高中電子檔案與紙質檔案并存管理的思考

顧倩

摘 ?要：電子檔案的產生改變了存儲檔案的介質，逐漸由電子檔案代替傳統的紙質檔案。當前高中的檔案管理工作正處于過渡階段，而且兩種檔案管理方式并存容易出現一些問題。因此具體研究高中電子檔案與紙質檔案并存管理具有非常重要的現實意義。基于此，本文主要對高中電子檔案與紙質檔案并存管理進行分析探討。

關鍵詞：高中電子檔案;紙質檔案;并存管理;思考

1、前言

紙質檔案是電子檔案發展的前提，而電子檔案則是紙質檔案的延伸，所以兩者是可以并存的，即可以在實際檔案工作中實現紙質檔案與電子檔案的集成化管理，以提高檔案工作的效率，同時，促進檔案管理水平的提高。

2、高中電子檔案和紙質檔案并存管理中的不足

2.1沒有足夠的認識到電子檔案管理的重要性

許多高中學校在正式的文件中并沒有包含電子檔案，沒有將其作為重要的信息資料來對待，這樣使其在管理中的規范嚴重缺乏。另外，在形成電子檔案的過程中，軟件管理的標準化目標并沒有實現，相應的檔案管理工作人員對收集和積累電子檔案的工作并不重視，在檔案的編制和積累中缺乏規范性，在完成電子檔案的處理程序以后法定的身份存在，更多的是將打印的文件作為憑證，從而會無法有效的保管系統中的電子檔案。

當前，數字信息技術已經滲透到我國生活的各個方面，在人們的日常生活與工作中，數字化信息技術得到了廣泛應用，隨著網絡技術的飛速發展，極大地推進了信息化建設的進程。現階段計算機已經非常普及，人們逐步提升了數字化的信息處理能力。對此，高中學校檔案管理人員應盡快轉變觀念，在檔案管理工作中充分利用信息技術，增強檔案管理信息化。

2.2電子檔案管理的標準化和規范化不完善

雖然，我國對與電子檔案管理的標準和方法進行了頒布，但是具有很少的數量，而且具有較差的配套性和較弱的操作性，因此其在高校檔案管理中并沒有取得理想的執行效果。另外，由于電子檔案管理的標準性沒有統一，各個地區的高中在管理規范和方法的制定中一般都是根據自身的理解和技術水平進行的，同時對大量的異構電子檔案管理系統進行了研發，因此各個地區高中電子檔案管理中使用不同的檔案格式和數據結構等，加上系統平臺互補性，出現了更多的孤立存在的電子檔案，使電子檔案資源共享的目標無法實現，從而造成割據信息的現象，這樣將電子檔案信息孤島性的風險大大提升。

2.3電子檔案落后的管理模式

在現實生活中，目前我們并沒有真正實現“無紙化辦公”，每份文件的簽發都是先手工起草，再輸入計算機打印出來。相互對應的電子檔案和紙質檔案是雙套制和雙軌制得以實施的基礎和前提，而且檔案辦理和管理模式各自為政的分段式管理為兩者的實質。但是，當前在高中檔案管理機構內部并沒有真正形成文檔一體化的管理理念和管理模式，依然對傳統的管理模式進行使用。

3、促進電子檔案與紙質檔案共存發展的建議

3.1完善檔案管理標準與制度

信息技術的廣泛使用、新型檔案載體的出現、文件管理的智能化，要求檔案部門必須進一步完善檔案管理規范與制度，為電子檔案和紙質檔案的轉換、對接和管理提供制度保障。鑒于此，檔案部門要根據電子檔案的特點設定電子數據格式標準，頒布電子檔案著錄、標引規則，統一電子數據的標準，就電子檔案信息載體、存儲格式和轉換格式、硬件設備標準等做出明確規范，并要求檔案管理人員嚴格執行規定，做好電子檔案歸檔與管理工作。與此同時，檔案部門要認真總結紙質檔案管理經驗，深入研究電子檔案管理理論，進一步修繕紙質檔案管理制度與方法，創立適合電子檔案與紙質檔案并存的管理制度，優化紙質檔案鑒定、整理和利用工作，在部門內部施行紙質檔案與電子檔案管理雙軌制、雙套制，使紙質檔案和電子檔案都不斷突破原始界定關。

