工程公司信息化系統建設及項目化管理

龔力軍

摘要：本文以工程公司信息化系統開發和建設為主線，闡述了信息化建設的重要性，以及信息化系統如何以項目化管理的方式組織推進進行了論述。

Abstract： This paper takes the development and construction of informatization system of engineering company as the main line， expounds the importance of informatization construction， and discusses the organization and promotion of informatization system in the form of project management.

關鍵詞：項目化管理;信息化建設;工程公司

Key words： project management;informatization construction;engineering company

中圖分類號：F426? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1006-4311（2019）21-0100-03

0? 引言

信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢，現代化建設各領域各方面大力應用現代信息技術，將信息資源價值最大化，推進現代化發展進程。以信息化驅動現代化，必須準確把握信息化在現代化建設全局中所起的戰略引擎和戰略導向作用。從某種意義上說，信息化從發展之初就與現代化緊密相連，就承擔著驅動現代化的重任。當前，信息化和經濟全球化已經是大勢所趨，兩者相互促進、共同發展已是潮流，信息化的重要性已得到世界各國的普遍認可，將信息化作為推動現代化的重要內容和主要途徑。信息化的基本方式就是互聯互通，讓信息充分流動共享。信息化通過主動擴展或者倒逼，將越來越多的經濟社會發展領域納入其中，通過技術升級、流程優化等手段，不斷提升效能、釋放紅利，推動現代化進程。

1? 工程公司信息化建設的重要性

信息化技術的應用是工程公司發展的必由之路，實現跨越式發展的重要途徑，因此工程公司必須緊跟時代發展步伐，依靠信息化系統進行轉型和升級，利用信息化系統來管理工程項目的九大模塊：采購管理、溝通管理、風險管理、范圍管理、進度管理、質量管理、團隊與人力資源管理、成本管理、整合優化管理。工程公司的信息化系統可實現以下功能：

①設計與管理一體化，實現經營、財務和生產業務貫通，利用信息化解決工程公司設計協同問題，達到生產（設計）與管理的一體化，提高全過程運營管理水平，解決生產與質量脫節，平衡（人力）資源，提高生產力。

②為工程公司管理層建立智慧大腦，高層、中層/業務部門分層分級授權，知曉企業經營狀況（合同簽訂、執行以及收支）、全景展示項目運行數據（項目狀態、進度、成本、質量）、產值分配、人員負荷等數據，實現對生產的統一組織和調度。

③提高工程公司生產組織能力，通過信息化系統建設，提供項目集和單個項目縱覽等，既可洞悉部門經營和生產情況，也可了解項目進度、質量、成本、成果以及全過程執行情況。

④為項目經理管好項目，提供有力工具，為專業組提供敏捷工作方式。項目經理通過系統匯報項目，簡化工作。通過項目看板管好項目，強化對項目的管理能力，確保項目可以依據標準開展、質量得到保證、成本得到控制。專業負責人通過信息化系統可將專業人員和工作任務有效組織起來，使得作業人員工作清晰，準確知道工作內容，工作流程，工作標準、要點和風險等都一清二楚，提高生產效率。

⑤通過應用信息化技術，可摒棄過去層層批準的繁復程序，有效提升工程公司管理自動化水平，讓工作效率更高，同時提升管理工作質量。工程公司各部門通過信息化系統，把日常工作及審批流通過信息化實現，讓彼此溝通交流更加快速、便捷和高效。

2? 工程公司信息化建設的總體要求

堅持發展理念，堅持一切從實際出發，堅持以服務項目和一線員工為中心，按照高質量發展要求，做好信息化系統頂層設計。健全公司管理制度，體現戰略性、注重操作性、加強協調性、強化權威性、提高科學性，促進系統向可持續、高效率和高質量發展。

加強協調性。做好信息化建設的規劃引領和頂層設計，強化企業信息化發展規劃的統領作用，總體規劃要統籌和綜合平衡公司各信息化系統之間的需求，功能不能相互重復，業務部門的信息化系統各有側重。各信息化系統要依據總體規劃進行策劃、編制和修改，以總體規劃為主旨，完善相關信息化系統。

