高校檔案管理中電子檔案管理策略研究

摘 要：檔案管理工作是高校行政管理工作中的重要組成部分，直接影響到高校行政管理的效率和科學性，繼而影響到高校的可持續發展。隨著大數據時代的來臨，數據資料成為高校競爭發展的核心所在，如何優化應用高校檔案資料，實現高校檔案的信息化、數據化發展成為高校檔案管理中的重要課題。對此高校檔案管理工作導入了電子檔案管理策略，提高了高校檔案管理的現代化、效率化。但是同時在高校電子檔案管理的過程中，仍舊存在大量的制約因素，直接影響著整個高校檔案管理應用的效率。基于此必須要對新形勢下的高校檔案管理、電子檔案管理的現狀展開分析，從而提出如何做好高校電子檔案管理工作，更好地發揮高校檔案管理工作的積極作用。

關鍵詞：高校檔案管理;電子檔案管理;現狀;策略

眾所周知高校檔案管理是學校管理的重要組成部分，是高校管理水平的直接表現，更是高校實現轉型升級發展的基礎資料。隨著信息時代的到來，高校必須能夠明確自身發展的優缺點，展開對市場趨勢的把握，才能夠更好地組織展開各種專業學科，提高本校畢業生的就業率，提高本校畢業生對于社會建設發展的創新創造力和貢獻率。由此可知，必須要做好高校檔案管理工作，為高校的發展奠定好良好的基礎。與此同時隨著信息技術的快速發展，當前高校的個別檔案管理走向了科技化、信息化管理的道路，這就是高校的電子檔案，這些電子檔案在提高高校行政管理水平的同時還為高校檔案管理的整體性帶來了一定的挑戰。如何更好地迎接挑戰，把握機遇是本文探討分析的重點。

一、高校檔案管理中電子檔案管理的特點

1.高校電子檔案管理的內涵

高校電子檔案管理主要是指高校檔案管理工作中，借助電子計算機及網絡進行檔案管理，通過一些光盤、硬盤等載體，完成對檔案數據的整理、儲存，通過網絡技術進行數據文件的傳輸和共享。可以說在高校檔案管理中電子檔案管理的出現是有一定的必要性。

2.高校電子檔案管理的必要性和特點

（1）高校電子檔案管理的必要性。隨著大數據時代的到來，高校行政管理中也必須要依賴于對海量數據的挖掘，如此才能夠更好地制定高校的戰略經營目標，制定高校的專業課程，做好高校的教學活動、行政活動的合理安排。這就需要高校能夠展開對自我檔案的整理和應用。而電子檔案管理工作正是能夠高效、快捷的展開檔案整理，在最快的時間內完成對檔案資料的收集、匯總、瀏覽、整理和存儲共享等環節工作，大大提高了檔案的管理，更好地發揮檔案在高校管理中的積極作用。

（2）高校電子檔案管理的特點。傳統的高校檔案管理主要是以紙質版檔案管理為主，其重點在于對數據的收集管理，缺少對數據的信息化應用。這種情況導致高校檔案管理重整理輕應用，大大忽略了檔案的實踐指導作用。至此可以說高校檔案管理工作只完成了一半。而電子檔案管理則能夠在潛移默化中為高校的經營管理提供數據參考，有效地指導高校做好新學期的學科安排、課程指導工作。與此同時電子檔案管理具有海量的儲存空間，其信息管理具有穩定性，能夠將高校管理全體的數據資料都納入到管理范疇內，儲存更多的數據信息。

可以說在高校檔案管理工作中電子檔案的發展和應用具有必要性和可行性，要求高校檔案管理工作能夠給予電子檔案的管理發展一定的資源支持。

二、高校檔案管理中電子檔案管理的現狀

1.高校檔案管理中電子檔案管理的不足

雖說電子檔案管理對于高校檔案管理具有積極作用，但是并不代表高校電子檔案管理工作都是科學有效的，目前電子檔案管理因為自身特征的影響，其存在也為高校檔案管理應用帶來制約。第一，電子檔案管理完全依賴于科學技術。同傳統的檔案管理相比，電子檔案管理不僅僅要依賴檔案管理人員對所涉及到的檔案進行歸納整理，還要求將這些檔案通過電子設備、電子系統進行儲存應用。在實際的管理中，往往會因為計算機硬件和檔案管理系統不兼容的情況，導致所儲存的檔案信息無法有效地保存，或是在操作過程中因為技術問題，使得檔案信息的完整性和永久性受到影響;第二，電子檔案管理工作存在多重手段儲存的特點，同時電子檔案具有的電子信息特點，在管理過程中即便是受到修改都無從發現。因此容易影響到檔案的真實性。

