高職院校檔案管理與電子文件歸檔的要點分析

婁翠英

摘 ? ?要： 隨著互聯網技術的高速發展，高職院校數字化校園建設不斷推進，無紙化辦公促使各類電子文件應運而生，對電子文件進行歸檔管理成為高職院校檔案管理信息化工作的重要內容之一。本文對高職院校檔案管理信息化工作現狀、重要性進行分析研究，并對電子文件歸檔管理工作策略進行探討，目的是加快高職院校檔案管理信息化工作進程，提高檔案管理工作水平和效率。

關鍵詞： 信息化 ? ?高職院校檔案管理 ? ?電子文件歸檔

隨著互聯網技術的高速發展，當今社會已進入信息時代，計算機和網絡技術被廣泛運用到高職院校的教學、科研、管理等一系列活動中，在全面實行無紙化辦公的過程中，高職院校各職能部門相應產生了大量電子文件，而對電子文件進行歸檔管理成為高職院校檔案管理信息化工作的重要內容之一。

1.高職院校檔案管理信息化工作現狀

高職院校檔案管理信息化是我國高職院校構建數字化校園的重要內容，也是提高高職院校檔案管理水平的重要途徑。數字化校園背景下，因一些原因致使高職院校檔案管理存在不足之處，直接影響檔案管理整體的質量。

1.1高職院校檔案管理信息化滯后于數字化校園建設。

雖然一些高職院校在構建數字化校園，但高職院校檔案管理信息化滯后于數字化校園建設，檔案管理人員與電子文件形成部門的信息責任意識不強，檔案管理中應用信息技術的深度不夠：第一是移送給檔案部門的電子文件信息與紙質文件信息存在不相符的現象，不能確保電子文件的原始性、真實性、完整性，導致檔案信息利用者通過電子文件途徑查找相關信息資料時，存在數據不符現象，使檔案服務質量受到影響。第二是電子文件信息格式不能自動轉換，影響信息利用者的使用。第三是高職院校的檔案管理系統沒有與學校數據化校園信息平臺有效對接，造成電子文件及時歸檔困難，不利于高職院校檔案管理信息化。

1.2基本設施不完善難以滿足高職院校檔案信息化建設要求。

高職院校檔案管理信息化建設必須依靠完善的硬件基礎設施和相應的軟件系統才能實現，據了解目前部分高職院校檔案管理信息化建設需要的硬件基礎設施和軟件系統都存在問題：一是高職院校的硬件設施有待完善。隨著社會和科技的不斷發展，數字化校園建設不斷推進，一些高職院校為檔案管理部門配備了相應的計算機設備，但是高端掃描儀、打印機、磁盤陣列等設備較短缺，因此設備結構的不完善影響了檔案信息化建設的進程。二是高職院校檔案管理系統與學校其他職能部門的業務管理系統數據缺乏統一的管理平臺進行有效對接，信息共享性較弱。在全面實行無紙化辦公的過程中，高職院校各職能部門因工作職責不同會形成不同類別的電子檔案，比如教職工檔案歸人事處負責管理。在籍學生檔案管理歸學生工作處負責，教師的教學工作安排、教學等形成的檔案歸教務處負責，這些不同內容的檔案因為使用的管理軟件不同，導致不同信息內容檔案的共享性較差，從而影響檔案信息的收集和利用。

1.3檔案信息存在安全隱患。

高職院校實施檔案管理信息化后，通過計算機技術對檔案實行數字化、自動化管理，雖然為信息利用者提供了便利，檔案信息的潛在價值得到充分發揮，但同時網絡安全問題導致部分高職院校的檔案信息被泄露。比如，技術層面的缺陷與不足、計算機病毒的侵害及攻擊者的非法入侵，還有檔案管理人員的安全管理意識不夠、計算機技術操作不太熟等。一旦檔案信息網絡安全出現問題，將造成信息的丟失與篡改，給檔案信息的管理與使用帶來問題。