注重操作性。首先依據誰提出需求誰負責實施的原則，將各類專項信息化系統編制和管理的要點明確下來。提出指導性要求，同時明確約束性指標和剛性管控要求。制定實施的措施，提出相關信息系系統的要求，健全規劃實施傳導機制，保證總體規劃的有序優質完成。

加強組織領導。各部門要落實規劃提出的要求，發揮規劃的戰略引領和剛性管控作用，統領各類信息化系統。嚴格執行規劃，確保規劃內的每項內容都被優質的落實，確?？傮w規劃的貫徹落實。各部門負責人親自抓，落實主體責任，明確責任分工，加大監督考核力度，提升宣傳教育效果。

落實工作責任。相關部門應認真履行自身職責，指導、協調和管理好本行業本領域信息化系統，制定可實施的細則，明確時間表和路線圖，形成合力。組織部門不斷完善制度設計，抓緊建立和優化體系、加強專業隊伍和人才建設。

3? 工程公司信息化建設的工作要求

工程公司的信息化建設應按照“問題導向，需求牽引，總體策劃，先易后難，項目化推進”的思路，信息化系統的立項從“管理缺失、管理不到位、操作繁瑣、沒上信息化的業務、數據落地”等幾個方面著手策劃或優化完善。

首先工程公司應策劃好功能需求書，功能需求應由工程公司信息化系統使用方牽頭梳理并提出，切不可由軟件開發廠商替代。業務部門在編制功能需求時不應站在自身的角度，而應該更多站在一線員工的角度去思考，整理出一些“高含金量”的需求：開展具體工作時，業務部門應牽頭組織相關部門成員，擰成一股繩，克服部門化傾向，按照“問題導向，需求驅動，工序服從;為公司、部門、項目三類用戶著想;先易后難，急用先干，早成熟早實施”的工作思路。

當進行到基本設計時，可以交給軟件開發廠商為主，工程公司業務部門為輔的分工模式，基本設計的用戶需求分析管做什么，基本設計管怎么做。基本設計要從畫面/報表原型確認入手，進行畫面/報表IPO邏輯設計及畫面流程銜接設計;數據表關系E-R圖設計及數據庫表結構、代碼設計;系統接口方式、內容與I/O功能設計，體現管理要求，說明業務邏輯，為編程提供“施工圖”。與此同時，業務方要協力消滅管理灰色地帶，夯實管理基礎。（圖1）

在信息化系統的調試階段，要充分意識到，建好項目必須用好系統，一方面離不開業務部門的帶頭，但更需要一線項目組和設計人員參與進來聯調，從需求提出、設計確認到功能驗證、操作培訓從日常使用到持續改進。

加強信息化系統的安全管理，安全和發展對于信息化的實現同樣重要。發展是安全的保障，安全是發展的前提，兩者必須共同推進。要構建關鍵信息基礎設施安全保障體系。網絡安全和信息化對工程公司是牽一發而動全身的，應密切關注實時動態，隨時調整自身戰略，充分意識到做好相關工作的必要性和現實意義。網絡安全和信息化兩者之間相關制約和促進，應統一謀劃、推進和實施，正確處理好兩者之間的關系，做到協調一致、齊頭并進。

加強信息化系統之間的接口管理，可分類解決接口管理，針對一些可簡單集成的信息系統，通常不會耗費很多財力，只需聯系原軟件開發企業集成即可，算入系統維護費用中;針對一些需要深度集成的信息系統，這類軟件通常面臨的問題是在建設初期只依據企業當時的業務需求進行的系統建設，而企業的需求會隨著自身發展不斷發生變化，由于之前的信息系統未考慮到這層關系，在建設信息系統時未提供后期建設的數據接口，使得新建的信息系統不能從中獲得信息，此時為更好的滿足集成要求，應聯系原軟件開發企業進行功能升級，同時需要注意的是，為合理控制好信息化預算，應在簽訂合同時對此予以明確。

