檔工作中應(yīng)將電子檔案的文件按要求進(jìn)行整合，如明確時(shí)間、相關(guān)軟件、范圍、格式等，電子檔案電子文件的歸檔還應(yīng)遵循按時(shí)歸檔的原則，將國(guó)有企業(yè)的各部門檔案進(jìn)行集中歸檔，并按照一定的格式等將具有保存價(jià)值的檔案存儲(chǔ)于可脫機(jī)的載體上，并對(duì)電子檔案進(jìn)行雙份備份。通過(guò)電子檔案的歸檔工作，可以解決檔案管理中歸檔文件的憑證與依據(jù)，也為以后檔案歸檔文件的使用和資源共享打好基礎(chǔ)，達(dá)到互補(bǔ)的目的。

2 國(guó)有企業(yè)檔案工作中存在的問(wèn)題

2.1 電子檔案獨(dú)立性較差

在電子檔案應(yīng)用前，大多數(shù)國(guó)有企業(yè)采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸存信息，紙質(zhì)檔案過(guò)于開放，缺少私密性，而且國(guó)有企業(yè)大部分都不重視對(duì)檔案的管理保護(hù)，因此時(shí)常發(fā)生管理人員隨意更改檔案或者檔案丟失的情況，這些工作上的不足在很大程度上降低了保存電子檔案信息的可靠性和完整性。

2.2 國(guó)有企業(yè)電子檔案管理人員素質(zhì)不高

電子檔案歸檔工作對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力等提出了更高的要求。作為國(guó)有企業(yè)的檔案管理人員，應(yīng)具有比較高的政治思想水平，較強(qiáng)的工作自我約束力，還應(yīng)熟知并能充分運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，如計(jì)算機(jī)的理論與實(shí)際操作等，將電子檔案歸檔管理的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)。但目前很多國(guó)有企業(yè)負(fù)責(zé)檔案管理的人員受到一些客觀因素的影響，諸如日常工作量大、計(jì)算機(jī)操作不熟練等，使得管理人員的精力分散，不能專注且實(shí)際工作困難，同時(shí)崗位調(diào)動(dòng)等因素也制約了電子檔案歸檔工作的長(zhǎng)期穩(wěn)定性發(fā)展。

2.3 國(guó)有企業(yè)電子文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)中檔案管理功能不完善

國(guó)有企業(yè)電子文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案管理程序設(shè)計(jì)之初，沒(méi)有檔案管理人員參與；而多數(shù)檔案工作者又對(duì)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)了解甚少，不具備改進(jìn)其設(shè)計(jì)的能力。這樣建成的企業(yè)電子文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，對(duì)電子文件的歸檔管理不可能完全符合檔案管理的要求，存在的問(wèn)題自然也不會(huì)少。而在技術(shù)上，企業(yè)電子文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)只設(shè)計(jì)了電子文件的邏輯歸檔功能，而沒(méi)有考慮對(duì)其進(jìn)行物理歸檔。然而這看似提高了工作效率，減少了檔案工作者的負(fù)荷，但如果遇到病毒或者服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)遭到攻擊，電子檔案的丟失將難以避免。

3 國(guó)有企業(yè)檔案歸檔工作的提升策略

3.1 正確認(rèn)識(shí)檔案

國(guó)有企業(yè)檔案在國(guó)有企業(yè)發(fā)展中有著重要的作用，以檔案為依據(jù)，可以了解國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的不足，從而不斷完善經(jīng)營(yíng)策略。對(duì)此，國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視檔案工作，將檔案工作上升到戰(zhàn)略高度，結(jié)合檔案工作實(shí)際，制定完善的檔案管理機(jī)制，對(duì)檔案工作做出明確的要求，從而更好地促進(jìn)檔案資源的利用。

3.2 構(gòu)建合理的電子檔案歸檔管理體系

電子檔案缺乏獨(dú)立性，而且對(duì)電子檔案歸檔的管理不足，因此想要提高電子檔案的歸檔水平就需要在工作人員內(nèi)部建立科學(xué)的管理體系，電子檔案歸檔合理性的提高需要與實(shí)際情況相結(jié)合，具體表現(xiàn)為：第一，及時(shí)整理歸檔文件，集中保存待歸檔的文件；第二，在歸檔工作開始之前，確定合理的整理方法，然后由專門工作部門將文件整理成電子檔案，并對(duì)此進(jìn)行鑒定，監(jiān)測(cè)；第三，制定科學(xué)明確的歸檔分類規(guī)定，如統(tǒng)一文檔的格式和規(guī)格，逐一調(diào)整歸檔文件；第四，實(shí)行責(zé)任制，將責(zé)任明確到個(gè)人，確保每一項(xiàng)工作的落實(shí)。這種合理歸檔體系的制定有利于促進(jìn)電子檔案歸檔的順利進(jìn)行。