2.高職院校檔案管理信息化的重要性

隨著現代化科學技術的飛速發展，高職院校越來越注重對檔案的信息化管理。高職院校檔案是指高職院校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。近年來，高職院校大量運用計算機技術建立了數字化校園管理信息系統，實現了無紙化辦公，從而產生的電子文件越來越多，電子文件歸檔成為高職院校檔案管理的基礎工作之一，所以，必須高度重視并規范電子文件歸檔管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和開發利用，以便提高高職院校的教育管理和教學水平，促進檔案管理信息化建設。

3.電子文件歸檔管理

隨著高職院校數字化校園建設的不斷發展，網絡辦公自動化普及，電子文件日益成為教學、科研、管理工作中信息傳遞的主要途徑。過去的檔案管理方式將不再完全適用于電子文件檔案管理工作，與紙質文件相比，電子文件的歸檔工作必須借助計算機設備才能實現，這對不熟練計算機操作技術的檔案管理者來說，不像從事紙質文件歸檔工作那樣輕車熟路，容易產生畏難情緒。為了保證電子文件歸檔工作順利開展，檔案管理人員必須掌握先進的計算機技術，熟悉電子文件形成的特點，選擇合適的電子文件歸檔方式和途徑，使電子文件歸檔納入檔案管理信息化工作程序中。

3.1電子文件的特點。

高職院校的電子文件主要產生于學校各個職能部門辦理或處理學校行政、黨務事務或對外交流活動中，反映高職院校在教學、科研、管理一系列活動中的真實記錄，并通過計算機的應用和管理為信息需求者提供利用。跟紙質文件相比具有如下特點：一是電子文件具有便捷性與共享性，電子文件從起草、修改、定稿、收發、傳遞都是利用計算機網絡技術，可以不受時間和空間限制在網上進行，如果開通使用權限，查閱需要的電子文件比較方便，從而更有利于實現檔案信息資源共享;二是電子文件對計算機硬件與軟件有著極強的依賴性，電子文件的形成、處理、存貯和識讀必須通過計算機才能實現;三是電子文件載體占用的空間很小，利用的各種硬盤、軟盤等存儲設備比傳統紙質材料容納更多的信息，有助于緩解高職院校檔案管理部門檔案庫房容量有限的不足;四是電子文件信息內容具有易更改性，電子文件信息內容必須借助計算機內存儲器、磁帶、磁盤、可擦寫光盤等存儲載體隨機讀寫，對電子文件信息內容的修改更方便且不留痕跡，如果處理不好將直接影響電子文件的可靠性、真實性和完整性。

3.2電子文件歸檔方式。

電子文件是人們操作計算機過程中形成的，離開計算機人們將無法讀取所需的信息。目前來說，高職院校電子文件歸檔路徑主要采取在線歸檔與離線歸檔兩種方式：第一種方式在線歸檔，利用計算機網絡技術在數字化校園信息平臺上設計一個能與檔案管理系統有效對接的接口，將需要歸檔的電子文件及相關信息傳輸到檔案管理部門的服務器上。隨著高職院校數字化校園信息平臺的建立與發展，越來越多的重要文件通過數字化校園信息平臺發布，這些發布的文件必須嚴格按照計算機信息管理部門統一要求制作，文件內容是各職能部門日常重要活動概貌的原始記錄，在一定程度上確保數據的原始性、真實性、準確性和完整性，是歸檔的重點。第二種方式離線歸檔，對那些未通過數字化校園信息平臺發布具有保存價值的電子文件則需要輸出到一個特定的介質上再移交給檔案部門統一管理。為了保障歸檔的電子文件質量，無論是在線歸檔還是離線歸檔，都必須將歸檔的電子文件及相關信息完整地移交給檔案管理部門。

3.3對歸檔電子文件的實體轉移時接口功能設計要求。

高職院校檔案部門面對學校各職能部門業務系統中形成的不同格式的電子文件，要使其以規范的格式順利歸入檔案管理系統中的電子文件歸檔模塊，并且保證其可利用性，就要構建一個各職能部門的業務系統與檔案管理系統間具有極大包容性的接口。通過接口，電子文件格式規范化，并以不可更改的形式與相應元數據一同導入檔案管理系統的電子文件歸檔模塊中，要求保證歸檔文件及數據的完整性，保證自動轉換數據格式、保證歸檔文件的準確性和真實性、保證歸檔文件安全和可讀，這樣才有利于數字化校園中的信息共享。