2.高校檔案管理中電子檔案管理的重難點

在高校檔案管理中電子檔案管理不論是管理程序、管理形式還是管理內容都實現了轉變，這些轉變也正是展開電子檔案管理的關鍵所在。第一，電子檔案管理的程序實現了轉變。傳統高校檔案管理的主要對象是紙質材料，以學生檔案為例，主要是一年一度對于檔案資料進行收集整合、文件立卷和歸檔管理。在電子檔案管理中，可以實現對數據的實時化修改、補充管理，可以說將原本集中繁重的檔案管理工作實現了時空上的劃分，讓檔案管理隨時隨地發生，提高了檔案管理的全過程性。第二，電子檔案管理的形式內容發生了轉變。電子檔案管理主要是通過設置數學程序的方式，對于檔案內容進行分類、整合、匯總統計，提高了分類的實效性的同時降低了分類的柔性化。同時在傳統的檔案管理中會實現一些原始檔案的管理，這些信息資料具有一定的法律效應。但是在電子檔案管理中，會將這些數據實現二次的管理，缺少對于原始憑證的管控，從而使得電子檔案僅僅能夠作為一個參考，其真實性有待考究。

因此，要能夠正確地做好電子檔案管理的優化控制，采取措施有效規避電子檔案管理所面臨的不足。

三、高校檔案管理中電子檔案管理的策略

1.做好高校電子檔案的原始性保護

在高校電子檔案管理中，一些原始資料也同樣是可以實現電子化管理的，而這需要建立起電子檔案原始資料管理制度，才能夠確保電子檔案管理對一些原始資料的復制、掃描管理。如將一些原始的設計圖等，通過pdf掃描的方式，將其歸納到電子原始檔案中，設置該文檔為只讀文件，確保電子檔案信息的原始性和可靠性;第二，要能夠做好電子檔案管理系統的優化升級，如此才能夠確保檔案管理的安全性。如在電子檔案管理系統中，設置檔案的訪問權限，只有檔案管理人員有資格對檔案數據進行更改，所提出的更改要經過上級管理人員的允許，同時會在系統中留下更改的痕跡，由此實現電子檔案管理的專人負責管理。

2.做好高校電子檔案管理相關設備的維護

對于電子檔案管理工作中所面臨的制約因素就是電子檔案對于科學技術的依賴性。若是出現計算機系統落后，在電子檔案數據更新中將無法對一些較大內存的圖片進行儲存管理。如此會導致電子檔案管理資料的不全面。因此，必須能夠做好對高校電子檔案管理設備的維護管理。第一，要求能夠為高校電子檔案管理工作配備最新的計算機設備，并且配備完整的儲存設備，讓計算機能夠儲存更多格式、內容、大小的檔案數據，如掃描機，能對文件、圖片進行掃描電子管理，并且;第二，要定期展開對儲存設備的維護管理。如升級電子檔案管理計算機的安全防護墻，避免黑客等不法分子侵入到檔案系統中進行檔案數據的更改，同時展開對電子設備的安全檢測，避免因為計算機死機等問題帶來儲存在電腦中的檔案數據的丟失等。

3.做好高校電子檔案管理員的技術指導工作

在高校檔案管理中，不同的高校所展開的檔案分類管理的重點是不同的，因此要有一支專業電子檔案管理隊伍，根據學校的行政管理目標做好各項檔案數據的收集、匯總和儲存共享管理。當前要加強對高校電子檔案管理員的專業化培訓，第一，要提升電子檔案管理員的網絡相關技術，如要求檔案管理人員在具有檔案學相關知識的同時擁有計算機相關知識，能夠定時定期展開對電子檔案管理系統的優化升級，做好電子檔案管理系統的安全控制;第二，要求能夠展開檔案管理人員的職業道德培訓，使其能夠將檔案管理的保密性、科學性、創新性當作是職業根本素質之一，如此才能夠在電子檔案管理工作中杜絕出現內部人員操作不當產生檔案數據泄漏的問題，或是發生檔案原始數據的更改等不良形象的出現。

四、結語

綜上所述，隨著時代的變遷，高校檔案管理工作中電子檔案的出現和應用是時代趨勢，更是高校檔案管理創新的重要方向。電子檔案的出現使得高校檔案管理的效率更高，使得高校檔案管理擺脫一些客觀環境因素的影響。但是同時高校電子檔案管理也存在著一定的不足，如完全依賴于計算機系統，需要不斷更新檔案操作系統，還要避免出現數據泄密安全問題。可以說電子檔案的出現使得高校檔案管理工作的流程、管理方式和內容產生變化，因此，做好高校檔案管理中的電子檔案管理必須擁有整體性的原則，確保能夠實現紙質檔案、電子檔案兩者的協同發展，還要能夠做好高校電子檔案管理的設備管理，提高電子檔案信息的安全性，更重要的是要擁有一支專業的電子檔案管理隊伍，確保電子檔案管理人員能夠熟練的操作電子檔案系統，實現對整個高校電子檔案管理的現代化建設和應用。

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作者簡介：郭倩（1984-），女，籍貫：甘肅，學歷：本科，職稱：助理館員，研究方向：檔案管理。