3.2同步歸檔，提高兩種檔案的關聯性

從信息安全的視角來看，電子檔案和紙質檔案并存的局面將會持續相當長的一段時間;從檔案管理和利用的角度來講，各類有價值的檔案內容都要記錄、一并歸檔，其目的是提高檔案的依據作用，促進檔案資源共享，實現紙質檔案、電子檔案優勢互補、揚長避短的目的。因此，檔案管理人員要在做好電子檔案和紙質檔案管理工作的基礎上，做好電子檔案與紙質檔案的同步歸檔工作，加快紙質檔案電子掃描和轉換步伐，有秩序地將紙質檔案逐步轉化為電子檔案。同時將那些數量不多的電子檔案進行復制、保存，或將其轉化為紙質檔案，對其進行脫機保存，加強電子檔案與紙質檔案的關聯，減少這兩種檔案因為原始數據丟失而造成的使用不便等問題。

3.3創新電子檔案管理體系

電子檔案和紙質檔案管理工作要想取得顯著成效，必須在模式、思路和手段上不斷創新。高中檔案管理工作囊括了教學檔案管理與學籍檔案管理，是高中學校的重要工作之一。但是高中檔案部門都沒有獨立性，其職能主要是執行相關決策而非決策制定，這種相對滯后的管理模式已經不適宜社會發展，這也約束了檔案管理和利用成效。這就要求高中不斷提高檔案管理意識，為檔案管理工作提供一個良好的環境。檔案部門則要解放思想，改變過去那種重館藏輕利用的發展理念，不斷充實館藏內容，提高館藏質量，嚴格電子檔案標準與館藏要求，并在檔案管理方法、環節和手段上做出改變，變紙質文件為系統的電子文件組合，完善紙質檔案信息化轉換流程與管理程序。同時通過電子檔案組盤和著錄優化電子檔案管理，使電子檔案與紙質檔案管理交叉進行。

3.4加強檔案保管設施建設

不論是紙質檔案還是電子檔案，它們的保存和管理都需要一定的物質基礎，需要在保管設施完備、保管條件安全的情況下來進行。紙質檔案通常是以“件”為保管單位進行檔案保管的。一般來說，相同的內容，紙質檔案形成的案卷相對較多，并且隨著時間的推移，紙質檔案的數量會越來越多，檔案保管所需空間也越來越大，這會給檔案庫房和管理人員帶來一定的壓力。特別是高中學校每年需要變動的數以千計的檔案，運用人工管理方式進行學校檔案管理，信息量較大，檔案檢索特別煩瑣，嚴重制約著檔案管理人員的工作效率。高中學校每年都有學生升學、就業、新生入學學籍管理以及教職工培訓、職級調整等各種情況，因此涉及大量學生、教職員工的檔案數據變動，檔案變動、使用頻繁，耗費檔案管理人員大量的人力物力。在傳統手工檔案管理模式下，高中學校檔案如果積累的時間一長，會有大量的文件和數據產生，用手工查、更新和維護都非常困難。要查找一份科研檔案，就如大海撈針，造成了要用時找不到，不用時又嫌礙事的狀況。用了很多時間，花費了大量的人力、物力、財力才把這部分檔案進行規范整理，統一保管，嚴重影響了高中學校檔案管理的質量和使用效率。

同樣，電子檔案雖然所占空間較小，但是其保存和利用對保管設備、電子系統都有較高的要求。特別是學校檔案管理數據庫和信息共享平臺的建設。在挖掘數據的過程中，將數據處理的智能化體現出來，如關聯資源的挖掘，這是個性化服務的重要內容。因此，企事業單位如高中學校在基建進程中，要重視高中學校檔案管理工作，投入更多的資金，及時購進軟硬件設備。首先要統籌安排檔案庫房，確保檔案庫房布局合理，檔案保存環境安全保密。通常來說，檔案庫房要滿足檔案管理防潮、防水、防火、防盜、防塵要求，并遠離易燃易爆場所。鑒于此，高中在檔案用房地址選擇和庫房布置方面，要嚴格按照檔案管理要求來進行：認真檢查庫房門、窗防盜加固情況、仔細檢查給排水管道是否穿越庫區、結合檔案管理需求，購買符合國家標準的檔案密集架、保險柜等保險設施;同時配備數量充足的復印機、去濕機、打印機、掃描儀、刻錄盤、消毒柜等，確保檔案管理基礎設施能滿足檔案管理規范化要求。通過加大資金投入，更新檔案管理設備，能夠讓檔案存儲方式更加多元化，如文字、圖片、聲音和影像等。

