淺談高職院校檔案信息化建設的現狀及對策

摘要：在社會信息化快速發展的背景下，高職檔案管理面臨著變革與發展，檔案信息化建設成為社會發展的潮流，也是建設智慧檔案館和智慧城市的重要內容。然而高職院校在檔案信息化建設過程中逐漸暴露出許多問題，增加了檔案信息安全管理的難度，所以需要高職院校緊跟時代潮流，采取切實可行的優化對策來推進檔案信息化建設，提高檔案管理水平，實現自身的可持續發展。本文針對高職院校檔案信息化建設的現狀進行分析，并試探性提出幾點優化對策，以便相關人士借鑒和參考。

關鍵詞：高職院校;檔案;信息化建設;現狀;對策

檔案是高職院校的重要資源，在高職院校的管理工作和發展建設中發揮著極其關鍵的作用，能充分反映出學校的財務狀況、管理水平和科研成果。隨著信息化時代的到來，高職院校要想適應時代的發展，必須要加強檔案信息化建設，打破檔案信息的“孤島”現狀，將檔案資源的價值予以充分發揮，實現檔案信息資源的傳遞與共享。目前如何加強檔案信息化建設，成為高職院校的重要研究課題。

一、高職院校檔案信息化建設的必要性

1.滿足信息化教育的發展要求。新時期的檔案與傳統檔案具有顯著的差別，傳統的檔案存在信息大量缺失、數量少等問題，無法適應高職院校的實際發展需求。當前高職院校對檔案建設提出了明確的要求，即：形式新穎、內容全面、數量加大，在檔案管理中納入文檔收藏、文檔資源共享、自動歸納、文檔調用等技術，然而傳統的文檔管理模式無法滿足這些要求。為滿足信息化教育的發展要求，適應現代高等教育對檔案管理的新標準、高要求，高職院校檔案信息化建設顯得尤為重要。

2.信息化發展的必然趨勢。信息化的發展會在很大程度上推動社會的發展，而社會的發展與高職院校的支持密切相關。高職院校的發展帶動了社會的發展，所以人們開始關注高職院校的檔案建設，希望通過檔案的信息化建設來提高檔案管理效率，使檔案信息化有效運用到檔案管理工作中，最大限度發揮出其價值。由此可見，高職院校檔案信息化建設成為信息化社會發展的必然趨勢。

3.符合信息化和數字化的發展要求。對于傳統的檔案管理而言，其基本局限于紙質形式，將眾多檔案放置在一起，這樣明顯增加了檔案管理和查詢的難度。在信息技術快速發展的趨勢下，對信息量的需求更高，雖然紙質檔案有一定記載，但依舊無法滿足信息量的需求，且紙質檔案的查詢需要翻閱，存在不便之處，獲取信息少，造成時間的浪費。而計算機的保存和輸入方便，儲存量巨大，省時省力且查閱方便，還能實現檔案資料的分享，這些都是紙質檔案不具備的功能，因而高職院校加強檔案信息化建設十分必要，能滿足信息技術發展對檔案管理的需求。

二、高職院校檔案信息化建設的現狀分析

1.理解不到位。高職院校在檔案信息化建設過程中，還存在實施和理解方面的誤解，具體包括：（1）嚴重忽視電子文件的管理及收集等工作，只關注檔案的信息化和現代化，追求紙質檔案數字化的完成量、進度和速度;同時檔案管理工作基本停留于管理和建立檔案的層面，未充分利用檔案信息資源，影響信息化檔案作用的發揮。（2）管理工作者對檔案信息化的認識不到位，特別是其建設的適用范圍和定義，片面地認為其是檔案的數字化和電子化，不能將檔案信息化建設與院校信息化建設相聯系，更遑論與其他檔案機構的合作與信息交流。

2.無法有效保護信息資源安全。隨著大數據時代的到來，高職院校的網絡信息數據被篡改、盜竊和丟失等問題時有發生，要想保障檔案信息資源的可靠性和安全性，院校必須要保證技術服務的專業、網絡軟硬件設施的完善和信息技術的成熟。有些高職院校公開利用檔案信息時，忽視對保密信息的加密，引發涉密信息泄露問題，加上電子文件自身的特殊性，如與載體相分離、數據易丟失性、內容易更改性等，致使電子信息的不安全因素增加，而目前缺乏有效的法律依據來鑒定電子檔案的安全性、真實性、有效性和可靠性，制約著檔案的信息化建設。

3.缺乏完善的制度體系。高職院校檔案信息化建設中，沒有制定科學的發展方向，缺乏有效的組織協調和周密的計劃，導致院校整體發展與檔案信息化發展不協調，無法從資金、技術和政策等層面支持檔案信息化建設。同時檔案信息化建設缺乏明確的目標，具體實施中存在方案與實際不相符、目標體系混亂、短期和中長期目標制定錯位等問題，造成資源的浪費。

4.建設人才與建設需求不符。在教育體制深化改革的背景下，高職院校檔案信息化建設對人才的需求量不斷增大，要求相關從業人員不僅要具備良好的檔案管理知識，對管理方法和流程加以熟悉，還要準確理解信息化技術與計算機設備，對相關系統操作的程序予以熟悉。然而許多從業人員的文化程度低，基本都是中專或高中，高素質和高學歷的人才相對較少，既熟悉信息技術又懂管理的人才更少，造成檔案信息化建設人才與實際建設需求不匹配。

