新形勢(shì)下科技檔案管理模式創(chuàng)新研究

宮華英

摘 要：目前信息化建設(shè)的發(fā)展速度越來(lái)越快，各領(lǐng)域的體制改革也在不斷深入，對(duì)傳統(tǒng)的技術(shù)檔案管理，造成了巨大的影響，為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，科技檔案管理需要在法制化、規(guī)范化、信息化、科學(xué)化等方面進(jìn)行創(chuàng)新，這也成為新形勢(shì)下亟待解決的問(wèn)題，本文就此對(duì)管理模式的創(chuàng)新進(jìn)行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);科技檔案管理;模式創(chuàng)新

1 科技檔案管理的特點(diǎn)

1.1 專業(yè)性

科技檔案在其形成領(lǐng)域，具有較強(qiáng)的專業(yè)性，與其他管理檔案相比，科技檔

案是對(duì)科技生產(chǎn)活動(dòng)以及基建等活動(dòng)的最原始記錄;科技檔案的內(nèi)容因形成領(lǐng)域的不同而具有不同性質(zhì)的專業(yè)性，因此對(duì)于科技檔案工作人員提出了更高的要求，需要具有檔案管理知識(shí)的同時(shí)，還應(yīng)具備相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。

1.2 多樣性

科技檔案具有多樣性，主要因科技生產(chǎn)活動(dòng)的多樣性所決定的，通常可分為

十六類;另外科技檔案的組成包括文書(shū)材料、圖形材料、表格材料等，與文書(shū)檔案相比較具有組成的多樣性;另外，檔案載體也存在著多樣性，不同類別和載體的科技檔案需要采用不同的方式進(jìn)行整理和保管。

1.3 成套性

科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和檔案形成的整體特征通過(guò)檔案的成套性進(jìn)行準(zhǔn)確反映。在生產(chǎn)科技活動(dòng)中，通過(guò)獨(dú)立的單元對(duì)象或獨(dú)立項(xiàng)目的進(jìn)行而形成一系列相關(guān)聯(lián)的文件，形成互相聯(lián)系有相對(duì)獨(dú)立的有機(jī)整體，這種在內(nèi)容和形式上的特性在地質(zhì)勘探、科研、測(cè)繪等活動(dòng)中得到了充分的體現(xiàn)。

1.4 現(xiàn)實(shí)性

科技檔案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性，大多數(shù)科級(jí)檔案，具有歷史考察的作用，

經(jīng)過(guò)檔案部門(mén)的歸檔處理，并沒(méi)有失去其價(jià)值，依然具有著現(xiàn)實(shí)使用性，在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，依然發(fā)揮其效用性，因此要求檔案管理實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化，對(duì)科技檔案進(jìn)行歸檔保存，并合理、及時(shí)地進(jìn)行補(bǔ)充和更改，使科技檔案的準(zhǔn)確性得以保證。

2 檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 管理制度不健全

目前不少企事業(yè)單位的科技檔案管理存在著制度不健全，重視程度低的問(wèn)題，大部分科技文件和檔案都處于分散管理，對(duì)于科技成果的推廣實(shí)施更為重視，對(duì)科技文件材料的積累、形成、移交、歸檔等檔案工作予以忽視，甚至出現(xiàn)移交一部分一般性材料，對(duì)檔案材料進(jìn)行肢解，將重要關(guān)鍵的部分留下;還有自己設(shè)定檔案代碼，替代科研報(bào)告中的核心內(nèi)容，對(duì)檔案的質(zhì)量和完整性造成不利影響，使檔案的實(shí)際價(jià)值喪失。造成上述情況的根本的原因還是管理制度的不健全，對(duì)科技檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，沒(méi)有嚴(yán)格按照相應(yīng)的流程、標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)則執(zhí)行，使科研管理和科技檔案之間出現(xiàn)脫節(jié)，后續(xù)的科研工作也受到嚴(yán)重影響，缺乏相應(yīng)有力的資料支撐。

