石油企業辦公室文秘工作效率的提高策略

萬文 王晶 朱亞芹

摘要：辦公室是石油企業組織機構中必不可少的一部分，是企業管理和處理事務的重要場所。文秘人員是辦公是的主要工作人員，起到協調企業與相關政府部門之間關系，處理相關事物的作用，提高石油企業辦公室文秘工作效率，有利于提高石油企業的管理水平和管理效率，促進石油企業不斷發展壯大。

關鍵詞：石油企業；辦公室文秘；工作效率；提高策略

辦公室在石油企業發展過程中起著非常重要的作用，辦公室工作存在著工作量大、種類多的特點，對辦公室文秘工作人員提出了更高的要求，辦公是文秘工作人員只有不斷提高工作效率，才能保證整個機構的正常運行，促進企業的穩定發展。本文針對如何提高石油企業辦公室文秘工作效率進行分析，希望通過本文的分析能夠對石油企業辦公室文秘工作提供有效的幫助。

一、樹立正確的工作理念

在石油企業中，辦公室文秘工作人員往往起著傳播領導重要思想，落實企業重大政策，監督和引導企業各項措施落實的作用，文秘工作人員是企業領導的助手，文秘工作人員說的話做的事情很多都代表著企業領導的形象，這就導致企業中很多文秘工作人員妄自匪大，不能對自己進行正確的定位，這也就導致文秘工作人員無法有效開展文秘工作。

為了有效解決這一問題，油田企業的辦公室文秘人員需要堅定自己的政治立場，對自身的位置進行明確定位。工作人員應該學習和了解黨和國家的先進政策和理論，提高自身的政治覺悟，堅持黨中央的正確領導，對企業領導下達的各項政策命令進行正確傳達，明確自身的工作任務，不可進行越權管理。

二、加大對辦公室文秘工作人員的教育培訓

石油企業辦公室工作人員自身素質的高低與其工作效率水平的高低有著直接的聯系，文秘工作人員只有不斷提高其自身素質和工作能力，才能提高文秘工作效率，保證辦公室各項工作的順利完成。

首先企業需要加大對辦公室文秘工作人員進行職業素質方面的培訓，聘請專業人員為工作人員講解文秘工作的相關內容，包括一般辦公室文秘工作內容、工作范圍等，例如文秘工作人員一般都是管理企業的文檔、安排各項事務或者是幫助領導和各部門負責人處理日常事務、編輯發布信息等，工作人員除了掌握這些基本的工作內容以外，還需要對石油企業的一些日常事務進行了解，包括石油開采、運輸等事務。同時工作人員還需要學習一些相關的理論知識，不斷提高自己的辦公室知識水平。

其次文秘工作人員需要不斷提高自身的政治素質，辦公室工作是一個有關政治性、全局性和政策性的工作，與國家政策、黨的方針、路線、企業的戰略等各方面都有很大的關系，工作人員無論任何時候都需要價格政治素質作為自己的首要素質，不斷提高自身的政治敏銳度、堅定不移的堅持黨的正確領導。

最后企業需要不斷提高自身的工作能力和工作技能，隨著科學技術的不斷發展，企業辦公室工作加大了對高新技術的應用，很多辦公室工作都采用計算機技術來開展辦公室工作，例如電子檔案管理等等，極大程度的提高了辦公室工作效率。因此文秘工作人員應該加強對信息技術的學習，不斷提高自身的計算機使用技能。同時文秘工作人員還需要不斷提高自身的文筆和口才能力，做到提筆能寫、開口能講，有事能辦的效果，其中最主要的是需要不斷提高文秘工作人員的寫作水平，能有效傳達上級領導的意思。

三、建立完善的辦公室工作制度

石油企業辦公室文秘工作中應該建立完善的辦公室工作制度，保障辦公室工作的順利開展，提高文秘工作人員的工作效率。石油企業需要根據實際的辦公室文秘工作以及石油企業的相關特點來制定辦公室工作制度，對辦公室文秘工作內容、工作范圍、工作標準等進行明確規定，使每個工作人員都能夠對自身的工作職責進行了解，從而按照制度規定有條不紊的開展工作。其次石油企業還需要建立績效考核制度，加強對工作人員的監督，例如上班考勤、工作完成情況檢查等，以此來對工作人員的工作情況進行監督，保證各項辦公室工作的順利完成。最后企業還需要建立相應的激勵制度，對于那些在辦公室工作中態度積極、工作能力高、工作績效好的文秘工作人員給予精神或物質方面的獎勵，從而起到鼓勵工作人員的目的，使工作人員能夠全身心的投入到辦公室文秘工作中，為辦公室文秘工作提出更多有效的建議和意見。例如石油企業的上級領導安排好工作任務后，需要對人物職責進行區域的劃分和管理，這時就可以使文秘工作人員發揮其創造性，根據自己的實際工作需求和工作時間來對工作任務進行合理的分配，從而有效提升辦公室文秘工作人員的工作效率。

四、改善工作方式

石油企業的辦公室文秘工作是比較復雜和繁瑣的，為了提高辦公室工作效率，工作人員需要不斷改善自己的工作方法、拓寬工作方式，對辦公室各項工作的工作規律進行探索，掌握正確的工作規律。另外工作人員在工作的過程中需要對各項工作進行有效分類，分輕重緩急，針對不同的工作采用不同的工作方法，制定合理的工作計劃，提前對工作進行部署，分清主次、有條不紊的進行工作，只有這樣既可以提高工作效率，又可以減少資源的浪費。

除此之外，文秘工作人員需要在工作中做好細節管理工作。文字是文秘工作的核心，一個數字、一個符號的錯誤可能就會對整個工作產生不利的影響，因此文秘工作人員需要在工作中把握好各項細節，做好精益求精，避免出現一些類似與語法錯誤等低級錯誤，尤其是在政策方面需要進行認真思考，每句話都需要精雕細琢，只有這樣才能正確傳達上級的思想。因此文秘工作人員在工作的過程中需要從小事出發，樹立精細服務的工作理念，不斷提高自身的工作效率。

結 語：

綜上所述，辦公室文秘工作是石油企業中的不可或缺的一項管理工作，在企業發展中起著非常大的作用，石油企業辦公室文秘工作人員需要樹立正確的工作意識，不斷提高自身的素質和工作能力，改善工作方式，從而提高文秘工作效率，為企業的發展奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1]陳靜.淺論新時期石油企業文秘工作特點[J].化工管理，2017（09）：12.

[2]丁永林.企業辦公室文秘工作分析[J].辦公室業務，2016（01）：4.

[3]邱春華，朱碧云，郭鑫.提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析[J].化工管理，2015（35）：90.