三、高職院校檔案信息化建設的有效對策

1.提高認識。對于檔案信息資源的利用和開發而言，其明顯不同于傳統檔案的利用和開發，檔案管理的信息化是以互聯網和計算機數據庫為基礎，在電子載體中儲存音像、圖片、文字等信息，然后借助網絡終端、互聯網絡等手段來分享、利用檔案信息，為用戶提供便捷和準確的檔案信息服務。高職院校的檔案信息化指的是高職院校利用科學的管理經驗和先進的信息技術，以檔案資源為管理的重心，通過現代信息技術的支持來實現檔案資源的利用、開發、共享等管理過程。當然檔案的信息化要求高職院校強化網絡基礎設施的建設，通過構建全方位、多形式的檔案服務體系，為用戶提供優質的檔案查詢服務。為此，高職院校應該利用自身的科技優勢，建設完善的局域網、檔案數據庫，加大對現有檔案網站的開發和利用力度，使其具備多種服務和應用的功能，如檔案的整理、儲存、查詢、收集、檢索等。同時高職院校要積極開展檔案信息的咨詢工作，與用戶相互交流信息，借助調查問卷、服務效果反饋等形式來構建系統、全面、完善的檔案信息服務體系。

2.注重先進技術的應用。檔案數字化和信息化是以數據庫技術、網絡技術、存儲技術和掃描技術等先進技術為依托，轉化不同載體的檔案資源，使其變為數字資源，并通過數據庫的形式進行管理和儲存，進而實現檔案資源的公開化、網絡化，達到資源共享的目的。可以說，檔案數字化是以信息技術為支撐，也是檔案信息化的基礎性工作。高職院校要想加快檔案信息化建設的步伐，必須要開發與本校情況相適應的數據庫，積極建設不同類別檔案目錄的數據庫，提高檔案信息數據庫質量以及檔案資源的開發效率，確保信息資源的安全，滿足院校發展中對檔案資源的利用需求。除此之外，檔案管理工作者應該嚴格按照相關的法律法規開展工作，制定科學的檔案信息安全應急預案和完善的安全維護及監控方案，以免出現數據泄密、丟失等事件;或者是樹立信息網絡保密意識、安全意識和責任意識，借助網絡安全防護技術來保障網絡環境的安全性，如網絡安全監測、殺毒軟件、防火墻技術等。

3.出臺相關標準規范，加大投入力度。高職院校推進檔案信息化建設過程中，應該對國家頒布的有關指導標準進行深入研究，立足自身實際情況，制定適用于自身的相關標準規范，規范化管理檔案的使用流程和工作，如電子文件的利用、整理、歸檔、組成等，以便有效管理檔案信息化進程，提高檔案信息化管理制度的系統性、有效性和權威性。此外，領導部門應該加大對高職院校檔案信息化建設的投入，使其有足夠的資金來配置基礎設施;而高職院校則應根據實際來合理利用劃撥的資金，提高資金利用率，提升檔案信息化建設水平。例如，高職院校要對老舊設備進行充分利用，將其用于錄入檔案目錄信息等工作;或者是根據自身的資金能力和實際需要來更新相關設備，做到物盡其用、價廉質優。

4.加強人才隊伍建設。高職院校應該大力引進優秀的檔案管理人才，特別是具有較強實踐操作能力、理論基礎扎實、信息處理快速且敏感的人才，進而構建起一支強大的人才隊伍。同時高職院校應該注重對管理工作者的繼續教育和培訓，如針對現有檔案管理人員，組織針對性強的技能操作培訓和信息化建設教育，使其能與時俱進，掌握最前沿的技術技能和知識信息，提高信息技術與檔案資源的運用能力，更好地適應信息化社會的發展。另外，高職院校要根據行政管理要求和檔案管理規范，制定完善且科學的績效考核標準及制度，將考核成績納入到管理工作者的職稱評定和晉升工作中，使其與薪資報酬掛鉤，進一步量化管理工作者的行為。值得注意的是，檔案管理績效考核要以檔案信息化建設的進度和檔案管理創新力度為重點，在此基礎上考察與評估相關人員，使其滿足檔案事業發展需求。

四、結束語

綜上所述，檔案信息化建設是高職院校創新發展的重中之重，然而高職院校在檔案信息化建設過程中受諸多因素的影響，還存在這樣或那樣的問題，如理解不到位、無法有效保護信息資源安全、缺乏完善的制度體系、建設人才與建設需求不匹配等，影響檔案信息化建設水平的提高。鑒于此，高職院校應該根據實際情況，提高對檔案信息化建設的認識，注重先進技術的應用，出臺相關標準規范，加大投入力度，加強人才隊伍建設，從而提高檔案資源利用和管理的信息化、現代化水平，推動檔案管理事業的良性發展。

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作者簡介：涂曉英（1972-），女，四川射洪人，畢業于四川師范大學，大學本科，副研究館員。