4? 工程公司信息化建設的項目化管理步驟

建設和開發信息化系統，宜采取項目化管理，通過圍繞項目三個要素，即成本、進度和質量，科學組織推進。

首先工程公司要明確分工，分別從領導、信息化主管部門、推進組等三個層級細化分工，具體如下：

①領導小組職責。

1）審定公司信息化發展規劃、信息化年度預算計劃。2）參加重大信息化項目需求評審會、季度推進會，決策重大問題。3）保障資源，賞罰分明。

②信息化主管部門職責。

1）總體策劃，從各領域入手，明確管理優化和系統完善目標、計劃、責任者;2）統籌協調，優化各領域業務流程，解決“卡脖子”問題和功能分擔問題;3）召開雙周/月度推進會、專題會、階段評審會，負責過程跟蹤、評價。

③信息化項目推進小組職責。

1）按照推進組要求，相互配合，制定本領域工作計劃，掌控節點，齊頭并進;2）問題導向，對癥下藥，優化本領域業務流程，完善系統功能;3）落實本領域系統功能測試、上線準備、制度修訂、考核驗收;4）召開本領域管理優化和系統完善周推進會、專題會。

下一步便是成立項目團隊，信息化建設的項目團隊包括甲乙雙方，通常情況下，甲方牽頭部門是信息化主管部門和工程公司職能業務部門，各事業部參與其中，乙方成員主要是工程公司委托的軟件開發廠商，但需要注意的是，為更好的推進項目開展，在組建項目團隊時應注意將有接口關系的前端業務系統的開發團隊吸納進來，如此項目在推進過程中可事半功倍，節省大量精力和財力。此外，應明確項目團隊職責，建立直接且高效的溝通渠道，比如QQ群、微信群等，確保溝通順暢。

項目負責人應具備整體視角，工程公司一般會指定信息化系統項目負責人，項目負責人一般都是兼職角色，然而其重要性不言而喻。項目負責人應具備整體謀劃的能力，懂得從整體把握問題，善于整合集成。針對不用層次的用戶都能夠展開有效溝通和交流，能夠清晰掌握不同利益相關者的不同需求，進而有的放矢的制定和實施整體目標與行動對策。

進度方面，項目組應建立相應的進度控制體系，組建專業團隊，明確進度控制任務，落實進度控制責任，同時建立進度檢查、協調制度。項目負責人應具有遠大的戰略眼光，依據工程項目的目標編制，制定科學的進度計劃。此外，還應做到以下方面：監督軟件廠商，定期提供進度報告;對比分析計劃進度和實際進度，科學控制進度;隨時收集工程實施實際進度的相關信息，同時整理記錄在冊。

為更好的做好進度管理工作，首先應成立進度控制管理小組，組長是項目經理，小組成員各司其職，定期不定期召開會議，特別是在一些項目開展的關鍵節點，認真開展專項檢查和推進，嚴格執行討論、分析、制定對策、執行、反饋的工作制度。在前面章節也提到了信息化建設應根據輕重緩急，分步實施，重點突破，整體推進。

若功能需求不斷更改，進度推進必定十分困難，因此，項目經理為了合理控制進度，必須盡量避免功能需求不斷更改，開發時嚴格依據計劃，期間逐漸優化細節。事實上每個上線的信息化系統都無法做到滿足一切需求，不斷優化是其生存關鍵，因此，信息化系統的版本會不斷更新，為更好的節約或控制工期，較為科學的方式是，先上線第一版本的信息化系統，然后再依據優化方案擇機上線第二版本。本著“先易后難，急用先干，早成熟早實施”的工作思路，信息化系統不斷迭代，不斷優化，可有效緩解進度壓力，也只有這樣才能打磨出比較完美的信息化系統。

質量方面，項目質量管理的三項重要指標分別是項目功能、成本及進度，三項指標對于項目質量均至關重要，任何一項不達標均無法符合質量標準，甚至給項目發展和推進帶來巨大的負面影響。在企業運營管理中，信息化系統建設可能面臨適用性差問題，突出表現在部分業務人員不適應系統、信息系統功能與企業業務流程契合度不高等，主要原因如下：

