養老保險檔案電子信息化建設的具體方式與實踐意義研究

章朝云

[摘 要]隨著科學技術的發展，電子信息被普遍使用，養老保險檔案管理信息化成為必然，這也是互聯網信息時代辦公高效化的重大體現。信息化技術使用的高效性對社會養老保險業務電子信息化具有巨大的推動作用，對辦公室信息化管理工作具有積極的影響作用。筆者就養老保險檔案管理中存在的問題、養老保險檔案管理信息化建設具體實施辦法以及快速推進養老保險檔案管理信息化的重要意義3方面進行了分析，希望對相關研究人員有所幫助。

[關鍵詞]養老保險;檔案管理;信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.14.085

[中圖分類號]F842.67;G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）14-0-02

0? ? ?引 言

養老保險檔案指把具有保存意義和利用價值的電子文檔、文字圖形、圖表和聲音等資料通過整理、收集、歸檔保存，真實記錄參保人員的參保全過程，時代發展加速了養老保險信息化技術的進程，提高了當今政府部門的工作效率。隨著信息化技術不斷深入，工作人員應對社會養老保險檔案管理產生新思路，確立符合當今國情的檔案管理思路，同時確立出社會養老保險管理的基本框架和基本方法，實現社保檔案管理科學化、社會化、全民化。

1? ? ?養老保險檔案管理過程中存在的問題

相關部門在以往的養老保險檔案管理過程中會存在許多問題，例如在業務辦理前的準備工作、業務辦理中的持續活動、業務辦理完的歸檔工作等。

1.1? ?檔案管理意識不強

一些基層領導在思想上忽視了養老保險檔案整理工作，認為檔案整理工作是一件勞民傷財的事情，無法從中獲得效益。如此一來，用于檔案管理上的投入經費較少，各種硬件設施無法及時更新，不利于持續開展檔案管理工作。部分鎮（街道）沒有設立專門的檔案室，加之業務經辦人員對檔案資料保管認識不到位，許多涉及參保、變更等資料只存放在臨時檔案柜保管，無法保證檔案的安全與完整。

1.2? ?管理人員的專業水平參差不齊

從社會保險檔案管理人員的現狀來看，大部分檔案管理人員都是兼職人員，就算是專職檔案管理人員，大部分也都是“半路出家”，很少接受專業、系統的知識培訓，缺乏正規的檔案管理專業知識，尤其是信息技術應用能力不強、業務不熟練導致檔案整理、收集、歸檔、保存工作不能規范化。

1.3? ?業務辦理效率低

辦理養老保險業務所需材料比較多，且需要一一上傳比對，經過當事人確認后，再投入到下一個程序中，有時在進行比對時會花費很長時間，辦公效率比較低。

1.4? ?投入設備不足

檔案管理需要保管設備，由于相關部門提供的設備比較陳舊，對檔案儲存十分不利，有的設備已經不具備防潮、防蛀能力，在防盜和存儲上顯得吃力。已投入信息化的一些設備由于設備問題會出現死機、連不上內部網、電腦程序無法啟動的問題，導致工作效率降低，這對檔案管理工作非常不利。此外，信息收集方面的設備幾乎是個空白領域，沒有對信息采集和材料提示的設備，對要辦業務人員的工作帶來了不便。

1.5? ?業務信息的查詢耗時長，影響工作效率

在信息查詢方面，查閱一條信息可能花費的時間比較長，即便有的單位采用了計算機管理系統，但由于系統陳舊、檢索功能不完善，查詢出來的條目眾多，不能直接達到目的，在信息查詢上花費的時間長。

1.6? ?管理制度不完善

在檔案管理上，雖然國家有法律法規，但養老保險的規范化管理制度尚處于“初級階段”，沒有明確的考核制度和標準驗收標準，沒有上級的檢查工作，必然會影響養老保險的檔案管理工作，阻礙養老保險檔案管理事業的健康發展。

1.7? ?信息化技術發展不完善

養老保險檔案管理信息化需要以電子信息形式保存文檔，有利于工作人員編輯和查找。但由于信息化程度低，缺乏計算機應用知識，給了不法分子可乘之機進行盜取和偽造信息。檔案需要長久保存，就要求計算機軟硬件功能非常強大。

2? ? ?養老保險檔案電子信息化建設的主要措施

在現代化的今天，電子信息技術應用越來越成熟，許多企業、行業都通過信息化管理系統來管理企業、管理各個行業。在養老保險檔案管理中運用電子信息技術，對養老保險的業務辦理具有推動化的意義。

2.1? ?加強對基礎性工作的設備使用

辦理養老保險業務在準備階段需要花費很長時間，相關單位通過使用專業化設備讓信息采集工作更加輕松化;在信息化進程中，通過終端設備采集信息采集、比對選用材料、確認信息。這減輕了業務工作中比較耗時環節的壓力，提高了工作效率，對養老保險的檔案管理起到積極意義，同時將產生的電子信息檔案傳到檔案管理處，幫助部門工作人員進行檔案管理工作。

