淺談文秘人員如何做好檔案管理工作

裴虹

摘要：檔案是一個企業發展的歷史憑證、經驗積累、文化積淀;是企業的寶貴“財富”，隨著社會的不斷發展進步，對企業的管理提出了更高、更規范的要求。而查閱檔案的方式成為檢驗企業好壞的重要標準，因此企業檔案管理工作的重要性不言而喻。文秘人員與檔案管理工作密切相關，因此本文在分析檔案管理中存在問題的同時，以文秘人員的工作為視角，談談如何做好檔案管理工作。

關鍵詞：文秘人員;檔案;檔案管理

檔案管理工作在企業中不被大多數員工所察覺，也很少有企業會將此工作作為重點。它往往是伴隨企業的發展，隨著企業的不斷壯大，不斷規范化、檔案越來越多的情況下才被重視起來。而往往在開始重視時很多寶貴的資料已經丟失，無法找回。或一開始并未重視檔案管理，但當需要用到時才發現文檔眾多，從中篩選所需材料過程繁瑣，浪費時間時才意識到檔案管理的重要性。所以，檔案管理工作難度小，價值比較隱性，并不能凸顯其那么重要。而作為與檔案管理工作緊密相關的文秘人員，應該符合做好檔案管理工作呢？

1 文秘人員與檔案管理的關系

文秘人員與檔案管理工作的關系一直是具有爭議的話題。有學者認為文秘工作與檔案工作是交叉關系，有學者認為文秘工作包含檔案管理工作。但無論學者們持哪種觀點，在實踐工作中文秘人員無論是直接參與或是間接參與檔案管理工作，其需要基本案管理能力是毋庸置疑的。文秘人員的檔案關系工作包括收集和整理、歸納等。而整個過程可以根據時間劃分為三個階段，即文檔撰寫前準備、文檔撰寫、文檔歸類，每個環節的工作都影響著檔案管理的工作的效果。

2 檔案撰寫前及撰寫工作對管理工作的影響

作為企業的文檔，其撰寫需要具有一定規范性。由于企業發展之初，沒有建立文檔撰寫規范，也未意識到文檔對未來工作的重要性，甚至因專業人員的缺乏、人手不足，對文檔的規范建立草草了事。沒有統一的規范，在強大的人類主觀能動下，文檔會出現五花八門的樣式。導致同類文檔沒有統一標準。面臨檢查時，文檔規范不合乎標準不斷重復返工。如果沒有縝密的思量，只要沒有思考到的細節，就會出現差異，如果每次只能思考到一個細節，那么有多少個細節，工作就需要重復多少次。因此文檔的撰寫前需要在每個細小的環節制定嚴格的標準，這需要文秘人員具備較強的檔案管理意識。

2.2 檔案歸類工作對管理工作的影響

隨著企業的發展檔案數量越來越多，種類越來越復雜。工作之初因沒能建立良好的歸類方式，存放混亂，未有統一編碼，加之撰寫前的不規范性，后續需要時很難再講同類文檔進行匯總，只能從源頭重新制作文檔，使具有重要借鑒意義的第一手資料缺乏，對于企業是重大的“財富”損失。

另外，隨著信息化的發展，檔案管理工作需要做好紙質管理，也需要做好電子檔案管理。計算機在檔案管理中最大的在于不能夠直接的看到文檔內容，只能通過文件名對文檔進行識別。而當大量文件夾和大量文檔的情況下，查找文檔時很難一一打開進行查看，文件名是區分檔案的性質和內容的重要標志。電子檔案最大的問題在于，在存檔初期未能建立規范的命名方式，導致材料亂存、亂放，最后無法進行查找。因此如何對文檔進行編碼、歸類，對工作人員提出了很大的挑戰。

3 加強文秘人員檔案管理的措施

3.1 提升文秘人員檔案管理工作重要性的意識

檔案管理工作并非很難，如果企業沒有做好檔案管理工作的最根本原因在于沒有重視這項工作，因此提升文秘人員檔案管理工作的意識很重要。要讓文秘人員意識到，檔案是企業的重要資源，要從源頭做好工作。做好檔案管理工作即是為企業節省管理資源，積累財富，也是在為自己減少工作中不必要的麻煩。

3.1 建立健全檔案管理制度

1、建立績效管理制度。文秘人員工作重復性質的工作量高、隱性的工作量大、工作重要性不易察覺，極容易造成職業倦怠情況。建立良好管理制度，可以有效的激勵文秘人員的工作積極性。在檔案管理工作中要建立負責制，按種類或性質進行分配責任，保證所有文秘人員對所有文檔負責，誰出錯誰負責，人人有責，分塊管理，激勵其責任感。

2 建立督查機制。很多企業在面臨重大檢查時才想起文檔工作是否合理、合格。而此時進行補救需要浪費巨大的人力、財力、時間去做重復的事情，甚至有些是無法你補的工作。因此要加強對檔案管理工作的重視，定期進行巡視檢查，建立監督機制。及時發現及時補救，避免不必要的問題產生。

3.2 提升文秘人員素質

1、提升文秘人員工作效率。檔案管理工作是一種簡單、繁瑣的工作。這樣的一份工作需要文秘人員細心、耐心和高效率。具備細心和耐心才能在檔案歸檔的過程中保證反復核對確保不出現差錯。具備高效率，才能在大量文檔出現的情況下，高效的完成文檔的歸類，錄入計算機系統，不拖沓，不積壓工作量，影響其他工作進度。也可避免因歸檔時間長，導致檔案信息因記憶原因出現錯誤。

2、提升文秘人員保密性。很多檔案涉及到企業的機密、員工的隱私。文秘人員的素質水平直接決定其對文檔的保密程度。企業機密如果被泄露不僅會導致企業的經濟損失，甚至會造成企業的生死存亡。員工的隱私不被保護，使其失去在企業的安全感，尊嚴感。導致人才流失。因此要加強文秘人員的檔案管理工作的保密性。

3.3 對文秘人員定期培訓

1、提升檔案歸類能力。企業文檔保密等級不同、性質不同、部門不同等各種情況交織一起，造成文檔的種類繁多。歸類是人類邏輯思維能力的一種體現，將文檔進行歸類時對文秘人員的歸類能力提出了考驗。良好的歸檔能力是高效工作的前提。當新文檔出現時，工作人員可以迅速反應文檔應該如何存放。當需要文檔提取時可以迅速鎖定檔案所在位置，進行提取。因此需要加強文秘人員能力培訓，定期開展技能大賽，培養文秘人員的歸類能力，從而提高工作效率。

2、提升計算機應用能力。文檔的電子化管理就對文秘人員的計算機應用能力提出挑戰。總所周知，在整個企業招聘中，對文秘人員的要求相對于其他崗位的專業要求是比較低的。這就造成了，部分文秘人員基本能力不過關。部分文秘人員對于計算機基本的Word、Excel的編輯能力不足，造成文檔的錄入效率低，文檔的保真效果差。甚至因對電腦管理基本知識的不足，導致材料丟失、篡改等等問題，因此對于文秘人員需要加強計算機應用能力的培訓工作，提升電子檔案的管理能力。

參考文獻：

[1] 張思盈.初探辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧[J].辦公室業務，2015.

[2] 于洋、杜娜.文秘工作與檔案管理工作的規范銜接[J].蘭臺內外，2011.

（作者單位：黑龍江生態工程職業學院）