2.2 管理信息化建設(shè)滯后

檔案管理中因信息化建設(shè)滯后，造成檔案利用率較低。現(xiàn)在不少企事業(yè)單位

都普遍存在著現(xiàn)代化管理水平低、硬件資金投入不足的情況。對(duì)于科技檔案管理，大部分都采用圖像、WORD文檔、Excel表格進(jìn)行簡(jiǎn)單的處理和保管，沒(méi)有配置相應(yīng)的檔案管理軟件和專用的計(jì)算機(jī)，未及時(shí)處理檔案更新、入網(wǎng)等工作未，缺乏現(xiàn)代化手段對(duì)檔案資料的記錄、整理、歸檔等工作進(jìn)行管理，因此管理現(xiàn)狀無(wú)法滿足和適應(yīng)現(xiàn)代化科技發(fā)展的步伐，使檔案利用率降低。

2.3 管理人員不專業(yè)

在檔案管理中存在著人員素質(zhì)不高，專業(yè)度不強(qiáng)，技術(shù)保密工作有待提高的

情況。不少企事業(yè)單位檔案管理人員未進(jìn)行專職設(shè)置，這部分人員未接受過(guò)系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)科技檔案管理人員的素質(zhì)要求也越來(lái)越高，另外科技檔案還包含不少經(jīng)濟(jì)資源、尖端技術(shù)、技術(shù)訣竅等企業(yè)和國(guó)家的機(jī)密材料，要求檔案管理人員具備專業(yè)領(lǐng)域相關(guān)知識(shí)的同時(shí)，也應(yīng)具備較強(qiáng)的檔案管理職業(yè)素養(yǎng)，使檔案管理水平和質(zhì)量得以提高。

3 檔案管理模式創(chuàng)新對(duì)策

3.1 管理法規(guī)建全

首先要對(duì)科技檔案管理意識(shí)進(jìn)行全面提升，通過(guò)考核制度和措施的制定，將

科技檔案管理工作與檔案行政執(zhí)法檢查掛鉤，明確獎(jiǎng)懲制度，對(duì)未按規(guī)范要求或不符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案工作進(jìn)行通報(bào)和處罰，并限期進(jìn)行修正;根據(jù)單位的實(shí)際情況，建立健全相應(yīng)的檔案質(zhì)量管理評(píng)價(jià)體系和科技檔案管理制度，例檔案資料泄密、損壞、丟失等事件得以有效避免和杜絕，使科技檔案的有效性和安全性得以保證，對(duì)科技檔案管理工作向法制化方向發(fā)展予以推動(dòng)。

3.2 信息化建設(shè)加強(qiáng)

通過(guò)信息化建設(shè)的加強(qiáng)，使檔案利用實(shí)現(xiàn)最大化的同時(shí)，確保其保密性。對(duì)科技檔案內(nèi)容進(jìn)行不斷豐富的基礎(chǔ)上，對(duì)專題目錄進(jìn)行編制，使科技檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)或信息管理系統(tǒng)得以建立和完善，根據(jù)檔案信息的特點(diǎn)和規(guī)律，管理人員有針對(duì)性地、主動(dòng)提供相應(yīng)的服務(wù)，使信息利用便捷、信息資源共享得以實(shí)現(xiàn);對(duì)檔案管理資料的保密等級(jí)以及保密范圍進(jìn)行合理規(guī)劃和確定，避免保密范圍人為的擴(kuò)大，使正常的開(kāi)發(fā)利用和技術(shù)交流受到限制，為了防止出現(xiàn)“一定終身”的情況，對(duì)保密期限結(jié)束后的保密文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行解密或保密等級(jí)的調(diào)整，使科技資料在允許的范圍內(nèi)提供利用。

3.3 隊(duì)伍建設(shè)加強(qiáng)

定期有計(jì)劃地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)對(duì)檔案工作人員培訓(xùn)制度予以

建立和完善，在提高相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)能力和工作技能的同時(shí)，還應(yīng)確保干部隊(duì)伍的穩(wěn)定性，檔案工作的連續(xù)性不受影響。另外可以通過(guò)專業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人才的選調(diào)和引進(jìn)，打造出復(fù)合性檔案管理人才隊(duì)伍，以適應(yīng)和促進(jìn)檔案事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)：目前科技檔案管理中還存在著不足之處，對(duì)科技檔案事業(yè)的發(fā)展造成了一定的制約，因此需要通過(guò)不斷地創(chuàng)新和探索，建立起符合新形勢(shì)的科技管理模式，相關(guān)檔案管理人員也應(yīng)不斷對(duì)自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善，提高管理水平和職業(yè)素養(yǎng)，使科技檔案管理工作更好地為社會(huì)服務(wù)。

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