2.2? ?提高檔案管理人員的專業水平

在電子信息化管理的進程中，政府相關單位除了培養工作人員傳統檔案管理知識，還要加強他們的信息技術收集工作能力、電子計算機使用能力及自我創新能力。在電子檔案信息化管理過程中，管理部門應該注重創新性，幫助業務人員熟練業務知識，對電子信息管理工作提出新看法、新方式，推動檔案電子信息化管理發展。此外，聘用人才方面要注重他們是否具有專業化技能。

2.3? ?加入檔案電子信息化檢索功能

在檔案電子信息化的進程中，政府相關單位應改進搜索引擎，從而方便工作人員查閱信息和查看已提交的資料。在電子檔案管理端，工作人員可以利用專業加密系統，只有在加密密匙和管理密碼全部正確的情況下才有權查閱和修改信息，對于信息安全起到了積極的保護作用;在終端客戶端，利用居民身份證驗證能夠快速進入自己的信息頁，同時有專門的檢索功能在檢索框內輸入關鍵詞就能快速找到所要查找的信息，在權限范圍內編輯和修改信息，更有利于保險業務辦理效率。

2.4? ?及時更新設備，加大存儲，做好備份

養老保險檔案管理加入了信息化管理技術，使管理業務更加便捷;投入信息化設備讓信息保留時間更長、更加安全，解決了防潮、防蛀、防火、防盜的管理難題，但還要存檔紙質檔案，投入新式檔案存儲設備，存儲檔案原件;將檔案管理的其他部分由電子系統存入大型硬盤和備份系統，這樣一來，即使出現斷電、系統不匹配、網絡問題，也會在最短時間內進行修復。檔案管理系統的維護和更新會定期進行，需要專業人才進行專業操作。

2.5? ?電子信息化分類和整理

分類和整理是檔案管理工作中必要的工作手段。對養老保險檔案進行科學化分類，能夠為后續各項工作開展做好服務。在分類操作過程中，政府相關單位可以從養老保險政策、工作相關信息及參保人員的相關資料3方面入手，進行科學合理的分類工作。在養老保險檔案管理過程中，需要注意有序整理，注重編號的重要性，包括個人身份證號、養老保險編號、單位編碼、社保登記證號等，整理和規范養老保險檔案，使信息查找變得快捷方便。

2.6? ?優化制度，加入考評制度

政府相關單位應不斷完善養老保險管理的規章制度，在遵循國家法律法規的前提下，不斷擴展業務，提高個人能力。單位在進行檔案管理的過程中，大部分檔案都由參保者或者業務人員錄入，管理人員需要做到分門別類、把固定文件整理到相應位置，方便以后查找、核對工作，檔案管理人員每天需要完成當天的任務量，同時通過系統完成度的分數進行考核，考核成績計入員工績效工資，進而提高員工的積極性。

2.7? ?掌握信息化技術

政府相關單位通過招聘更加優秀的人才，對信息技術應用和系統維護、更新、防御系統全程保駕護航，采用更加先進的密匙系統，同時加強對檔案管理人員計算機技術的培訓，提高其工作效率，完善養老保險檔案管理系統。

3? ? ?養老保險檔案管理信息化的重要意義

養老保險檔案管理信息化建設，就是將檔案實體以電子信息化的方式為全社會提供更好的服務，主要優點是信息處理速度更快，節省了實體儲存空間，方便保護原始檔案，這就意味著事業單位辦公將更加注重信息化的處理和管理工作，融入信息化技術能夠促進事業單位檔案管理正向發展，融合了自動化管理，網絡化管理、科學化管理。養老保險檔案管理信息化建設的重大意義主要體現在以下幾方面。

3.1? ?信息化查閱更加方便

養老保險檔案管理信息化的使用者在使用終端機器上輸入關鍵字，在查詢終端就會快速顯示出相關資料信息，大大提高了信息檢索效率。在信息處理上應用了信息加密技術，保護信息管理的安全，給使用者帶來了更多便利。

3.2? ?實現檔案信息資源的科學管理

養老保險檔案管理信息化可以使檔案管理部門工作走向開放化，使新型信息采集、管理和服務職能服務大眾，讓服務公開化、透明化、可操作化，這不僅體現了時代發展和社會進步，更能給人們帶來便利。

3.3? ?支持養老保險決策，縮短檔案管理的編寫時間

養老保險檔案管理信息化建設，讓檔案信息更加準確和真實，提高了信息化技術的分析能力，確保了養老保險決策和管理及時準確運行。養老保險檔案管理信息化可以使檔案信息通過服務終端進行遠程服務，實現資源共享，提高了便民效率，大大縮短了檔案編著時間。

4? ? ?結 語

養老保險檔案管理信息化關系每個參保人員的切身利益，關系養老保險事業甚至整個社會保險事業的發展狀況。因此，建立健全養老保險檔案多方面管理——實施信息化管理、快捷化管理、科學化管理，對保護參保對象信息資料的安全，推動養老保險事業健康、長遠發展具有積極意義。

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