人力資源管理軟件在人事檔案管理中的作用

郭麗 孫作麗

摘 要： 我院引進的人力資源管理軟件在人事檔案管理中雖然存在不足，但發揮了重要作用，是傳統人事檔案管理的有益補充。本文通過分析我院人力資源管理軟件在人事檔案管理中的作用，旨在加快人事檔案管理的信息化，通過科學合理的信息系統或軟件促進人事檔案管理水平的提高。

關鍵詞：人力資源管理;人事檔案;醫院

人力資源是醫院的重要戰略資源，是核心競爭力。醫院人事檔案管理是人力資源管理的基本工作之一，對于提高醫院人力資源管理水平起著關鍵的作用。目前，各醫院普遍存在人事檔案管理空間不足、人員不專、信息化程度不高及動態管理不及時的問題。高效完善的人事檔案管理軟件對于檔案管理的科學化、規范化、現代化具有重要意義。

一、傳統檔案管理中常見的問題

1.對人事檔案重視程度不夠，管理模式落后

醫院工作以臨床一線為主，檔案工作不能為醫院帶來直接的經濟和社會效益，所以普遍存在領導不夠重視的問題。有的醫院甚至沒有綜合檔案室或者專門的人事檔案存放室，人事檔案、文書檔案、科技檔案、會計檔案等分散在各科室管理，檔案保存空間不足、條件不好、保密性不強，基礎設備、硬件設施配套不足。一旦丟失或損壞重要檔案，損失不可估量。

2.人事檔案管理人員不專，素質有待提高

目前，很多醫院的人事檔案都未設專職人員管理，即使設立了也很少是檔案專業人員。多數管理人員為人事部門人員兼職，存在時間和精力管理不足的問題，人事檔案資料收集的真實性和全面性存在問題。由于缺乏材料及時歸檔意識，檔案管理人員“坐”等材料、被動收集，使人事檔案材料長期積壓和滯留在單位和個人手中。比如，對需要歸檔的學歷、勞資、獎懲等人事檔案資料沒有及時整理裝入個人檔案，從而造成檔案材料不完整。有的即使收集整理了材料，也只是簡單的裝盒，沒有經過復核或嚴格的資料審核，嚴重影響人事檔案的開發利用，甚至影響干部選拔任用。審核管理人員應該具有較高的人事檔案管理能力，醫院需要加強提高專業管理人員的素質，充分調動其工作的積極性和主動性，重視個人業務和工作能力的培養。

3.人事檔案軟硬件建設不足，信息化程度不高

一些醫院人事檔案硬件配備不足，缺乏必要的掃描儀、數碼相機、縮微設備、專用移動存儲設備等，軟件建設更是無從談起。隨著電子信息技術的不斷發展，信息化在人事檔案管理中發揮著越來越重要的作用。一套實用、易用、通用的軟件，對提高人事檔案信息資源的利用率、整體工作效率，為醫院決策起到了事半功倍的效果。員工使用信息系統工作，比如，做個人檔案管理、個人檔案查詢、個人晉升規劃、日常考勤管理、人員調動等能夠提供快速度、高精準、大容量的查詢形式，實現數據的自動篩選，醫院的每個員工也都可以通過醫院的軟件系統實現個人檔案資料的查詢，將人事檔案管理工作化繁為簡。

二、人力資源管理軟件（HR）在人事檔案管理中的作用

1.電子信息存儲量大，占用實地空間小

該軟件將個人所有人事信息（基本信息，個人履歷，社會關系，職稱晉升，專業技術聘任、執業資格、調動，獎懲，繼續教育及相應的多媒體資料）導入系統，軟件存儲量大，并且不占據實地空間，查詢方便，人事部門可以快速有效地查找到員工的信息，提高工作效率。我院引進的人力資源軟件只需在內網安裝便可方便快捷使用。

2.統計分析方便快捷，利于醫院決策

該軟件參考國家人力資源部門的工資年報，建立了格式化的表格，借助該軟件，既可以快速統計人事勞資信息，提高工資年報填報效率，又可進行人力資源分析，通過分析各科室人員年齡、職稱、學歷結構是否合理，為醫院構建合理人才梯隊提供依據，與查找紙質人事檔案相比，能更加快速地為領導提供決策依據。

3.實現信息和資源的共享

各科室及每個人都有賬號和密碼，員工可以快速查找信息。在職稱晉升、專業技術競聘等工作中，需要醫務、科教、人事部門的信息歸整，各職能科室可以快速查找到需要的信息，有利于醫院各部門之間的聯系與合作，與需要嚴格審批程序方可借閱的紙質人事檔案相比，有效地提高了醫院人事信息的使用價值。

我院引進該軟件在醫院人員調動、職稱晉升、專業技術聘任、干部選拔等重要人事工作中查詢方便，工作效率得以提高，為醫院決策提供了快速有效的依據。

三、人力資源管理軟件（HR）在人事檔案管理中存在問題

1.軟件的投入與維護使用成本高

引入該軟件及后期維護都需要一定的成本。軟件引進后，傳統的紙質人事檔案仍需按照人事檔案的規范化要求進行整理、歸檔和保存，需要耗費大量的人力、物力和精力，軟件的維護與使用、人員培訓、資料收集等方面的工作也使人力等各方面成本增加。