3.3 電子檔案歸檔工作的信息化

在電子檔案歸檔工作中，應(yīng)首先提高對(duì)檔案的信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，電子檔案歸檔工作實(shí)現(xiàn)信息化管理是一項(xiàng)重要工作，國(guó)有企業(yè)的各部門應(yīng)引起高度重視，并增加相應(yīng)的人力、物力、財(cái)力、精力的投入，樹立正確的信息化檔案管理意識(shí)，總結(jié)電子檔案歸檔工作中陳舊的管理手段和方式，創(chuàng)新電子檔案管理的機(jī)制，推進(jìn)電子檔案歸檔工作的信息化速度，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置。將信息化的優(yōu)勢(shì)在電子檔案歸檔工作中充分的發(fā)揮出來(lái)，為國(guó)家和社會(huì)發(fā)展提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.4 轉(zhuǎn)變觀念，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案觀念，不再以歸檔作為檔案形成的條件。把文檔一體化這一概念貫穿到檔案管理工作之中，力爭(zhēng)做到提前歸檔。依據(jù)有關(guān)法規(guī)要求，保證電子檔案從形成、傳輸直到歸檔的全過(guò)程由程序?qū)崿F(xiàn)備份背景信息、記載載體數(shù)據(jù)，從而確保電子文件歸檔的質(zhì)量。在程序上設(shè)計(jì)相關(guān)語(yǔ)句，對(duì)生成電子檔案的專用軟件必須一同歸檔；針對(duì)電子檔案對(duì)設(shè)備的依賴性，應(yīng)盡量采用知名的大型軟件系統(tǒng)，因?yàn)檫@類軟件具有發(fā)展的持續(xù)性和很好的向下兼容性，在應(yīng)用軟件更新的同時(shí)，應(yīng)及時(shí)處理相應(yīng)老版本的電子檔案，將其另存為符合新軟件要求并可以繼續(xù)讀取利用的檔案格式，使其保存價(jià)值得以延續(xù)。

3.5 嚴(yán)格檢查電子檔案的真實(shí)性和完整性

對(duì)電子檔案進(jìn)行長(zhǎng)期歸檔的目的是為了保存歷史真實(shí)，完整的檔案信息，因此想要真正提高電子檔案的歸檔水平就必須確保存檔檔案信息的真實(shí)性和完整性，主要包含以下幾個(gè)部分：其一檢查存檔電子檔案的格式、內(nèi)容、規(guī)格、要求載體是否與紙質(zhì)原件相同；其二則是存檔檔案的格式是否符合歸檔的統(tǒng)一要求。具體工作措施有：首先規(guī)定工作人員保留文件的紙質(zhì)原件，對(duì)存檔電子檔案的每一次修改都要與原件進(jìn)行對(duì)比修改，如此能夠確保各種類型電子檔案的檢查都有對(duì)比原件。

3.6 專業(yè)的檔案管理人員培養(yǎng)

國(guó)有企業(yè)培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員首先應(yīng)控制好人員的流動(dòng)性；其次為保證電子檔案歸檔工作的長(zhǎng)期延續(xù)開展，作為檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，并不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升工作中的綜合素質(zhì)和能力。國(guó)有企業(yè)還應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的考核，建立定期考核制度，促使管理人員認(rèn)識(shí)到電子檔案工作的重要性，并根據(jù)工作情況確定薪酬等。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上，隨著國(guó)有企業(yè)改革的深入，國(guó)有企業(yè)檔案工作愈發(fā)重要起來(lái)，應(yīng)當(dāng)重視。基于檔案的作用，國(guó)有企業(yè)要加快檔案信息化建設(shè)，加大檔案工作的培養(yǎng)，完善檔案工作機(jī)制，進(jìn)而促進(jìn)檔案的開發(fā)利用。

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