3.4實行電子文件與紙質文件同步歸檔。

隨著現代信息技術的發展，高職院校數字化校園的建立，無紙化辦公產生了大量電子文件，緊接著電子文件的管理被應用到檔案管理中，與傳統紙質文件相比，電子文件具有便捷性、存儲空間小等優勢，但電子文件信息內容極容易更改，如果出現檔案管理人員的安全管理意識不強、計算機技術操作不熟練等情況，將有可能造成信息的丟失與篡改，給檔案信息的管理與使用帶來很大的問題。目前真正認可具有原始記錄性，能起憑證作用的還只是紙質文件。所以在沒有真正解決電子文件的原始記錄性，確保它在任何情況下都能與紙質文件一樣起到憑證作用前，紙質文件將在很長一段時間里與電子文件共存。首先，要使歸檔文件具有法律效力和憑證作用，這種文件必須有文件責任人印章和文件簽署者兩個主要標志。但在現有技術條件下，電子文件難以滿足要求。其次，電子文件信息內容極容易被更改，為確保數據的完整和安全，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙質介質形式保存，所以需要將紙質檔案與相應的電子文件一并歸檔。再次，因電子文件查閱快捷方便，如果實行紙質檔案與相應的電子文件同步歸檔，在一般情況下，檔案資料的查閱不需要去檔案庫房調閱紙質載體，只需利用電子檔案，不僅可以大大減少查閱時間，還可以提高工作效率。最后，萬一工作人員在利用電子檔案的過程中操作電腦時不小心出現意外，如果實行紙質檔案與相應的電子文件同步歸檔，則有相應的紙質檔案可以提供利用，這樣兩種介質的檔案在保存和利用中可以起到互補作用。

3.5重視電子文件歸檔的全程控制。

對電子文件的產生、傳遞、歸檔、保管、利用全過程進行制度化和規范化管理，電子文件歸檔是電子文件管理中一個重要環節，它為電子文件的利用奠定基礎。為確保尚未歸檔的電子文件的完整性和有效性，應當在文件形成之時，就采用嚴格的技術手段對其妥善處理。為了做好這項工作檔案管理部門應提前參與電子文件管理，從電子文件的產生、運行到歸檔保存應實行全程控制。定期或不定期地把符合歸檔條件的電子文件選擇合適的歸檔途徑歸檔，并隨時做好電子文件的備份工作和安全保管工作。

3.6明晰歸檔電子文件管理責任，有利于加強電子文件歸檔工作隊伍建設。

數字化校園背景下高職院校電子文件歸檔管理與紙質文件相比更加廣泛，受制約因素更多，致使電子文件歸檔管理比紙質文件歸檔管理需要更強的技術性，工作人員既要掌握電子文件歸檔的檔案理論知識，又要熟悉計算機應用技術。這兩方面同時具備的人才較少，僅靠電子文件的形成單位、檔案管理部門或計算機信息管理部門很難完成好。電子文件形成部門非常熟悉各項管理業務，對電子文件的自然形成規律和歷史聯系非常了解，對電子文件工作價值的鑒定最有發言權，因此在歸檔工作中應承擔主要責任者。檔案管理部門既掌握文件歸檔的原則、方法，又了解學校電子文件的分布情況，因此在全校電子文件把關和統籌方面應承擔歸檔業務指導工作。計算機信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，因此在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。我們可以采取三個部門聯合管理的辦法，通過明晰各自的歸檔電子文件管理責任，使三個部門的職能相互滲透，揚長避短，發揮優勢，使電子文件歸檔工作成為一體，將有利于加強全校電子文件歸檔管理工作隊伍建設。

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基金項目：湖南城建職業技術學院科研課題資助項目【18KTYB07】。