①業務部門未給予充分重視，或者參與度不高，描述需求不夠明確，或者軟件開發公司需求在確認環節存在弊端，不夠嚴謹，只進行初步確認，未能后業務部門進行良性有效溝通，使得系統開發和實際需求兩者之間存在較大差異，而通常的情況是，由于開發工作已耗費巨大精力完成，全部推翻重做的代價太大，再加上業務部門也已經確認了需求，業務部門此時只能選擇在驗收系統后逐漸適應，如此系統的適應性必然較差。

②部分職能業務部門未建立規范的信息化流程，在辦理相關業務時缺乏標準;部分業務人員在處理完業務后，未依據規定將相關數據信息錄入到信息系統中，使得信息系統的功能大打折扣。

針對質量管理，應采取以下措施加強控制和管理，具體如下：

①加大調研力度和深度，以先進工程公司信息化系統為榜樣，取其精華，彌補自身的不足，尤其是在人機和畫面體驗方面，在具體的對標先進工程公司期間，應注意突出重點，帶著疑問進行考察，為自身系統不斷完善打下堅實基礎。

②組建專業的團隊，首先應注重人才管理，將具備相應專業能力的優秀人才吸納到項目團隊管理中，團隊成員開會討論確定該部門的功能需求，之后將意見交由部門領導進行審核、簽字和確認。信息化主管部門應做好自身的主導和協調工作，在軟件企業需求人員和業務人員之間做好配合工作，使兩者能力進行充分有效的溝通，完成良好的需求調研，確保雙方的需求一致。合理控制好需求對于項目經理而言是重要功課，一般來說需求有兩個極端，分別是盡善盡美和盡早交付，理想狀態是在兩者之間找到平衡點，如此才能合理控制好需求，否則只重其一，均無法滿足需求，甚至帶來嚴重的不利影響，具體來說，一味的注重盡善盡美，很可能會無限期拖延工期，無法抽出精力進行細節優化;反之，若一味的注重盡早交付，其系統質量必定大打折扣。

③信息化主管部門在評審時，為確保最終的需求和相關業務需求一致，應組織軟件開發企業與業務相關人員共同參與進來，加強雙方的重視。

④在驗收過程中，為保證系統功能符合業務需求，應協調主要業務人員參加驗收測試，一旦在測試過程中發現不符合標準之處，必須及時采取修正措施。

成本方面，成本管理的前提是功能需求穩定，因此在簽訂技術附件和合同后，必須盡量降低變更功能需求。在信息化系統項目管理中有一個詞叫“人月”可量化項目人工成本，所謂“人月”，就是一個軟件開發人員在一個月內所能完成的工作量。假設某個項目預估需要12個人月，如果指派4個人來做這個項目，理論上需要3個月;而如果指派6個人來做這個項目，理論上則只需要2個月便可以完成。就是用一個有效的數量模型，來控制一個復雜工程。很多公司在做軟件工程項目的時候，就是這么計算人力和時間投入的。但隨著一個項目參與的人越來越多，分工越來越細，人和人之間需要的溝通量，也指數增長。很快你會發現，溝通花費的時間，漸漸地就比分工省下來的時間還要多。也就是說超過一個臨界點，人越多不是越幫忙，而是人越多越添亂。一個人12個月能完成的事，不見得上12個人1個月就能完成，甚至12個月也未必能完成。這時候項目負責人就要加強協調和管理，避免軟件開發人員在超過臨界點時發生窩工現象，從而增加軟件開發的人工費用。

當前激烈的市場競爭環境使得眾企業想方設法的進行管理創新，力求在激烈的競爭中取得競爭優勢。信息化建設對于企業管理創新的意義至關重要，但其實現過程是任重而道遠的。工程公司要想快速實現信息化，不僅領導層要予以充分重視，組建專業的團隊，還需要在具體實施期間快速確定方案、穩定需求、加強培訓和建立有效管理機制，在實施階段讓工作并行開展，系統考慮上線及推廣模式，快速發揮信息化的價值。

參考文獻：

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