3.5加強檔案管理理論研究與學習

電子檔案的出現，是社會發展到一定階段的產物，它對檔案管理理論和管理實踐等都帶來了深遠影響。檔案管理部門和管理工作者要加強電子檔案管理理論研究與學習，深入了解電子檔案產生和發展的背景，全面認識電子檔案的概念、地位、特點和種類，加強電子檔案制度、規定研究，了解電子檔案目前存在的問題，在此基礎上完善電子檔案管理規章制度，對電子檔案進行科學管理。此外，檔案管部門及管理人員還要在實踐中認真總結電子檔案的特點和管理經驗，認清電子檔案與紙質檔案管理的區別，就兩種檔案的開發利用、共存共生提高認識、做好措施，提高電子檔案與紙質檔案共同管理能力，使兩者在相互補充、相互牽制的基礎上實現良性循環。

3.6提高檔案管理人員的職業素質

許多高中的檔案管理人員長期以紙質檔案管理為中心，已經習慣了傳統的紙質檔案管理模式，以至于在電子檔案出現后，他們面對以新型載媒介為載體的電子檔案，始終缺少思想準備，檔案管理水平也難以提高。尤其有的檔案管理工作人員知識結構老化，缺乏計算機技術知識，不能準確、規范地錄入高中學校檔案基本信息，導致信息錯誤、缺失甚至張冠李戴的現象出現。檔案所接觸的主體較多，使檔案的保密工作收到了威脅。如果檔案安全得不到保障，對檔案的利用便可能造成災難性的后果。電子技術的應用、電子檔案的出現，必然會引起傳統檔案管理模式和方法變革，也會給管理人員提出了更高的要求。因此，檔案管理人員要加強社會主義核心價值觀學習，不斷提高責任感和使命感，在思想、意識和行動上向黨中央看齊，努力實踐科學發展觀;其次，檔案管理人員要認識到檔案管理與保密工作的重要性，嚴格遵守檔案保管制度，養成良好的職業道德，將檔案信息任務落實到實處;最后，還應進一步完善后期培訓制度，加大對檔案管理人員的教育力度，幫助他們提升專業技術能力。檔案管理人員還要以集體培訓、自主學習為基礎，加強檔案專業知識學習，不斷提高電腦操作技能和文件信息處理技術，并立足于管理利用的視角，加強檔案內容分析，實現檔案內容與管理手段創新，樹立專業管理人員新形象。確保滿足信息化時代下學校檔案管理工作的需要，提升檔案管理工作效率，發揮檔案服務教育教學的作用。在信息化檔案管理工作發展過程中，只有提升檔案管理工作者能力，才能實現高中學校檔案信息化管理工作的質量與效率，并確保檔案資料的安全。

4、結語

總而言之，紙質檔案與電子檔案存在很多共同點，兩者是相互影響、相互促進的關系。隨著網絡技術的飛速發展，數字化信息技術得到了廣泛應用，人們逐步提升了數字化的信息處理能力。對此，在檔案管理工作中充分利用信息技術，即能妥善保管檔案資料，又能提升檔案管理工作水平。但是因為紙質檔案是電子檔案的基礎，很多電子檔案是在紙質檔案的基礎上發展而來，并延用了紙質檔案的一些管理方法，只是存在的形式不同，所以紙質檔案與電子檔案是能夠并存的。電子檔案與紙質檔案同時也存在的很多不同點，所以在促進紙質檔案與電子檔案并存時需要提前了解紙質檔案與電子檔案各自的特點及應用范圍。

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