2.軟件中存儲信息的準確性、完整性是最大問題

在收集個人所有信息時，必須保證完整準確，否則查閱和利用這些信息毫無價值。但在軟件信息收集錄入過程中，由于文件的數量過多，該軟件每天記錄的信息都需要本人逐一核對確認，相關紙質文件還需要掃描導入，人事檔案管理員還要進行二次核對并進行資料的整理和分類，所以整個電子人事檔案信息數據庫的建立，需要耗費大量的時間、人力和精力。而傳統的人事檔案，材料的歸檔是一個循序漸進的過程，歸檔時都有嚴格的準入標準和審核，更加真實準確。

3.軟件的安全性和保密性較傳統人事檔案不足

因為信息系統容易遭受黑客攻擊，電子信息更易修改和破壞，而且在修改和破壞后不留痕跡，從而無法確定其真實性。另外，由于人事檔案管理人員多為兼職非專業人員，如果檔案安全意識不足或者精力不足，容易使電子人事信息失真。公立醫院傳統的紙質人事檔案保管有專門的檔案管理相關規定，并且有上級衛生行政部門的統一督導與培訓，安全性和保密性更高。

四、人力資源管理軟件（HR）在人事檔案管理中的開發和利用

1.科學進行成本效益分析

增強醫院領導對人事檔案管理重要性認識，使其認識到人事檔案管理對醫院人才培養、干部選拔任用的重要性，對醫院標準化建設的重要性，才能在資金、技術和人員上支持檔案管理工作的開展。首先，建設完善的硬件設備，如專門人事檔案室、專職檔案管理員、專業的檔案室設備，同時做好防火防潮防蟲等保障。另外，選擇科學合理的軟件，使人事檔案管理工作可以更系統化、更方便、更有效率，減少工作人員繁重的工作任務，為醫院節省大量的人力、物力。

2.配齊配專人事檔案管理人員

目前，醫院人事檔案的生成者、保管者和檢查者幾乎都是兼職的人事部門工作人員，盡管他們有較高的學歷，但經過檔案管理培訓的卻很少，工作人員也盡職盡責，但工作成果卻難免不專業、不規范 。醫院要配備具有良好思想道德素質、專業人事檔案管理能力、熟練信息技術的人員從事人事檔案管理工作。另外，人事檔案與其他檔案相比，其保密性更強，要配備保密意識強、堅持原則的檔案管理人員。此外，還要經常組織外出培訓學習，做好職業道德、專業知識、信息技術培訓，特別是對軟件操作技術的培訓和良好的信息導入習慣的培養，同時借助績效管理等手段，充分調動員工的工作積極性、創造性和責任感，不斷提高工作的質量和效率，協助醫院工作有序而高效地運行。

3.加大人事檔案重要性的宣傳力度

通過宣傳不僅使醫院領導認識人事檔案的重要性，而且使醫院工作人員認識到人事檔案和個人利益密切相關，與個人入職、考核、晉升、離職都密不可分。入職需要進行任前檔案審核，晉升提拔需要進行專項審核，所有個人考核資料都存入人事檔案，作為工資晉升和評價個人的重要依據，離職也需要進行檔案轉移，到新單位再進行檔案的審核。因此，人事檔案伴隨職業人的整個生涯，對工作人員的職業發展有很大的幫助。醫院應多進行此方面的宣傳，讓員工從思想上重視、從行動上配合人事檔案管理工作。

4.增強軟件安全意識，落實防保措施

人事檔案的保密性較其他檔案更強，但有些醫院對檔案的保存或保密意識不重視，造成了許多重要文件的丟失或人事信息的泄露。電子文件的保密性更重要，因為電子文件更易被修改和破壞，而且在修改和破壞后可以不留任何痕跡，從而無法確定其真實性。因此，應該加強檔案的安全意識 ，利用先進技術建立軟件防火墻、設置檔案訪問權限以及進行網絡加密。防止電腦黑客的入侵，開機或打開重要文件時設置密碼加密， 及時更新軟件， 防止系統的不兼容性或病毒的入侵。對已經處理好的文件可以設置成PDF格式、只讀文件等格式， 避免人為故意的修改，確保信息的真實性。所有資料最好有多于兩份的電子備份， 在保存時避免高溫、高濕、強磁場的環境， 最好用塑料薄膜密閉起來， 并由不同的人保存， 確保檔案的安全性。

總之，醫院人事檔案管理既需要傳統的管理辦法，又需要借助現代化的信息管理軟件，將人力資源管理軟件應用于人事檔案管理中，發揮其存儲量大、占用空間小、方便快捷查詢、工作效率高的作用，避免信息不準確與不安全的問題，將會大大提高人事檔案管理效率，對于檔案管理的科學化、規范化、現代化具有重要意義。同時，對于充分利用人事檔案信息的價值，及時有效為醫院發展提供決策依據，幫助個人做好職業生涯規劃具有積極作用。

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作者簡介：郭麗，女，碩士研究生，煙臺市口腔醫院館員，政工科副科長，主持政工科工作，研究方向：人事檔案。